提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

蔡馥

摘 要：近年來我國科學技術領域不斷取得新的突破以及進展，國民發展水平也始終保持著一種良好的發展趨勢。在這一基礎之上檔案信息受到了越來越多的關注，且檔案作為一種重要的信息資源也成為單位發展的重要依據?，F代化信息時代的來臨為檔案管理工作的進一步開展帶來了許多新的思路與方法，同時也對檔案管理工作的進一步開展提出了新的要求。而根據實際的調查研究顯示，我國檔案管理工作之中還存在著許多問題與不足需要通過進一步的完善加以實行。本文通過對檔案管理工作科學水平化重要性的分析，探究我國現階段檔案管理工作的發展現狀，針對提高檔案管理科學化水平提出了一些建議。

關鍵詞：檔案管理;科學化水平;路徑選擇

檔案管理其實就是通過對一些實體或是電子信息資料進行統一的管理，并加以合理的利用使使用者能夠根據其需求進行相關資料的查詢，以滿足日常人們生活、工作、學習上的需求。且近年來由于信息時代的到來使得相應的電子文件應用持續增加，網絡信息技術在各個行業之中得到了廣泛的應用，也為檔案管理工作的科學化水平提升帶來了諸多新的思路以及方式。提高檔案管理科學化水平，也成為現階段檔案管理工作者所面臨的首要問題之一。

1.提高檔案管理科學水平的重要性

1.1 滿足時代的需求

檔案的科學化管理從本質上來講就是在檔案管理過程之中，以科學的理論為指導采用先進的科學技術方式對檔案的內容進行進一步的管理。而近年來隨著信息技術的持續發展，檔案已經成為一種重要的信息資源反饋工具，對于各種各樣的決策調整、制定、實施等都有著重要的價值和意義。檔案管理工作變得越來越重要、越來越繁瑣，提高檔案的科學化水平也已經成為時代發展的一種必然趨勢。

1.2 檔案發展的迫切需求

經過長時間的演變和發展，我國企業的檔案管理部門都已經逐漸的完善，無論是從管理范圍還是管理內容，技術等方面都有著重大性的突破，但是與現代科技信息技術的發展速度相比仍然存在一定的差距。其中檔案管理者素質較低、管理水平方式落后、制度不夠完善等等的問題都阻礙著檔案管理科學化水平的進一步發展。所以，提高檔案管理的科學化水平是促進整個檔案管理行業發展的迫切需求。

2.檔案管理發展現狀

2.1 檔案管理機制落后

在新階段的檔案管理過程之中還沒有形成一個獨立且健全的管理機制，使得檔案管理工作的開展沒有相應的科學理論指導。例如：檔案管理工作人員在進行管理并沒有一個嚴格的行為規范，使得檔案內容的保密工作存在很大的不確定性，而且沒有建立相應的獎勵懲罰機制，工作人員無法樹立起強烈的責任意識以及積極的工作態度。

2.2 檔案管理的效率過低

檔案管理過程之中由于社會發展的需求，使得檔案信息量變得越來越大，特別是近年來網絡信息技術的迅猛發展使得檔案信息的內容變得更加復雜多樣，而我國檔案管理仍然是采用傳統的方式方法，管理效率較低無法滿足現階段時代發展的需求。

2.3 檔案管理者的素質需要提高

檔案管理工作是一項非常重要的工作，對于管理者，也有著較高的要求，但是在實際的檔案管理工作開展過程之中，一些檔案管理者的文化基礎知識以及思想道德素質水平并不高，無法勝任復雜的檔案管理工作，導致在檔案管理過程之中，往往會出現這樣那樣的問題，制約了檔案管理科學化水平的進一步發展。

3.提高檔案管理科學化水平的方式

3.1 ?轉變思想，提高人們對檔案管理科學化水平的認識

檔案管理科學化水平要想得到提升，就必須提高人們對其的認識，從思想上讓人們意識到檔案管理工作的重要性。但管理工作者要從一種新的思維角度去思考，現在檔案管理工作的理念，運用科學的發展態度并為指導來改進檔案管理過程之中存在的不足之處，建立起先進的檔案管理服務意識。檔案管理工作不僅僅是對檔案資料進行整理以及歸納，更實際具有服務性質的工作，要做這一項工作需要有一定的主動性以及預見性。為此需要加強檔案管理者對社會發展、經濟發展的認識，全面了解各個用戶的需求，才能針對不同的用戶為其提供不同的服務。

3.2 提高檔案管理者的素質與能力

在檔案管理工作開展過程之中人是主要的活動實施者，與參與工作人員素質水平的高低，與檔案管理水平科學化提升有著密不可分的聯系。所以在現階段檔案管理科學化水平提高過程之中，必須要提高工作人員的水平，一方面但管理部門可以吸引一些專業的人才加入，強化人才隊伍的建設，使人才結構變得更加完整。另一方面需要對現有的人才進行培養，在職學習或是對外交流，以全面提升人才的專業知識水平以及操作水平。同樣培訓的內容不僅僅應當涉及檔案管理的一些專業知識，還應該包括相對應的法律法規、行業標準以及行為準則等等，以全面豐富并提高檔案管理人員的知識水平。除此之外，還應當強化當管理工作人員的考核制度，使檔案管理人員在工作過程之中能夠嚴格按照規范流程，并保持一種嚴格的工作態度，及時的進行資料的歸納整理。

3.3 加強基礎建設，提高管理水平

在提高檔案管理科學水平道路上，信息技術已經成為一項重要的基礎技術。在某種角度上信息技術應用程度的高低與檔案管理科學化水平的高低有著密切的聯系。我們也可以這樣認為，檔案管理科學水平的提升必然要有相應科學技術的支持。通過加強軟件的管理，建立相應的電子閱覽室、檔案網站信息共享平臺等等，為用戶提供更加方便的信息檢索，同時也能夠實現資源上的共享，提高檔案的利用效率。在檔案管理基礎建設過程之中，轉變傳統的檔案管理模式，加強現代化綜合型檔案管理構建實現信息資料的統一管理，讓所有的文獻資料都能有一定的依據，與時俱進共同發展，實現檔案管理水平的進一步提升。

結語

現代化信息時代的來臨使得檔案管理者必須從思想意識、自身能力等多方面進行深入研究，尋找檔案管理過程之中存在的突出問題，依據社會發展水平與用戶的需求，采取行之有效的檔案管理方式，提高檔案管理科學化水平。

參考文獻

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（作者單位：廣西南亞熱帶農業科學研究所）