如何做好企業(yè)檔案管理工作

張靜

摘? 要：檔案管理不僅要記錄企業(yè)過去和現(xiàn)在的發(fā)展，而且要為企業(yè)未來的發(fā)展提供一定的經(jīng)驗(yàn)。它更多的是傳遞信息和材料，具有科學(xué)性和政治性。這也是企業(yè)在長期發(fā)展過程中必須進(jìn)行的一項(xiàng)可持續(xù)的工作。檔案管理人員要增強(qiáng)專業(yè)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到推動(dòng)企業(yè)檔案管理的改革與創(chuàng)新，可以促進(jìn)企業(yè)自身在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，是基于時(shí)代發(fā)展的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;存在問題;策略

1企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案在企業(yè)的管理和發(fā)展中起著重要的作用。檔案是企業(yè)的基礎(chǔ)，只要有企業(yè)檔案，企業(yè)的科技發(fā)展就會(huì)扎實(shí)。在一定的時(shí)間內(nèi)，企業(yè)檔案將加快企業(yè)科技的發(fā)展，成為一種催化劑。因此，做好企業(yè)檔案的管理和利用工作十分重要。其次，企業(yè)產(chǎn)業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。如前所述，企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中起著非常重要的作用。那么企業(yè)文化就是企業(yè)成功的金橋。企業(yè)文化還包括企業(yè)檔案。其次，企業(yè)檔案的管理和利用可以促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。最后，企業(yè)檔案可以直接反映企業(yè)收益的經(jīng)濟(jì)效率和社會(huì)效益，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的變化范圍的企業(yè)可以通過企業(yè)直接顯示文件，它可以為企業(yè)管理者決策提供的標(biāo)準(zhǔn)，所以企業(yè)文件也是企業(yè)資產(chǎn)的一部分。

2企業(yè)檔案管理問題概括

2.1企業(yè)檔案管理不夠重視

管理者的知識(shí)、視野和素質(zhì)是企業(yè)文化建設(shè)的核心。但在許多企業(yè)中，由于管理者只關(guān)注市場(chǎng)的發(fā)展和利益，而忽視了檔案管理的問題，這使得許多檔案管理部門像虛擬的，沒有充分發(fā)揮其作用和功能。隨著時(shí)代的變化和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈。加強(qiáng)檔案管理的重要性已成為企業(yè)的基礎(chǔ)，企業(yè)管理者應(yīng)高度重視檔案管理工作。

2.2檔案管理制度不健全

在企業(yè)檔案管理制度方面，無論是文件的收集、整理還是保管，都沒有明確的文件管理制度，導(dǎo)致執(zhí)行不到位。此外，檔案管理者的責(zé)任不強(qiáng)，偶爾還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。當(dāng)文件外借時(shí)，相關(guān)手續(xù)不完善，還會(huì)出現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象。與此同時(shí)，一些人員篡改檔案中的數(shù)據(jù)資料，使檔案的價(jià)值和真實(shí)性無法得到充分的保證。

2.3企業(yè)檔案管理評(píng)估不完善

在企業(yè)檔案管理中，評(píng)估是一個(gè)非常重要的工作環(huán)節(jié)，是檔案管理的關(guān)鍵。一般企業(yè)往往忽視這一環(huán)節(jié)，沒有根據(jù)自身的發(fā)展制定出檔案管理的評(píng)價(jià)體系，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)自身檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，無法有效制定相應(yīng)的工作調(diào)整，嚴(yán)重制約了企業(yè)的發(fā)展。

2.4現(xiàn)代信息化檔案管理不足

由于缺乏靈活的數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)，檔案管理部門的工作效率和工作質(zhì)量一直難以提高。其中，缺乏先進(jìn)的系統(tǒng)和技術(shù)支持;沒有建立完善、規(guī)范的管理制度是缺乏信息化、現(xiàn)代化管理機(jī)制的主要因素;另外，一些企業(yè)雖然建立了完善的管理制度，但也十分重視檔案管理工作，但由于缺乏配套的管理政策，執(zhí)行力度不夠，從而降低了檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量和效率。

3企業(yè)檔案管理工作解決策略

3.1重視檔案管理工作

檔案是企業(yè)發(fā)展和管理的真實(shí)寫照。通過檔案，我們可以清晰地了解一個(gè)企業(yè)的企業(yè)文化和發(fā)展過程。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，中國已經(jīng)加入了世界貿(mào)易組織。中國正在不斷地與世界經(jīng)濟(jì)和文化接軌。是一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)，適應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的發(fā)展，企業(yè)的檔案部門應(yīng)該也必須做出相應(yīng)的改變，發(fā)展和創(chuàng)新，使檔案管理人員和其他部門人員正確理解企業(yè)的檔案工作。檔案部門應(yīng)主動(dòng)“走出去”，科學(xué)、客觀地分析企業(yè)的新問題，培養(yǎng)一批“敢說，敢做”員工，檔案部門也應(yīng)該及時(shí)與其他部門進(jìn)行溝通，積極配合其他部門的工作，做好企業(yè)檔案的管理和利用。檔案部門也應(yīng)該與企業(yè)管理者經(jīng)常交流，讓他們知道企業(yè)檔案的重要性，企業(yè)的發(fā)展，讓企業(yè)檔案部門和其他部門一起前進(jìn)，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的部分力量。

3.2建立健全企業(yè)檔案管理制度

目前，我國企業(yè)檔案管理體系建設(shè)存在一定的滯后，需要不斷完善和更新。這就要求建立科學(xué)合理的檔案管理制度，體現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，保障企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。為了提高企業(yè)檔案的管理水平，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：企業(yè)檔案采集系統(tǒng)，保證檔案采集的及時(shí)性和完整性。企業(yè)檔案借閱系統(tǒng)，避免檔案丟失，保證企業(yè)檔案借閱的秩序。企業(yè)檔案的整理和歸檔，必須保證企業(yè)檔案和文件的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

3.3規(guī)范企業(yè)檔案管理評(píng)估體系

在企業(yè)中，為了保證企業(yè)檔案管理的正常實(shí)施，科學(xué)評(píng)估檔案管理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如今，企業(yè)往往忽略了這一環(huán)節(jié)，認(rèn)為這是不重要的。但是，這個(gè)鏈接在文件管理中起著重要的作用。對(duì)管理工作進(jìn)行評(píng)估，可以發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題并加以改正，從而避免因管理方法錯(cuò)誤而反復(fù)犯錯(cuò)。

3.4合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)

在現(xiàn)今信息時(shí)代，檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合有助于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。因此，有必要不斷更新傳統(tǒng)檔案管理的工作理念，實(shí)現(xiàn)信息化管理方案，不斷改進(jìn)和改革傳統(tǒng)不適合的手段和方法。因此，有必要發(fā)展現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。檔案管理與利用的價(jià)值可以不斷提高，檔案管理的評(píng)價(jià)體系可以在一定程度上得到完善，可以更好的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，促進(jìn)企業(yè)獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益。

3.5加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。大部分企業(yè)兼職檔案人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過全職檔案人員，尤其是小企業(yè)。大多數(shù)檔案保管員都是兼職的，有些人甚至還兼任幾個(gè)職位。因此，“兼職和忽視”現(xiàn)象非常嚴(yán)重。同時(shí)，企業(yè)檔案人員的調(diào)動(dòng)和更換也非常頻繁。在這種情況下，企業(yè)檔案人員無法更好地將檔案管理的專業(yè)知識(shí)融入到企業(yè)檔案管理中;新檔案工作人員不知道如何收集、排序、登記和轉(zhuǎn)讓，但被動(dòng)地接收，所以他們不知道哪些材料申請(qǐng)，哪些尚未提起，即使收集到的材料是無序和排序時(shí)間管理不能開始，工作不能有序進(jìn)行，從時(shí)間和質(zhì)量上都影響了企業(yè)檔案管理工作，這也是影響企業(yè)檔案管理和利用的一個(gè)重要因素。因此，應(yīng)開設(shè)一些短期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程，及時(shí)提高新檔案人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)要改善檔案人員的待遇和工作環(huán)境，減少檔案人員的頻繁流動(dòng)。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的推動(dòng)下，各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)的建設(shè)和管理中得到了應(yīng)用和推廣，特別是在企業(yè)檔案的管理和利用方面。這也意味著傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理和利用已經(jīng)不能適應(yīng)這種先進(jìn)的技術(shù)手段。進(jìn)行一定的改革和調(diào)整是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源信息化的必然選擇。企業(yè)要推進(jìn)檔案工作的信息化和現(xiàn)代化，建立檔案從收集、整理、管理到利用的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的“雙套制”。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源的最大化共享和開發(fā)，使企業(yè)檔案管理工作達(dá)到一個(gè)新的水平。

4結(jié)束語

做好檔案管理工作，提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率，是企業(yè)健康發(fā)展的需要。只有做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，大膽探索和嘗試新的檔案管理手段，才能全面、真實(shí)地反映企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。

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