企業檔案管理存在的問題及對策分析

呂婧

摘要：隨著企業的快速發展，企業檔案管理顯得越發重要。但現存的很多檔案管理問題嚴重制約了企業對檔案的需求，本文通過探討企業檔案管理中存在的問題，并針對性的提出解決措施。

關鍵詞：檔案管理;問題;解決措施

前言

在企業的管理中，檔案管理發揮著極其重要的作用，但在很多時候，企業檔案管理工作的重要性并沒有被很多企業所重視：一方面，企業檔案并不直接產生企業經濟效益，并未引起管理者的重視;另一方面，企業檔案管理過程較為繁瑣，現存的管理方法并不高效。

然而隨著社會的發展，商業環境成熟，企業檔案的管理問題已經變得越來越明顯，并有阻礙企業健康發展的跡象。因此企業檔案管理工作人員需要有更好創新方式來管理企業檔案，而如何就企業檔案管理問題進行創造性的管理，是一個值得檔案管理者思考的問題。

一、企業檔案管理中常見的問題

（一）缺乏主動性

在企業管理中，大部分管理者會陷入這樣一個誤區，認為檔案的改革和發展似乎不太重要，而企業也把主要精力和財力用于發展生產上。因此，管理人員能動性的缺乏是普遍的問題，由于檔案管理工作缺少有效的考核機制，難以和管理人員的薪資掛鉤，這樣就會導致檔案管理人員在思想上松懈，不能將檔案管理工作真正落到實處。

（二）管理制度陳舊

很多企業，特別是一些國有企業的管理者，在觀念上認為企業檔案管理并不是核心業務，對檔案的管理只需要維持現狀即可，無需進行創新，只要不出問題就行。管理者這種思想觀念讓企業檔案管理工作變得很單一，也很封閉，隨著外界商業環境對企業檔案管理的要求變高，這種管理方式已經很難適應。

（三）認知局限

在現實工作中，很多檔案管理工作人員覺得檔案管理并不是一件很重要的事情，因此，大部分企業也基本很少會投入人力、物力來對待這件工作;更有甚者覺得檔案管理沒有多少價值，因此將大部分精力放在了企業的生產經營活動中，沒有真確看待檔案管理這件事情，這樣就更談不上將檔案管理與生產經營活動進行相結合，產生更大的價值。

（四）革新意識不強

一方面，現行的大型企業的經營者認為檔案管理屬于附屬工作，按照老規矩做好服務工作就行，因此導致認知的片面性、管理的單一性以及工作方式的單調和原始性，致使其改革缺失動力，無法跟上時代的發展;另一方面，檔案部門長期以來形成的思維定式，使他們在創新方面沒有太大突破，因此安于現狀的思維比較普遍，革新意識不強。

二、企業檔案管理工作中存在的問題原因

（一）檔案管理缺乏系統的管理，并且對管理人員不夠重視

目前，在企業檔案管理系統中，系統化的管理比較欠缺，這就使得檔案管理的質量有很大區別，此外，很多中小企業對檔案管理不夠重視，檔案管理人員一般為兼職人員在輔助，并未設置專職人員，這也是由于企業管理人員的不重視所導致。

（二）管理人員職業素養偏低，忽略檔案管理的重要性

目前很多企業的檔案管理人員基本都是身兼數職，并不是真正的檔案管理專業出身，企業也沒有健全的檔案管理系統，在企業的管理中，并未把檔案管理列為考核項，所以也不能夠引起管理人員足夠的重視，加之企業基本涉及不到這塊的培訓，所以檔案管理人員在管理過程中難免造成很多失誤，檔案管理的質量也不是最佳。

（三）檔案管理設施不齊全

在企業的檔案管理中，保障檔案不受損是最重要的工作，檔案中的個人機密不外泄，從這些方面來看，企業應該配備齊全的檔案保管措施，使用一些現金的檔案管理系統，只有這樣才能確保檔案的絕對安全。

三、企業檔案管理中存在問題的應對措施

（一）建立健全的檔案管理制度

無論是企業、還是單位，在建立檔案管理制度時要確保其具有可操作性，一切以便于操作為原則，這樣才不會使檔案管理制度成為一紙空文，這才能更大程度的發揮制度的指導意義和規范作用。此外，管理者認真執行關于檔案管理的規章制度，因為只有領導者按制度辦事，才能在員工中形成榜樣，基層員工才會遵守制度。管理者既是制度的執行者，也是制度的約束者，因此，管理人員要根據制度存在的缺陷和弊端提出自己的意見，通過不斷的優化，最重讓檔案管理制度發揮出最好的實效。

（二）在企業檔案管理中運用信息化技術

隨著互聯網的快速發展，很多企業在檔案管理的過程中開始采用信息化的管理水平，特別是數字化、信息化在檔案管理中的應用，節省了企業的很多人工成本和時間成本。與此同時，檔案管理工作人員應該掌握檔案管理的數字化、信息化應用技術，要始終明白，檔案管理工作與辦公自動化息息相關，從一篇文案的撰寫、修改、打印、匯總、存檔等，各個環節的工作都離不開辦公自動化。作為一名檔案管理工作人員，只有掌握了自動化辦公技術，才能夠提升檔案管理過程中的工作效率和工作質量，如此看來，認真學習現代化信息技術是檔案管理工作人員的必備素質之一。

（三）創新工作方式

傳統的檔案管理定位為提供文件和檔案的查閱，也就是借閱者需要借閱什么資料，就提供相應資料給他們。隨著社會的發展、科學的進步以及互聯網信息產業的發展，整個社會對檔案的需求產生了多樣性的需求，這些需求體現在數字化、精準快速的響應上，很多企業對傳統的紙質文檔需求不高，而是對電子形式的文檔需求旺盛，因此在企業檔案管理中，需要更多地采用數字化的管理方式，以應對員工對檔案的新的需求。針對新的需求，企業要建立檔案管理網絡體系，即從企業的產品效益、市場經營、品牌形象等領域出發，去建立和完善企業檔案管理網絡。在該管理網絡中能夠清晰體現員工在企業中的需求，以便管理人員及時調配資源進行處理，當然也要經常在企業中宣傳檔案知識和相關法規，可以有的放矢地加強檔案意識。檔案網絡建設是一個系統性工程，必然要得到企業以及相關部門的同意，才能有效展開建設工作，管理人員得到保障之后，才能適應現代管理工作。

四、結語

綜上所述，對于企業檔案管理者，最重要的職責就是管理好企業的檔案資源，并充分利用好這些資源，在具體的工作中，不斷提升自身的服務觀念，改進檔案管理的方法，建立一套完整有效的檔案管理體系，并為企業的經營活動提供力所能及的支持，真正將企業檔案的價值發揮出來。對于檔案管理者而言，明白了檔案工作的價值所在，也就有了積極工作的熱情，能夠勤于思考、勇于改進，并能夠在工作的過程中，始終站在企業角度對待自身的工作。

參考文獻

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