油田檔案管理工作的觀念和方法創新

摘 要：隨著石油企業體制改革的深入開展，油田企業內部的運作模式和機制體制發生了很大的變化，特別是相關業務實現共享后，油田企業的發展趨勢和發展速度都在直線上升。但是，隨著體制改革對油田企業也提出了新的要求，要求油田企業在發展過程中必須重視檔案管理工作，為油田企業的發展奠定基礎。目前，油田企業都開展了內部的檔案管理工作，但總體來說，油田企業檔案管理參差不齊，依然存在著諸多問題，導致油田檔案管理的效率不高，無法發揮其積極作用。本文將列舉油田檔案管理的作用，具體分析當前油田企業在開展油田檔案管理過程中出現的問題，并提出油田企業標準化觀念和方法創新的具體措施。

關鍵詞：油田企業;檔案管理;觀念;方法

油田檔案管理是指在油田企業發展過程中對相關的資料、生產信息、重大經營成果等進行管理并提供利用服務的業務工作。油田檔案管理在油田企業發展過程中起到了重要的作用，可以幫助油田企業了解到自身的經營狀況，記錄油田企業科研生產經營的重要成果和經驗，為企業未來發展指明方向。目前，各油田企業在檔案管理工作中都進行了卓有成效的改革、創新探索，都在積極地推動檔案管理不斷向現代化管理方向邁進，但在實際工作過程中仍存在著重視程度不夠、檔案管理團隊素質不夠、硬件基礎設施投入不夠、檔案管理模式滯后于油田企業科研、生產經營工作現代代化管理水平的現象，影響著油田企業的檔案管理工作和油田企業的長遠發展。如何規范油田檔案管理的標準化觀念并進行創新，成為推檔案管理發展的關鍵因素。

一、油田檔案管理工作的重要性

首先，油田企業發展，依賴于企業的整體發展戰略和目標，能否制定出科學的目標，決定著油田企業的長遠發展。而科學的發展戰略目標的制定，離不開油田檔案管理工作，只有油田企業的領導者和管理者真正了解油田企業的實際發展情況，才能夠制定出科學的發展戰略。油田檔案管理記錄著油田企業的生產經營活動情況、各部門在工作過程中的具體數據、油田企業發展的重大科研經營成果。通過對這些信息進行記錄，可以幫助油田企業的管理者和領導者真正地了解油田企業的發展現狀、生產經營活動的各項數據，從而制定出科學的發展戰略，促進油田企業的長遠發展。另一方面，油田企業在檔案管理過程中，將企業發展的真實數據、經營成果記錄下來，有利于社會各界對油田企業經營成果的認定，讓社會各界了解到油田企業的實際發展情況，有利于吸引投資，擴大油田企業規模，促進油田企業市場競爭力的提高，最終促進油田企業的長遠發展。

二、油田企業在檔案管理過程中出現的問題

1.對油田檔案管理的重視程度不夠

在對油田企業了解過程中，發現許多油田企業都存在著一個嚴重的共性問題，就是對油田檔案管理的重視程度不夠，導致油田企業檔案管理的各項工作進展困難。首先，有部分油田企業的管理者和領導者沒有看到檔案管理在促進油田企業發展過程中所起到的積極作用，不重視油田檔案管理，沒有加強對油田檔案管理工作的投入，導致油田企業的檔案管理工作流于形式，無法發揮油田檔案管理的積極作用，這些企業的領導者和管理者普遍都將工作的重心放在促進提高生產經濟水平和效益上，認為企業的檔案管理并不會為企業帶來經濟效益。但是實際上，雖然有油田檔案管理在短期內不會帶來經濟效益，但長遠來看，帶給油田企業的經濟效益是巨大的。其次，不僅企業的領導者和管理者不重視檔案管理工作，甚至絕大部分員工也不重視油田檔案管理工作，認為油田檔案管理工作只是簡單的整理材料和檔案，沒有什么技術含量，并且少數檔案管理工作人員在工作中也缺乏對自身工作的重視，工作態度敷衍，導致油田企業的檔案管理工作效率不高，難以發揮油田檔案管理的積極作用。最后是自我驅動的缺失。指的是從事檔案工作主動及自覺性。在新時代下，油田發展多將注意力放在生產建設的領域范圍內，對檔案管理有關服務性工作開展不重視。這表現為油田將集中人力、物力，調配至一線生產，而當一些退休員工家屬放在檔案工作中，這無法將油田檔案工作以及其發展緊密結合。

2.油田檔案管理團隊專業性不高

此外，在油田檔案管理工作中，有部分油田企業的檔案管理團隊專業性較差，導致油田檔案管理工作效率較低。一方面，隨著我國中石化體制改革，對油田檔案管理的要求不斷提高，并且隨著信息化技術的不斷發展，油田檔案管理逐漸與信息化技術相結合，開啟了數字化檔案管理模式，檔案管理模式上的一系列變化勢必會導致對油田檔案管理人員的要求不斷提高，要求檔案管理人員在具備業務能力的同時還要熟練掌握信息化技術。然而，大多數油田企業的檔案管理人員的專業素質層次不齊，檔案管理崗位的員工學歷層次較低、專業能力較差，并且有不少的員工并非是檔案管理專業出身，對于現代檔案管理的知識也難以掌握，在日常工作中只能做一些簡單的資料整理、分類工作，難以有效挖掘檔案信息的隱藏價值，并且在日常工作過程中缺乏積極性和創造性，不能夠創新工作模式，促進油田檔案管理的創新性發展，并且普遍缺乏信息技術能力，難以適應數字化的檔案管理模式。

3.油田檔案管理的基礎設施不夠完善

在油田檔案管理工作中檔案管理的基礎設施還不夠健全。隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理與信息技術進行了深度的融合，數字化的檔案管理模式逐漸取代了傳統的紙質檔案管理模式，大幅度地提高了檔案管理的效率和質量，通過數字化管理，更容易對檔案進行分類和查找，并且還可以通過大數據和云計算對油田檔案進行分析。

4.檔案標準化程度不高

此問題是當前國內檔案管理普遍存在的，我們國家的檔案管理標準化工作由上世紀八十年代才開始，國家有關部門已擬定了一套的標準化文件，這讓我們國家的標準化形成了一個體系。但由于檔案本身非常復雜，而且我們國家的管理體系也較為復雜，分散的管理是當前最突出的一個問題。同樣的，對于油田檔案的管理工作，在表面上也有一套系列的制度，但制度的覆蓋面并不完善，在制度落實中也存在極大問題，所以就造成了檔案由收集開始就不規范，少數部門以及單位需要歸檔的資料重視度不足。同時，在檔案整理中，缺少統一的工作標準，合理編號亂、類別不清，目錄和實際內容不相符等問題，查找資料無法及時、準確，檔案管理的入庫以及輸入耗時耗力，影響了其利用價值。

5.檔案信息化發展不足

當前多數油田對于早期以及較珍貴，利用率高的紙質檔案進行了數字化加工處理，一是在于更好保護檔案，二是提升檔案的利用率。在這方面需要做得比較好，對檔案進行了數字化的加工處理，并且開展遠程傳輸服務，為施工隊伍也能提供高效服務。但也存在了很多問題。例如有的時間較久的新聞錄像無法識別，05年之前沒有轉化格式，且使用的機器淘汰，只有05年之后的光盤儲存可以利用。如果無法及時處理，記錄油田發展的部分真實歷史也就無法保存。再加上庫存檔案數學化加工的任務龐大，該工作剛起步，無法發揮其應有的作用。

三、油田檔案管理理論創新分析

以科學發展觀作為指導，融入國家檔案工作的要求，宣傳有關法規并構建完善的制度，加大依法治檔的工作力度，做好信息化服務的建設。全面提升油田檔案的管理水準并加快檔案工作的發展，促進油田經濟持續、有效的發展。

做好信息化建設以及后續配套研究及執行工作。將聲像檔案，如油田電視新聞、錄音等歸入至系統化的管理范圍中，解決檔案信息資源數據在線以及容易存儲等問題。

開展電子檔案的存儲、采集、利用等工作。將聲像檔案與油田檔案網站相連，構建發布平臺，實現檔案的動態瀏覽和在線查閱，開拓管理系統功能。

四、如何規范油田檔案管理的標準化觀念、創新檔案管理方法

1.提高對油田檔案管理的認識

首先，想要規范油田檔案管理的標準化觀念，創新檔案管理方法，就要提高油田企業領導者、管理者及內部員工對于油田檔案管理的認識，加強對油田檔案管理的重視程度。首先，油田企業的領導者和管理者要看到油田檔案管理對油田企業發展的積極作用，加強對油田檔案管理的重視程度，加強資金、技術投入，并根據企業的實際情況完善油田檔案管理模式。其次，油田企業要建立檔案管理人員晉升渠道，給檔案管理人員創造成長空間和實現個人價值的平臺，激發檔案管理人員工作熱情和創造性開展工作的積極性，幫助油田企業員工樹立正確的思想觀念，對檔案管理員工來說還要提高其責任意識，幫助檔案管理員工認識到自身工作的重要性和價值，更好地完成日常工作，提高工作的效率，促進油田檔案管理效率的提高。

2.加強油田檔案管理團隊建設

其次，還要加強對油田檔案管理團隊的專業化建設，通過強大的人才支撐確保油田檔案管理工作的高效運行。在管理團隊建設過程中，企業的領導者和管理者首先要提高人才招聘的門檻，招聘專業能力較強并且掌握一定信息技術的優秀管理人才，提高人才準入的門檻，提高油田檔案管理團隊的整體專業化水平，油田企業還可以通過與高校進行合作的方式，鼓勵檔案管理專業的學生到企業進行學習，為高校建立實習基地，促進人才的流入，保障油田檔案管理團隊的專業性。其次，對于內部已有的油田檔案管理員工，還要定期開展培訓工作，通過定期培訓，不斷提高油田檔案管理員工的專業能力和信息化技術以及創新能力，促進油田檔案信息管理工作的高效開展。最后，還要對油田企業檔案管理員工開展定期考核工作，通過考核企業的管理者和領導者可以及時了解員工的實際工作情況和專業能力水平，科學的制定出下一步的培訓計劃，通過考核，還可以激勵檔案管理員工不斷提高其自身的專業能力，促進油田企業檔案管理團隊整體水平的提高。

同時，提高責任意識，保護檔案的安全。檔案安全是每一個檔案工作者的首要責任。落實檔案管理工作的八防，確保必要的借閱及利用。完善庫房裝備和內部建設。

3.加強油田檔案管理基礎設施建設

最后，還要不斷加強油田檔案管理的基礎設施建設。企業的領導者和管理者要看到信息化時代下油田檔案信息管理數字化變革的必要性，加強科技投入，引進先進的基礎設施，確保信息化油田檔案管理的順利進行。在完善電子基礎設施的同時，將利用率高、企業科研生產經營需要頻繁，關系企業員工個人重要信息的紙質檔案轉化為數字檔案在平臺上進行存儲和分類，并通過云計算和大數據準確進行數據分析。在企業內部建立資源共享平臺，一次投入一次加工，避免重復投入建設，做到投入最小化，信息資源共享最大化。最后還要注意平臺安全問題，加強數據安全保護的技術投入，保障油田企業的數據安全，防止出現數據竊取、數據泄露等風險。

4.完善檔案管理制度

構建起完善的檔案工作制度，需要從以下幾點進行：

一是所擬定的規章制度，要科學、合理，所建設的制度也要和油田的特點以及實際檔案管理需要相結合，以此才能更好適應油田的檔案管理需求。

二是簡單且具有實用性。所擬定的制度要具有可操作性，其構建主要是以其簡單容易、方便、實用、可操作性作為目的，這樣才能更好發揮制度的規范、指導作用。

三是堅持制度的制約是具有雙向性的，可以制約領導的同時對員工同樣起到制約的作用。領導的形象、行為影響著制度的執行，而員工是油田單位的主要群體，是制度主要制約的對象以及執行人員。

四是需要堅持制度執行的嚴肅性。油田檔案部門需要后檔案制度主管部門，也是執行的部門，在當前的制度執行過程中，需要做好有功要獎，而有錯則要罰，突出制度的有效性、可信性及權威性。

5.做好檔案信息化建設工作

以檔案信息化建設的發展作為機會，堅持在于重點開展推動全局發展，做好基礎工作，力爭用最短的時間把油田檔案信息化水平提升一個等級。

重點開展。開展信息化建設的試點工作，抽取專業人員構建成團隊，配合專業人員做好系統服務器以及軟件安裝的調度，制作ERP以及OA接口，實現對接，普及安裝用戶的終端的軟件，將原數據導入至新系統，構建起覆蓋全企業的檔案信息管理系統。

全局推進。加快配套設施的構建，讓全局的檔案信息化設施的設備可以全部到位，開展紙質檔案的數字化加工以及處理的工作，將檔案管理系統構建起真正意義的資源融合、檢查、閱讀等平臺，發揮檔案信息化作用，向著數字化的檔案前進。

規范做好基礎數據工作，完善檔案目錄、電子文件以及各種檔案的專業數據庫體系的構建，拓展數據庫資源。

結束語

油田檔案管理工作能夠促進油田企業不斷發展，為油田企業帶來長遠的經濟利益。因此，油田企業的管理者和領導者要看到油田檔案管理的積極作用，加強對企業檔案管理的重視程度，加強技術、資金、人才投入，加強油田檔案管理團隊建設、加強油田檔案管理的基礎設施建設，與信息化技術相結合創新油田檔案管理的模式和方法。在實際工作過程中，還要不斷發現問題并解決問題，促進油田檔案管理工作的有序開展，從而促進油田企業生產經營工作向更好發展。

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（作者單位：中石油長慶油田分公司檔案館）

作者簡介：李紅霞（1973-），女，漢族，陜西商州人，本科，中石油長慶油田分公司檔案館 檔案館員，研究方向：檔案管理。