探索構(gòu)建分層級審核機(jī)制

郭沁

摘 要：內(nèi)部審核是組織的自我評價和改進(jìn)機(jī)制，是質(zhì)量管理體系保持和改進(jìn)的重要管理手段。但在實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部審核往往流于形式，審核方式單一，審核員缺乏足夠的審核經(jīng)驗(yàn)，造成審核流于形式，找不到真問題所在，造成執(zhí)行和文件“兩張皮”，對體系改進(jìn)推動性不大。本文通過以龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司（以下簡稱龍煙）為例，在不斷的實(shí)踐，探索建立符合企業(yè)實(shí)際的審核機(jī)制。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審核;分層級

龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司從1993年開始建立質(zhì)量管理體系，2004年企業(yè)建立環(huán)境管理體系和職業(yè)健康管理體系，并與質(zhì)量管理體系整合成一體化管理體系，進(jìn)行三體系整合。公司在體系建立的過程中，始終把內(nèi)部審核當(dāng)做體系運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，作為體系保持和改進(jìn)的重要手段，提升管理水平。但是在推進(jìn)過程中，也發(fā)現(xiàn)存在以下問題：

1.內(nèi)審策劃不當(dāng)

一方面，一年開展一次集中式全面內(nèi)審，包括所有部門及所有條款，審核內(nèi)容較多，重點(diǎn)不突出，審核時間不充分，很難深人發(fā)現(xiàn)問題，造成審核流于形式，找不到真問題所在，造成執(zhí)行和文件“兩張皮”，對體系改進(jìn)推動性不大。

2.審核方法比較單一

以往審核多運(yùn)用傳統(tǒng)體系審核方式，審核員以體系員為主，部門領(lǐng)導(dǎo)與關(guān)鍵崗位人員參與度不足，對體系運(yùn)行的實(shí)質(zhì)性改進(jìn)效用不足。

3.審核閉環(huán)到位

審核發(fā)現(xiàn)的問題，以往都是用excel表格匯總跟蹤，存在跟蹤不及時，問題未能如期整改，同時職能部門也未參與問題項(xiàng)的驗(yàn)證評價，造成整改效果不佳。

因此，龍煙在不斷的實(shí)踐和探索中，構(gòu)建，以“分級分類、重點(diǎn)管控、持續(xù)優(yōu)化”的管理原則為指導(dǎo)，構(gòu)建一套符合企業(yè)實(shí)際的審核機(jī)制。

1.建立分層級審核機(jī)制

構(gòu)建“公司-職能-部門”分級內(nèi)審工作機(jī)制。在原有公司級審核和部門級自查的基礎(chǔ)上，增加職能級審核，公司級審核從宏觀層面，以公司戰(zhàn)略為導(dǎo)向，綜合評估公司體系運(yùn)行的有效性;職能級審核從管控層面，由各職能部門出發(fā)，審核圍繞公司方針目標(biāo)落地情況、當(dāng)前管理存在的痛點(diǎn)難點(diǎn)問題及重點(diǎn)工作，尋找系統(tǒng)性改進(jìn)機(jī)會;部門級審核從實(shí)操層面，針對部門日常業(yè)務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)，主動應(yīng)用審核方法，邀請其他部門審核員一起，有效提升部門日常業(yè)務(wù)。三層級審核各有側(cè)重，各司其職，以公司級審核為引領(lǐng)，職能級審核為主導(dǎo)，部門級審核為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)各層級審核發(fā)現(xiàn)的整改落實(shí)的三閉環(huán)，促基礎(chǔ)管理水平的提升。

2.運(yùn)用多種形式審核方法

在審核方法上，采用“體系審核-流程審核-卓越績效自評診斷”等多種方法，在開展分層級審核的過程中，可以根據(jù)實(shí)際需要選擇相應(yīng)的審核方法。

卓越績效自評診斷按照卓越績效評價準(zhǔn)則的要求，對公司管理過程及經(jīng)營結(jié)果進(jìn)行客觀系統(tǒng)的評價，識別其優(yōu)勢和改進(jìn)機(jī)會，得出經(jīng)營管理成熟度水平，為公司的改進(jìn)創(chuàng)新起到良好的支撐作用。

體系審核按照體系評價條款，為獲得客觀證據(jù)并對其進(jìn)行客觀的評價，以確定滿足管理體系要求的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。

流程審核是為確認(rèn)流程的有效性及符合性而對其進(jìn)行的審核，以便發(fā)現(xiàn)問題，尋找改進(jìn)機(jī)會。

3.審核結(jié)果運(yùn)用

一是構(gòu)建”審核得分”績效指標(biāo)，作為龍煙“十三五”發(fā)展規(guī)劃的戰(zhàn)略級KPI，也是組織績效的輸入，以季度為周期，跟蹤、評價指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況，對各部門進(jìn)行相應(yīng)的績效考核。在指標(biāo)評價上，設(shè)置加分項(xiàng)和扣分項(xiàng)，增加職能部門自行開展專題審核、內(nèi)審員參與審核工作的加分項(xiàng)，對部門自查發(fā)現(xiàn)的改進(jìn)提升建議等加分項(xiàng)，充分調(diào)動部門參與積極性，對到期未完成或整改不到位的進(jìn)行扣分，客觀評價分層級審核模式，推動部門由被動應(yīng)審轉(zhuǎn)為主動審核，形成持續(xù)的、自驅(qū)的關(guān)注性。

二是通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對問題改進(jìn)全過程跟蹤與評價，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。建立任務(wù)管理平臺，系統(tǒng)自動“提出-分發(fā)-接收-計(jì)劃-辦結(jié)”，各層級審核牽頭部門將審核問題錄入任務(wù)管理平臺，由責(zé)任部門分發(fā)給相應(yīng)的實(shí)施人員，實(shí)施人員接收后及時填寫措施和完成時間;計(jì)劃到期時系統(tǒng)自動提醒，并發(fā)由實(shí)施人員填寫措施完成情況，最后由各職能牽頭部門驗(yàn)證評價。若逾期未完成的，在流程審核中進(jìn)行扣分，有效解決以往審核發(fā)現(xiàn)容易逾期、未閉環(huán)的問題，

在審核員隊(duì)伍培養(yǎng)上，制定《內(nèi)審員管理辦法》，明確分級分類的內(nèi)審員選拔、晉升的要求，并對內(nèi)審員審核情況、問題跟蹤情況等進(jìn)行綜合性評價打分，綜合評價審核員素質(zhì)能力，使內(nèi)審員工作有據(jù)可依。也整體提升了審核人員的綜合能力素質(zhì)，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展打造和培育關(guān)鍵人才做出貢獻(xiàn)。

三是聚焦問題改進(jìn)，分級分類實(shí)施改善，針對以往的審核發(fā)現(xiàn)，改進(jìn)活動系統(tǒng)性不強(qiáng)、效果不明顯的問題，龍煙堅(jiān)持問題導(dǎo)向，以審核發(fā)現(xiàn)為輸出，將審核問題進(jìn)行分級分類的整體策劃，為創(chuàng)新項(xiàng)目、QC項(xiàng)目以及精益改善等創(chuàng)新活動開展提供了科學(xué)的決策輸入，一是依托項(xiàng)目，自上而下開展專題式項(xiàng)目活動，逐步完善并提升各個關(guān)鍵職能領(lǐng)域的痛點(diǎn)和難點(diǎn)問題;二是依托情報系統(tǒng)的創(chuàng)意園平臺，自下而上實(shí)施日常改善活動，發(fā)動員工自驅(qū)動和改進(jìn)，持續(xù)改善和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。

通過構(gòu)建“公司-職能-部門”三閉環(huán)的分層級級內(nèi)審工作機(jī)制，堅(jiān)持問題導(dǎo)向和目標(biāo)導(dǎo)向相統(tǒng)一，有效落實(shí)職能管理責(zé)任，發(fā)揮職能部門驅(qū)動力作用，促進(jìn)基礎(chǔ)管理水平的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]高維，于瑩，韓景華.質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核存在的問題及對策

（作者單位：龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司）