淺談如何做好檔案工作

趙春光

摘 要：檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，是一個部門單位工作的重要組成部分，是各項工作順利開展的根本保障。要提升檔案管理重要性的認(rèn)識，規(guī)范管理，科學(xué)利用，讓檔案發(fā)揮應(yīng)有的價值作用，是檔案管理的根本目的。隨著時代發(fā)展，檔案管理工作中存在的一些問題需要及時發(fā)現(xiàn)和解決，不斷提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范;水平

檔案工作是一項專業(yè)性、基礎(chǔ)性的重要工作，也是提升單位工作質(zhì)量和水平的輔助保障性工作。因此，抓好檔案這項基礎(chǔ)保障性工作是提升單位工作質(zhì)量和水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在具體工作中，只有要重視檔案工作，才能發(fā)揮檔案的重要價值作用，促進(jìn)單位各項工作順利開展，服務(wù)各方面檔案資源需求。

1 爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要前提條件。

檔案工作在一定程度上可以說是“一把手工程”，因為領(lǐng)導(dǎo)是單位各項工作的決策者。而現(xiàn)實中領(lǐng)導(dǎo)往往關(guān)注的重點是單位的業(yè)務(wù)工作，容易忽視檔案管理工作。檔案是一項基礎(chǔ)工作，不能直接創(chuàng)造價值，帶來效益也是間接產(chǎn)生，所以要讓領(lǐng)導(dǎo)主動重視檔案工作就很被動。同時，采取措施讓領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心重視檔案工作，就顯得非常重要。首先，檔案工作者要立足本職，做好工作。工作中積極主動，要不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和實際工作水平，主動開展檔案服務(wù)利用工作，做好檔案收集整理保管工作，確保檔案的規(guī)范安全管理，樹立檔案工作者的良好形象，讓領(lǐng)導(dǎo)留下深刻印象，為爭取領(lǐng)導(dǎo)重視支持檔案工作打好基礎(chǔ)。其次，是積極主動爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。平時工作中及時匯報檔案管理工作情況，積極爭取人力物力財力方面的保障，逐步讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作不是可有可無的一項工作，扭轉(zhuǎn)有些單位的領(lǐng)導(dǎo)在工作中不重視檔案工作，同時也傾向于認(rèn)為檔案管理是不可缺少的思想和局面，變被動為主動關(guān)心重視檔案和檔案工作人員，為開展檔案管理工作創(chuàng)造好的環(huán)境和條件。第三，挖掘檔案信息資源價值，積極主動服務(wù)單位各項工作。檔案管理的根本目的和檔案的價值所在就是為社會、為單位提供利用，所以檔案管理人員在工作中要強(qiáng)化服務(wù)意識，工作中就有意識地注意做好服務(wù)利用工作，比如提供數(shù)據(jù)查詢匯總，統(tǒng)計報表，相關(guān)資料等等，領(lǐng)導(dǎo)和社會單位需要時可以及時予以提供，以此不斷提升檔案工作的地位，發(fā)揮好檔案的價值作用。

2 提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵因素。

檔案工作是一項政治性工作，首選需要檔案工作者具有較高的政治素質(zhì)。工作中要認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握國家大政方針，保證檔案工作在黨的正確政治引領(lǐng)下開展，做到政治堅定，思想純潔，工作中要大力貫徹黨和國家建設(shè)過程中提出的政策和政策。由于檔案工作在實際工作中具有很強(qiáng)的保密性，有的檔案資料帶有一定的政治傾向，檔案工作人員要時刻注意，做好保密工作，確保信息安全，嚴(yán)守崗位職責(zé)要求，做到無愧于黨，無愧于檔案工作，始終堅定不移地堅守住自己的初心與使命。其次，提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案工作是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，實際工作中，檔案管理人員要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)要求，認(rèn)真履職盡責(zé)，以高度的責(zé)任感把握檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時，要加強(qiáng)對國家檔案方針政策和檔案文獻(xiàn)學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等許多學(xué)科的學(xué)習(xí)掌握，通過關(guān)注學(xué)習(xí)充分了解國家有關(guān)檔案管理的政策和措施，應(yīng)用于工作實踐。要向書本學(xué)，向前輩學(xué)習(xí)，向檔案專家學(xué)習(xí)，全面掌握檔案專業(yè)技能，勝任工作崗位要求，靈活運用所掌握的知識和技能，為做好檔案工作打牢技術(shù)保障基礎(chǔ)，更好地做好和勝任檔案工作。三是，提高工作人員的綜合素質(zhì)。做好檔案工作除具備檔案專業(yè)技術(shù)技能之外，還必須具備一定的綜合文化水平，在熟練掌握有關(guān)專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，掌握與工作有關(guān)的各種知識，并在工作中掌握英語、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、公文寫作、歷史等和檔案內(nèi)容有關(guān)的文化和科學(xué)知識。只有具備較高的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，才能對檔案工作有更深入的理解和認(rèn)識，才能在工作中得心應(yīng)手，工作才能更加出色。四是提高檔案整理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作者要不斷加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，努力提高自身相關(guān)的業(yè)務(wù)水平和工作技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案收集整理保管利用工作。檔案管理人員還應(yīng)學(xué)習(xí)計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)新媒體知識和技能，改變傳統(tǒng)保守僵化的檔案管理觀念，摒棄落后的檔案整理模式，創(chuàng)新檔案整理手段，與時俱進(jìn)。特別是當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，檔案工作不再是簡單的你來查閱，我提供服務(wù)的簡單方式，需要及時挖掘蘊(yùn)含的大數(shù)據(jù)，才能有效地做好檔案各項管理服務(wù)工作。

3 要做好檔案的立卷歸檔、分類、編號等基礎(chǔ)工作。

首先，在材料收集齊全的基礎(chǔ)上，檔案的分類一般可以根據(jù)文件的類型來劃分，如文書檔案、會計檔案、科技檔案、實物檔案、音像檔案等類別，或者根據(jù)生成機(jī)構(gòu)將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類。其次，不管單位大小，每個部門都可以單獨統(tǒng)一編號。檔案歸檔文件可以采用年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類編號。第三，檔案管理應(yīng)以編目為重點。可下載文件目錄表、全文引文目錄表、檔案文件目錄等文件，并按格式統(tǒng)一填寫。目錄與各文件要準(zhǔn)確對應(yīng)，便于檢索利用。

4 不斷提升檔案現(xiàn)代化管理水平。

檔案管理工作是專業(yè)化較強(qiáng)的工作，要求檔案工作者既要有較高的政治素質(zhì)和綜合管理能力，同時又要具備有一定的檔案管理專業(yè)技能，尤其是新形勢下信息技術(shù)的高度發(fā)達(dá)，需要檔案管理人員掌握檔案管理必備的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能才能勝任工作要求。所以，只有不斷地學(xué)習(xí)豐富自身專業(yè)知識，拓寬視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，檔案管理人員才能在檔案管理工作中做好管理工作，提升管理服務(wù)水平。第二，具備現(xiàn)代化管理技能。信息時代背景下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍應(yīng)用，檔案管理工作也要緊跟時代要求，逐步實現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理。因此，檔案管理人員除做好檔案實體材料管理外，也要學(xué)習(xí)掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理程序以及軟件應(yīng)用，主動將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，運用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理技術(shù)管理檔案，滿足社會需求和時代發(fā)展要求。第三，檔案管理應(yīng)實現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案蘊(yùn)含豐富內(nèi)容，具有很多需要分析利用的數(shù)據(jù)資源，手工檢索傳統(tǒng)借閱利用方式根本不能有效開發(fā)利用好檔案資源，只有將檔案進(jìn)行掃描加工為數(shù)字存儲形式，實現(xiàn)計算機(jī)技術(shù)管理才能提高效率，便捷高效開發(fā)好檔案信息資源，更好地滿足社會利用需求，發(fā)揮好檔案的價值作用。

（作者單位：濰坊市坊子區(qū)檔案館）