事業單位檔案管理的現代化和電子化研究

摘 要：文章論述了事業單位實現檔案現代化和電子化的必要性，分析實際工作中存在的弊端，并提出如何實現檔案現代化和電子化管理。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現代化;電子化

一、引言

事業單位是我國的一類職能單位，具有社會服務性和公益性特點。作為重要的社會服務組織，事業單位承擔的工作項目很多，涵蓋教育、科技、文化等，也因此，單位的日常工作覆蓋范圍十分廣泛，產生的檔案內容十分豐富。而檔案資料是對各項活動的記錄，是開展工作的依據和標準，因此要進行科學的檔案管理。而隨著互聯網的普及和應用，給檔案管理工作帶來新的變化，檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。

二、事業單位實現檔案現代化和電子化管理的必要性

信息時代的出現，給很多方面的工作帶來巨大的變化。對于檔案管理來說，出現的變化主要是檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。據此，事業單位作為檔案資料十分豐富復雜的單位，實現檔案的現代化和電子化管理十分必要。這有助于提升管理效率，推動檔案資料的利用和開發。在新的時代背景下，檔案管理實現數字化轉變，檔案資料的形成、存儲和管理，都需要借助互聯網的先進性，實現現代化管理。對事業單位也是如此，新時代的到來，給檔案工作提出數字化要求，需要實現現代化和電子化發展才能適應這種要求，滿足新時期的要求。同時，事業單位檔案具備一定的保密性要求，而在信息化時代下，可能會出現資料遺失、泄露等問題，帶來網絡信息安全風險。而且檔案的特殊性進一步突出了資料保密的要求。利用信息技術進行事業單位的檔案管理，進行數據資料的收集、傳輸、整理和分析都十分便利，不僅可以提升信息的保存效率，還可以降低丟失可能，對檔案資料的利用和挖掘也比較有利。另外，檔案資源是事業單位運營活動開展的重要參考資料，也是衡量單位運營情況的主要指標之一。對于事業單位來說，開展的業務工作十分關鍵，而且需要各個部門之間的通力協作，各司其職，有秩序的進行工作。而科學的檔案管理工作是實現這個目標的關鍵和基礎。所以需要實現現代化和電子化管理。

三、當前事業單位檔案管理中存在的弊端

1.檔案內容復雜，管理難度大

在深入發展的市場經濟體制下，事業單位面臨的發展壓力更大，特別是進行體制改革之后，面臨更大的運營壓力。為了應對這種壓力，事業單位需要進行管理創新，滿足新形勢下帶來的需求。但事業單位進行檔案管理工作，因為自身體制和業務范圍的改變，所以內容十分多，覆蓋面廣泛，涉及到的領域很復雜，增加了管理難度。

2.更重視檔案保存，忽視檔案利用

事業單位更重視業務工作的開展，將檔案管理列為日常管理的一部分，其中對于檔案資料的采集，屬于重點內容。事業單位運營過程中可能出現一些問題，而各類檔案資料就是進行證明的依據。但是從實際工作中可以發現，檔案管理人員更重視檔案保存，忽視了對其的開發和利用，認為將檔案資料保存好就是工作本職，沒有繼續思考如何進行利用和創新，如何發揮檔案資料的價值。事業單位開展現代化和電子化檔案管理，具體來說有三重優勢，提高各個部門的工作效率，方便職工和群眾等對信息進行檢索，可以實現資源共享。但實際上，部分單位并沒有認識到現代化和電子化的重要性，沒有認識到其對于檔案管理的優勢和作用，所以不配合開展相應的建設措施。還有就是單位更重視業務工作開展，檔案保存好就行，沒有考慮進行信息化建設挖掘更深層的價值。

3.管理效率不高

隨著時代的發展，事業單位不斷發展，業務內容越來越廣泛，業務事項出現很大的變革，再加上簡政放權等政策的提出和落實，使得整體的機構組織和業務內容出現很大變化，這意味著單位發展需要納入檔案管理的內容也越來越多，需要進行創新和改變。檔案分類、檔案載體都出現很大變化，這些都給檔案管理增加了難度。工作缺乏嚴格的制度進行約束，導致檔案資料的保密性受到一定影響，同時電子檔案的信息安全性也受到很大的威脅，很容易造成信息的泄露問題。同時也不注意對電子檔案資料的存儲，導致一旦計算機出現故障問題，檔案資料沒有及時保存，就帶來檔案信息丟失的問題，嚴重影響檔案管理工作的開展。

4.信息化水平低

在互聯網普及趨勢下，事業單位進行檔案管理已經朝向現代化和電子化方向發展，但依然存在很多的不足，尤其是信息化水平較低的問題比較突出，需要進行處理。進行檔案現代化和電子化管理，需要有配套的計算機設備設施進行支撐，尤其是網絡的搭建和計算機軟件的使用，是這項工作的重點。但目前來說，雖然事業單位有配備的計算機和網絡，也引進部分軟件，但引進的軟件普適性高，不太適用于事業單位的實際情況，或操作起來有一定難度，檔案管理人員短時間內無法學會操作。再有就是，事業單位進行檔案管理不僅需要在各個科室和部門中進行溝通和合作，還需要與其他單位合作，所以要求信息共享，但目前的信息化建設情況無法支撐，信息共享程度不足，部分信息不能及時獲取或存在遺失等問題。另外就是電子化管理中突出的網絡安全問題，因為部分單位的網絡基礎設施建設不太穩定，容易出現斷網等問題，網絡防護系統效果不強，個別情況可能受到病毒攻擊等;部分人員沒有建立專門的網站和數據庫，而是與其他工作一起進行，影響網絡信息安全。另外，現代化和電子化檔案管理要求管理人員有較高的信息化水平，但實際上大部分管理人員的信息水平較低，對于信息技術的應用不太熟練，一般只能進行簡單操作，不能利用軟件對檔案信息進行分析和處理，也不能對檔案管理模式進行創新，難以發揮信息化的優勢。

5.管理方法比較落后

單位進行檔案管理不僅需要在各個部門中進行溝通和合作，還需要與其他單位進行合作，所以需要做到高水平的信息共享，但目前的信息化建設情況無法支撐，信息共享程度不足，部分信息不能及時獲取或存在遺失等問題。另外就是電子化管理中突出的網絡安全問題，因為部分單位的網絡防護系統效果不強，可能受到病毒攻擊等;有的檔案管理人員沒有建立專門的網站和數據庫，從而影響檔案資料的安全性。

6.不重視長遠發展

很多單位已經開始檔案管理的信息化建設，有一定的現代化和電子化水平，但是對于這項工作的長遠發展規劃不足，只考慮到了短期發展。單位并沒有真正認識到現代化和電子化建設對于檔案管理的意義和作用，所以更關注眼前利益，認為使用計算機進行管理就是信息化管理，對于現代化和電子化的了解比較片面。部分單位在進行檔案管理建設時，選擇的電子系統只有利于單位當前的發展，沒有考慮未來發展的需求，也更加重視系統的功能，這些影響了檔案工作的長遠發展。

四、事業單位實現檔案管理的現代化和電子化的有效途徑

1.實現檔案的無紙化保存

這是事業單位實現檔案管理的現代化和電子化的基礎和前提。因為過去事業單位以紙質的形式保存檔案資料，不僅占用空間較多，成本也較大，需要準備專門的適宜的保存場所。因此要普及現代化和電子化管理，首先需要實現所有檔案資料的無紙化保存。事業單位需要利用新的電子載體，將過去的紙質檔案資料以及新出現的檔案資料，以數字化保存。事業單位將所有的檔案資料轉變成數字信息，方便進行查閱和共享，提高了工作效率。

2.加強信息化基礎設施建設

事業單位進行檔案現代化和電子化管理，還要有基礎設施建設的支持，需要有較高的建設水平，提供設備支撐。一方面，要加強信息化基礎設施建設，事業單位要配備計算機、網絡，控制好儲存環境，做好溫度、濕度、通風的控制。借助大數據技術等建立檔案信息化平臺，配備數據庫，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨立性。引進專業軟件和設施，進行檔案資料的電子化轉變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進軟件落實檔案資料的動態更新，隨時可以查閱到最新的資料，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，事業單位要完善數據庫建設，科學進行檔案資料的錄入、分類、目錄建設、整理，建立科學的查詢系統。借助信息技術加強對檔案資料的開發工作，合理分析不同資料的價值，擴大利用范圍，挖掘潛在的價值，充分進行利用。

3.優化信息服務功能

事業單位落實檔案管理信息化建設，需要與多個部門和單位溝通合作，所以事業單位要積極與這些部門和單位溝通，建立相連的檔案管理系統，實現一體化管理，尤其是事業單位內部，需要建立統一的檔案管理平臺，為每個部門開辟單獨的檔案模塊，并設置交互式交流模塊，推動單位內部檔案信息的溝通和傳輸;同時設置對外接入的端口，積極與其他業務單位相連，獲取全面的信息，比如對某位黨員干部的個人信息，需要與人社局的學籍檔案信息等相結合，統一全面的信息，提供個性化服務。積極借助微博、微信等新媒體技術，對黨員干部所有工作和活動的情況進行實時交流和資料收集，進行實時跟蹤，保證檔案資料的實時更新，避免資料丟失和損毀。

4.完善管理制度建設

事業單位要聯系檔案工作實際，建立獨立的管理部門，負責對單位的所有業務信息監督、歸檔和管理;借助信息技術打造一體化的檔案管理系統，收集全面的檔案數據資料;將檔案資料的記錄和歸檔列為績效考核的一部分，嚴格按照相應標準進行檢查和考核，與檔案管理人員的績效掛鉤，配合科學的獎懲機制，提高工作人員的積極性。單位還需要對檔案信息化管理的各個環節進行詳細分析，加強對檔案內容的分析和判斷，以及強化對業務工作的分析，提升檔案管理的效率。同時加強與其他部門的合作，保證檔案信息存儲的規范性和全面性。事業單位還需要對檔案管理的各個環節進行詳細分析，加強對檔案內容的分析和判斷，以及強化對業務工作的分析，提升檔案管理的效率。同時明確檔案信息管理的責任劃分，將責任落實到具體的工作人員，方便進行績效考核和出現問題時追責。同時，因為檔案內容繁多，容易出錯，而內容的意義重大，所以要有專業檔案管理人員負責進行檔案信息的收集和整理，并進行編目和分類，同時加強與其他部門的合作，保證檔案信息存儲的規范性和全面性。對于檔案的管理，建立與之匹配的考核機制，定期評估管理成效，對出現問題的管理人員和部門進行懲罰。尤其是在紀檢部門進行檔案檢查時，如果發現出現廉政問題，需要先與檔案管理人員進行合計，查看是否是檔案信息記錄時出錯，以避免出現錯誤操作。

5.提升檔案管理人員的專業水平

針對事業單位的檔案管理工作實際，為了實現現代化和電子化管理要求，要定期安排檔案管理人員進行培訓和學習，提升信息技術的掌握和應用水平。對此，事業單位需要安排專業人員進行檔案管理，避免出現兼職;重視提升管理人員素質，強化檔案管理理論知識和技能的培訓，重點在于利用信息技術進行檔案管理的能力的提升;定期組織開展檔案管理相關知識的培訓，強化思想素養的提升，指導管理人員建立科學的職業道德品質，提升對工作的責任意識，強化對相關法律法規的認識;強化對專業軟件的操作，進行訓練和提升，提高信息水平;定期組織開展討論會議，針對檔案工作進行分析和評估，挖掘存在的問題，思考電子化管理的途徑;針對這項工作建立科學的指標，將之列入到績效考核中去，配合先進的獎懲機制，提升工作人員的積極性;另外鼓勵對檔案管理進行創新，提出自己的意見和看法;強化檔案的規范化書寫，并將之作為檔案管理人員考核的重要指標之一。

6.整合信息化檔案資源

事業單位需要加強對檔案信息的收集和整理，進行科學的編目和分類，建立檔案數據庫，實現檔案資源的整合和應用。單位要對檔案資源進行集中統一管理，盡量整合資源，提供先進的條件進行資源的挖掘和分析，發揮其潛在的價值。同時進行集中管理，也可以避免檔案管理工作中出現錯誤和漏洞，保證資料的全面性，提升檔案管理效率。因為單位提供的服務涉及到的對象比較廣泛，來自于天南海北各個地區，有的還是其他單位聯合服務的，所以有時需要從這些地區和其他單位調動資料。所以整合檔案資源，一方面將分散在各個地區和其他單位的資源集中到一起，完善檔案部門落實基本功能的基礎條件，另一方面按照能夠最大限度地根據社會對于服務的要求，進行檔案資源的優化配備和整理加工。只有通過檔案資源整合，才能把檔案工作真正作為向單位提供利用價值和信息服務的工作。

結語

事業單位檔案管理實現現代化和電子化的發展趨勢已成為時代發展下對事業單位發展的必然要求。在新的時代背景下，傳統的檔案管理模式已難以適應新形勢下事業單位的發展，所以需要對檔案管理進行創新，引進先進技術，實現現代化和電子化管理。但是在這個過程中，需要保證適應市場經濟體制下的要求，能夠更好的推動事業單位的發展。

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（作者單位：高密市交通運輸局）

作者簡介：徐媛娟（1980-），女，山東濰坊人，2003年至今在高密市交通運輸局從事檔案管理，先后擔任局綜合科、政工人事科科長等職務，館員，2003年07月畢業于黃岡職業技術學院文秘與辦公自動化專業;2016年7月畢業于哈爾濱師范大學，漢語言文學專業（函授），研究方向：推進我市數字時代交通運輸人事檔案管理及交通檔案現代化管理檔案工作更加規范化、標準化。