規范運行程序提高辦文效率

陳曉玲

摘 要：在進入到二十一世紀之后，公司嚴格按照《中國共產黨機關公文處理工作條例》作為工作指導，通過規范運行程序進一步提升辦公效率，并且使辦公室工作處理逐漸向著科學化、合理化、制度化的方向發展，進一步促進工作質量的提升。

關鍵詞：辦文效率;辦公室文員;規范運行程序

一、制度上求“嚴”

辦公室的工作質量，是由其自身的內部運行機制所決定的。針對此種情況，筆者發現通過規范運行程序，加強對內部的制度管理，能夠進一步提升辦公室公文處理的效率與質量。首先需要對工作制度進行完善。在進入到新時期以來，筆者所在的辦公室積極貫徹落實《中國共產黨機關公文處理工作條例》，除此之外還結合本單位的實際情況，對會議、文件的內容以及形式進行精簡，但是保證其內容不變，除此之外還對領導同志的事務性活動進行了規范通過一系列制度的確立，對公文模擬、公文審核等各個步驟進行了精簡，并且對執行程序進行了更加嚴格的規定，將辦公室公文處理的工作納入到制度建設中來[1]。各項制度在進行實時的過程中需要能夠做到實事求是、可操作性強、效率高等特點。其次是需要對辦文體制進行改革，嚴格地實施歸口辦理。對于重大的辦文事項要進行嚴格的規范，重大的辦文需要向直屬領導輕視，一般情況下都是按照相應的程序來進行辦理，并且需要保證自首文書二日之內送達相對應的部門或單位。禁止出現多頭呈送以及直接送達直屬領導進行審批，對于報文過程中不符合相對應程序以及操作規范的均不予以審批。最后一點是需要加強檢查督辦的力度，確保制定的各項制度能夠落實到實處。不定期組織檢查小組對各個單位、各個辦公室制度實時的情況進行檢查，并且將檢查結果以報告的形式進行匯報。對于違反規章制度的單位需要進行通報批評，并且幫助其規范運行程序，通過檢查力度的提升能夠進一步促進各項辦文制度的實施，提高了辦公室辦文的效率與質量[2]。

二、質量上求“精”

為了能夠進一步減少相關領導批閱和修改公文的難度，應當對公文進行內容規范以及實施高效的運行程序，需要在公文質量上進行嚴格的把關，詳細的操作包含以下幾點：首先需要加強辦公室人員隊伍素質的培養。文件的質量將會在很大程度上是由辦公室人才隊伍的素質所決定的，這就要求文件的制作與發放人員擁有良好的政治素養以及職業素養。在保證文秘寫作扎實，文風樸素的同時，通過培訓，進一步提高相關人員的寫作能力，進一步優化人員配置，為未來的文書寫作與傳送打下良好的基礎。除此之外還需要對文書的起草進行嚴格的控制。公文起草工作將會直接決定公文自身最終的質量，除此之外起草的大方向是否正確也會影響到整個辦公室的辦文效率，針對此種情況，筆者認為應當對公文的起草有著足夠的重視。對于一部分較為重要的文件，應當根據辦公室的實際情況組建一個強有力的寫作小組，在對寫作目標充分研究的基礎上進行起草;對于其他部門的文稿起草工作應當提供一定的幫助，派出優秀的寫作人才幫助其進行文稿的起草工作，通過不斷的練習來提升自身的起草能力。對于本部門內進行轉發的一般公文，如果公文的質量以及內容不符合要求，需要進行大規模更改，就需要將其退回重新擬定、寫作，指導其達到合格標準線為止[3]。第三點則是要進行嚴格的校準。詳細的校準內容主要包含以下幾方面：首先是注重公文寫作的依據。在起草階段需要工作人員提供相關的起草依據。在進行寫作之前需要掌握寫作的大方向，對于拿不準的需要詢問領導的意見;對于貫徹上級會議指示以及文件精神的，都需要對會以所提供的文件進行詳細的審核;除此之外在公文寫作的過程中涉及到相關法律條例的，應當積極的詢問相關的法律顧問與專家，要做到萬無一失，并且參考相關的文獻資料。

除此之外應當注重公文的實效性，主要是需要保證公文的內容符合國家發展的大方向并且無任何漏洞的出現，能夠切實可行的實現目標，語言的表示準確、接地氣，文字順暢、無病句、錯字的出現;格式一定要保證正確，主體要顯眼，使人能夠在閱讀公文的過程中能夠對內容一目了然。應當加強校準的質量，減少校準所使用的時間，在這個過程中力求做到三核對，在進行公文送達之間進行核對，在領導簽字之后進行第二次核對，在進行引發之前進行第三次核對，通過嚴格的核對保證公文不會有任何問題的出現，并且是其內容符合工作的需求。最后一點是需要對簽發進行嚴格的把關。簽發文件是公文最為重要的一個環節。在對領導進行公文簽發之前，文書以及擬稿人需要進行核稿工作，相關辦公室的領導需要對公文進行簽字核實;在進行重要公文的簽發工作之前，辦公室領導需要對公文進行審核。但是在實際的簽發過程中有一部分的文書篇幅較長，為了進一步減少領導閱讀與審批所使用的時間，在進行文書寫作的過程中對重點內容進行標記，方便領導進行閱讀，并且提升自身的辦文效率，減少寫作過程中出現的失誤[4]。更為重要的是，在文書簽送的過程中，應當按照領導職位由低到高的順利依次進行簽送，進一步防止文件簽送成為了一種形式，謹防倒送的出現。

三、結束語

根據上文的論述，通過規范運行程序，能夠進一步提升辦公室的辦文效率，不過在這個過程中還需要注意辦公室不積壓公文、不拖欠公文、不耽誤公文的簽送，實現各個辦文環節之間的有效銜接。每一份文件的寫作以及簽送，都會有相關的負責人進行管理以及校準，并且需要對領導的工作方向有著詳細的了解，嚴抓文件起草以及寫作過程中的大方向，提高文稿寫作的質量，減少文件寫作過程中出現的失誤，為此需要在保證公文質量的前提條件下，進一步提升工作的節奏，從而實現辦文效率的提升。

參考文獻

[1]郭百高，胡業飛，張業輝.規范運行程序，提高辦文效率[J].秘書工作（01）：31-32.

[2]蔣麗華.規范公文制發程序，提高公文辦理效率[J].秘書，2016，34（5）：00221-00221.

[3]張曉鵬.提高辦文效率的幾點嘗試[J].2004（1）：29-.

[4]劉龍軍，李麗娟.提高公文質量，規范辦文程序[J].辦公室業務（23）：15.

（作者單位：龍巖煙草工業有限責任公司）