管理和利用城市市政設施工程檔案的策略

曹俊

摘 要：作為市政設施工程建設的主要記錄載體，市政設施工程檔案愈發受到人們的重視。通過對市政設施工程檔案管理與利用的強化，可以在充分發揮市政設施工程檔案價值與效益的同時，為城市發展建設提供參考依據。本文以市政設施工程檔案形成的分析為切入點，進一步提升強化工程檔案利用與管理的對策，以期具有參考價值。

關鍵詞：城市市政設施;管理與利用;工程檔案;策略

作為城市市政設施工程建設過程中形成的檔案記錄，市政設施工程檔案是整個建設活動記錄的重要載體。而隨著城市化進程的不斷推進，城市市政工程建設的數量與規模逐年增長，促使現階段市政橋梁、路燈、道路、地下管線等基礎設施形成諸多的工程檔案資料。而在城市發展建設中，這些市政設施工程檔案起到重要的參考作用。正因此，市政設施工程檔案工作愈發受到相關部門的重視，如何采取有效對策來提升市政設施檔案的利用水平，已然成為相關部門的重點研究問題之一。

一、市政設施工程檔案意義分析

作為市政設施工程建設活動記錄的主要載體，設施工程檔案應具備完整、真實、準確特點，而檔案資料是否門類齊全、科學管理，直接影響到市政設施工程檔案作用與價值的體現。而檔案歸檔整理工作作為市政設施檔案工作中的主要業主之一，要想進一步提升市政設施工程檔案的完整性，需轉變以往等待建設單位送檔的局面，檔案室需主動積極的進行檔案資料收集，拓寬視野，認知到市政設施檔案收集、歸檔的重要性與必要性。另外，檔案室需認知市政重點項目工程與基礎設施工程檔案的收集為重中之重，可以為城市的穩定運行與運轉提供重要保障。所以需加大對市政設施工程檔案工作的宣傳力度，加強領導與相關部門的認知，借助對法治手段的強化落實，實現市政設施工程檔案能夠做到依法治檔，為市政設施工程檔案價值與作用的發揮打下良好基礎。

二、市政設施工程檔案的形成

分析市政設施工程檔案的形成，具體囊括工程前期、工程施工、竣工驗收階段資料文件的收集。首先，項目前期階段產生的相關數據資料，是市政設施工程檔案中的重要組成，具體包括項目確定、項目選址、方案論證、勘測設計等數據資料，這些資料文件是否精準、真實，直接影響到市政設施建設方案的合理性與科學性，若市政設施工程檔案中缺少項目前期的數據資料，會導致工程檔案無法發揮出應有的參考作用。其次，施工階段為市政基礎設施從圖紙轉化為實質的關鍵階段，將工程構思轉化為實物。立足于工程檔案形成角度的分析，建設階段的資料數據，是工程前期階段檔案資料的延續，所以在形成設施工程檔案中，不能將前期階段與建設階段的檔案資料內容進行分割。最后。驗收階段作為市政工程質量檢驗與評價的階段，與市政設施施工階段之間息息相關，若驗收階段缺少施工階段的技術文件、材料憑證等文件，會直接影響到工程驗收的效果。市政設施工程經前期設計與施工后，通過項目驗收檢查明確工程建設是否達到設計任務書提出的標準與要求，然后將這一階段產生的技術文件納入到市政設施檔案中。

綜上所述，市政設施建設中項目設計、施工、竣工階段共同構成一個有機整體，是保障項目建設達到預期要求的重要過程，也是市政設施檔案形成中必不可少的三個階段。通過相互依據、相互聯系，確保市政設施檔案的形成具備完整、系統、準確等特點。

三、市政設施工程檔案作用的分析

1.是城市建設管理的依據與憑證

市政基礎設施建設與城市發展之間存在直接聯系，大力開展市政基礎設施建設，有助于推動城市的工業化、城市化發展。而作為城市基礎設施建設的記錄載體，設施工程檔案的收集與建立，可做到對設施建設全過程的體系。正因此，在開展設施維護、改建等工作時，均需以設施工程檔案為主要依據。如在編制設施維護、改擴建方案期間，需以設施工程檔案中的設計資料、竣工資料以及施工過程信息等為參考。同時，隨著現代城市建設的持續推進，高空、地下空間的利用備受關注，而無論是進行地下空間規劃，還是編制高空空間規劃，均需以早期的設施工程檔案資料為參考和依據。

2.是維持城市正常運轉的關鍵

設施工程檔案不僅是市政建設活動開展的主要產物，還是城市發展建設過程中的經驗累積，亦是城市建設進行技術儲備的一種重要手段。城市建設活動的開展，形成結果主要包括實體構筑物與工程檔案兩種。而針對城市發展建設而言，若形成的設施工程檔案全面、真實，意味著城市在發展建設活動中擁有著雄厚的技術基礎;若設施工程檔案不全、失真，意味著城市后續發展建設活動的實施會遇到諸多阻礙。通過對市政設施工程檔案的全面收集，有助于為城市運行發展提供技術支撐，并促進城市各項功能得到最大化的體現。

3.是設施工程建設質量管控的重要手段

相關文件規定提出，凡是在承建檔案館中收納的設施工程檔案，均需在竣工驗收前期階段，聯合檔案管理部門與建設單位進行檔案的預驗收，只有確保檔案驗收合格后方可納入到檔案館中。倘若檔案驗收不合格，意味著工程建設質量不達標，所以現階段市政設施工程建設期間，設施工程檔案的接收成為重要的工程質控手段。另外，相關文件中提出，在設施工程檔案組織驗收工作期間，需在驗收前獲取相應的工程檔案認可文件。針對相關竣工驗收的備案，要求建設行政主管部門進行檔案認可文件的核對。由此體現出設施工程檔案在項目建設管理中的重要性。

四、市政設施工程檔案利用與管理對策

1.重視對檔案資料的全面收集

要想最大化發揮出市政設施檔案資料的作用與價值，全面且系統的收集工程檔案資料至關重要。檔案收集工作作為市政設施檔案管理工作的基礎前期，檔案室必須對檔案收集提高重視度。縱觀現階段市政設施檔案的形成，具備周期長、內容復雜、來源分散、數量龐大等特點，所以檔案收集工作的開展存在一定難度。而要想進一步提升檔案收集的全面性與有效性，檔案人員需認知市政設施檔案的重要性，明確掌握不同市政設施建設工程的具體情況，以此為依據對不同建設階段規劃科學的歸檔范圍，避免在檔案收集過程中出現遺漏與重復的問題。同時，強化開展日常收集工作，完成項目不同階段資料收集后，檔案人員需檢查資料收集的真實性與完整性。另外，市政設施工程檔案并非只以文件形式存在，其中還涉及到照片、視頻、音頻等形式的資料檔案。這些資料文件同樣作為工程檔案中的重要組成，所以人員需重視對不同形式檔案文件的收集與整理，按照規范標準對檔案文件進行科學的編目與整理，做到對不同類別檔案資料的科學分類，進而為市政設施工程檔案作用與價值的發揮提供保障與依據。

2.重視對城市中心工作的配合

要想最大化發揮出市政設施工程檔案的作用與價值，檔案室需在城市發展建設中做到對市政設施檔案的及時、全面提供。通過對市政設施檔案管理的強化，為檔案價值與效益創造打下良好基礎，同時為城市發展建設提供有效服務。例如部分城市地區存在基礎設施老化問題，加之養護不到位、養護經費不足等問題的影響，致使管線下沉、道路塌陷、路燈失靈等現象時常發生，不僅影響到民眾的日常生活，甚至會威脅到民眾的出行安全。為避免這些事故的產生對民眾的日常生活、工作造成嚴重的影響，市政部門會組織開展維護、搶修等工作。但是在實際維修搶修中，若缺少市政設施工程檔案資料，意味著維修搶修工作的開展缺少資料依據，在影響維護搶修效率的同時，影響到市政設施的維修效果。對此，需重視對市政設施工程檔案的及時提供，實現對設施檔案資料利用率的提升。

3.重視對檔案利用的反饋與宣傳

通過對檔案利用后效果反饋的提供，可以進一步體現出市政設施檔案工作的開展質量。好的效果反饋，可以在提升檔案人員工作積極性的同時，進一步提升檔案利用率，發揮出工程檔案應有的作用與價值。對此，在具體市政設施檔案管理與利用過程中，可以為檔案利用者分發“檔案利用效果反饋”，然后主動收回反饋單并分析，進一步明確市政設施檔案的管理效果。其次，重視對市政設施檔案管理與利用的宣傳，檔案室可以結合實際情況的分析，編制典型實例手冊，將市政設施檔案利用的經典案例編制成宣傳冊，以此提升檔案利用的宣傳效果。

4.重視對檔案管理問題分析

要想進一步提升市政設施檔案的管理水平，檔案室需做到定期進行檔案管理工作的總結，明確掌握當前市政設施檔案管理的具體情況，分析檔案管理工作中尚存的問題與弊端，以此為依據編制科學管理措施來提升檔案管理水平。例如檔案室可以進行檔案管理人數、用檔內容、用檔目的、用檔數量、用檔效率等指標的分析比對，從中發現現階段檔案管理存在問題與規律，掌握檔案管理期間尚存的問題，明確哪種檔案產生最大的經濟、社會效益，哪種檔案利用率最高、最低。以此為依據編制科學的檔案管理計劃，確保檔案管理與利用效果的顯著提升。

5.重視對先進管理手段的應用

隨著科學技術的迅猛發展，現階段信息技術在我國各個領域行業中得到廣泛的普及與應用，而信息化檔案管理，已然成為市政設施檔案管理發展的必然趨勢。與此同時，現階段信息化檔案管理與電子政務的關系已經逐漸拉近。所以，市政設施檔案管理需重視對信息技術的大力引進，并做到在建設信息化檔案管理的同時，做到信息化管理的適當超前，確保檔案管理工作的開展與現階段我國信息化發展保持同步。探索現階段檔案管理工作如何在信息化下轉變為數字化的檔案資料保存與管理。檔案管理部門需主動與先進技術單位取得聯系，并對檔案館現有竣工圖、施工資料、設施資料等檔案進行數字化加工，通過運用數字化管理方式實現對設施工程檔案資料的長效化管理。同時，重視檔案管理工作與自動化系統的有機融合，以此提升檔案管理的信息化水平，為市政設施工程檔案管理工作的發展打下良好基礎。

6.重視對檔案人員素質能力的提升

作為市政設施檔案管理的主體，檔案人員素質能力直接影響到市政設施檔案管理效果。所以，檔案部門需重視對人員素質能力的強化，定期開展技術、知識培訓工作來提升人員綜合能力水平;組織人員、領導定期進行《檔案法》的學習，并加強管理人員對相關市政設施建設法律法規的掌握。同時，引導檔案人員深入基層，對負責的單位開展跟蹤性服務，做到對項目建設期間存在的檔案收集、管理問題及時解決，以期為市政設施檔案管理工作的高質量開展提供支撐。

7.重視對設施工程檔案的規范管理

為進一步提升設施工程檔案管理水平，我國就目前市政設施檔案管理現狀的分析，出臺一系列涉及到設施工程檔案管理的文件、制度以及法律，通過對檔案管理法規體系的初步構建，實現對設施工程檔案管理的全過程進行規范與約束，達到設施工程檔案依法治檔、管理有據可依的目的。鑒于此，為保證設施檔案管理的標準化、規范化開展，需重視對有法必依理念的樹立與貫徹，要求設施工程的各方參建單位務必做到對設施工程檔案管理制度、法規的嚴格遵守。同時，依據對設施工程建設實際的分析，構建契合設施工程建設需求以及檔案管理要求的操作方法與管理制度，確保現場設施檔案管理的規范化、制度化實施。此外，檔案管理機構需加大監督、檢查的開展力度，及時查明實際管理中存在的違規、違法設施檔案管理行為，第一時間制定糾正措施并加以實施，進而保證設施工程檔案管理的合規化開展。

結束語

綜上所述，市政設施檔案工作具有復雜性、周期性、專業性以及范圍性等特點，其檔案管理效果直接影響到市政設施檔案作用的發揮，影響到城市運行發展。對此，要想進一步提升市政檔案管理水平，提升市政設施檔案利用率，需依據對現階段市政設施檔案管理與利用現狀的分析，明確掌握市政設施檔案管理的重要性，實施科學對策來強化檔案管理，加大對市政設施檔案利用的宣傳，重視對市政設施檔案的全面收集，強化檔案人員的素質能力，以此為市政設施檔案利用率的提升提供保障。

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（作者單位：廈門市政工程有限公司）