檔案管理工作重要性與創(chuàng)新性討論

高峰

摘 要：基層檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，地方此項(xiàng)工作水平的高低直接影響到當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，其是黨政工作中進(jìn)行決策、落實(shí)方針政策等的一手材料。為更好地梳理好檔案管理工作良好旗幟，提升其在群眾心目中地位，本文將重點(diǎn)分析此項(xiàng)工作的重要性以及未來發(fā)展的創(chuàng)新型對(duì)策，以期給同行業(yè)工作人員以參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;意義;創(chuàng)新

一、檔案管理工作概述

基層檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，其對(duì)單位的基礎(chǔ)信息建設(shè)、未來發(fā)展等起著重要作用，檔案管理工作質(zhì)量的提升是對(duì)單位負(fù)責(zé)、對(duì)群眾負(fù)責(zé)的體現(xiàn)，理念轉(zhuǎn)變和工作方式創(chuàng)新迫在眉睫。在新形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)和制度規(guī)范建設(shè)是提高職工工作效率、提升基層檔案管理專業(yè)化水準(zhǔn)的關(guān)鍵途徑，確保物盡其用、人盡其能，全單位共同投入到現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)中去。

二、基層檔案管理工作重要性

（一）有利于服務(wù)意識(shí)的提升

檔案管理工作流程的規(guī)范化、質(zhì)量的提高是整個(gè)檔案隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)提升和業(yè)務(wù)能力拓寬的重要體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)此項(xiàng)工作的重視能夠帶動(dòng)職工以更高的熱情參與工作，從而在單位內(nèi)部形成積極向上的工作態(tài)度，以更好的服務(wù)意識(shí)為檔案管理服務(wù)、為人民服務(wù)。

（二）有利于協(xié)同發(fā)展

檔案管理是相關(guān)部門的本職工作，其成果不僅關(guān)系到個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃，更與單位形象息息相關(guān)，單位形象的提升則有利于當(dāng)?shù)亓己蒙鐣?huì)秩序的維護(hù)和相關(guān)工作的開展。若工作人員之間能夠形成有效的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，則能夠在不斷的相互學(xué)習(xí)和交流中提升個(gè)人能力，最終實(shí)現(xiàn)單位與個(gè)人的協(xié)同發(fā)展、

（三）有利于推進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展

基層工作質(zhì)量的提升對(duì)于促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展和居民生活質(zhì)量提升的效果是“隱形的”，即這一作用過程是潛移默化的，雖然在短時(shí)間內(nèi)無法直接體現(xiàn)出來，但長(zhǎng)遠(yuǎn)來看基層工作、特別是檔案管理工作對(duì)于研究未來城市規(guī)劃、歷史發(fā)展進(jìn)程等都有著非常重要的意義。

（四）為各行業(yè)發(fā)展提供借鑒和指導(dǎo)意義

質(zhì)和效是貫穿檔案管理工作的兩個(gè)關(guān)鍵字，也是領(lǐng)導(dǎo)班子、基層工作人員在工作中需牢記于心的，既然該工作對(duì)于當(dāng)?shù)匚磥戆l(fā)展具有潛移默化的作用，對(duì)于國計(jì)民生等領(lǐng)域有著促進(jìn)和支撐作用，那么就應(yīng)該在日常細(xì)微處重視起來。

三、基層檔案管理工作主要?jiǎng)?chuàng)新方向

（一）大數(shù)據(jù)

新時(shí)代背景下，檔案數(shù)量的劇增加大了基層工作者的整理和歸檔難度，作為主管基層信息資源的職能機(jī)構(gòu)，檔案部門不但肩負(fù)著神圣的職責(zé)與使命，同時(shí)也面臨著時(shí)代變革所帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)即為其一。我們既要認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代到來的必然性和變革的迫切性，同時(shí)要本著發(fā)展的眼光和創(chuàng)新的視角認(rèn)識(shí)檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代的價(jià)值、面臨的問題、解決的對(duì)策等，從管理人員到基層工作人員齊心協(xié)力共同應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)的到來。

（二）信息化

信息化發(fā)展與大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來是相伴相生的，從根本上講，信息化、特別是互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)設(shè)備等是大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳輸?shù)妮d體，而大數(shù)據(jù)則是信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物。具體到檔案管理工作中，互聯(lián)網(wǎng)的普及加速了各地區(qū)的信息溝通與互換，各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展也在信息的一來一往中悄然進(jìn)行著。檔案管理信息化理論應(yīng)運(yùn)而生，文件連續(xù)體論在新的時(shí)代背景下又有了新的發(fā)展與運(yùn)用，這與電子文件管理模式的普及及其在檔案管理中的應(yīng)用是密不可分的。

（三）自動(dòng)化

自動(dòng)化以及智能化在檔案管理中的應(yīng)用是當(dāng)前研究的焦點(diǎn)，因?yàn)槿藗兊娜粘?shí)踐中發(fā)現(xiàn)許多工作具有重復(fù)性和規(guī)律性可言，而且有的工作模式會(huì)由于個(gè)人偏見存在其中而產(chǎn)生誤差，影響到工作質(zhì)量。自動(dòng)化處理理念的普及以及相配套系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效解決這一問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，為更高層面的標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定基礎(chǔ)，避免后續(xù)重復(fù)性工作給職工帶來的不必要負(fù)擔(dān)。

（四）平臺(tái)化

隨著基層檔案管理工作的深入開展，各項(xiàng)事務(wù)聯(lián)系日益緊密，各部門、企事業(yè)單位間的業(yè)務(wù)交流也越來越多，為更好地推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程，必須要加快、加強(qiáng)平臺(tái)化建設(shè)腳步，盡可能納入更多的檔案數(shù)據(jù)，避免有效檔案的無緣由損失，將分布在各個(gè)節(jié)點(diǎn)上的檔案通過平臺(tái)收集起來，通過高效的檢索模式發(fā)揮檔案潛在價(jià)值，打破數(shù)據(jù)管理層面的“信息孤島”效應(yīng)，使此項(xiàng)工作采集方式更豐富、數(shù)據(jù)來源更廣泛。

四、基層檔案管理工作發(fā)展與創(chuàng)新

（一）完善檔案管理指導(dǎo)理論，強(qiáng)化指導(dǎo)工作

由于檔案部門在管理和技術(shù)層面與時(shí)代發(fā)展的脫節(jié)，必須首先要完善新時(shí)代檔案管理理論，通過更完善、更具科學(xué)性的理論指導(dǎo)來為工作開展而服務(wù)。其中主要涉及的是由紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)上裝訂上架的工作方式將不復(fù)存在，所以要加快人才培養(yǎng)和引進(jìn)，以更熟悉的管理方式對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)。

（二）促進(jìn)服務(wù)理念和合作方式轉(zhuǎn)變

隨著一些文件的解密和合作企事業(yè)單位數(shù)量上的增加，檔案管理工作壓力也逐漸加大，檔案的“進(jìn)”與“出”正是檔案價(jià)值的再分配過程，而這一過程的實(shí)現(xiàn)需要借助網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，一旦缺少了這一技術(shù)平臺(tái)，即使有再多的檔案資源，也無法實(shí)現(xiàn)高效的共享和價(jià)值再現(xiàn)。新形勢(shì)下，推動(dòng)“主動(dòng)型服務(wù)”這一理念在檔案管理工作中的落實(shí)，更多地與社會(huì)上中介機(jī)構(gòu)合作，或者引入社會(huì)力量參與檔案整理服務(wù)，將一部分管理壓力轉(zhuǎn)移到創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值中，能夠長(zhǎng)時(shí)期保障檔案管理的高水平建設(shè)。

（三）聚攏檔案來源，拓展收集范圍

紙質(zhì)化和非結(jié)構(gòu)化檔案已經(jīng)成為了過去式，檔案搜集方式和范圍也不在局限于傳統(tǒng)模式。在主流的檔案管理工作中，要自覺樹立起結(jié)構(gòu)化的搜集意識(shí)，將檔案看成一個(gè)個(gè)數(shù)字化符號(hào)，將社會(huì)上碎片化的檔案聚攏起來，同時(shí)更多地關(guān)注能夠發(fā)揮巨大價(jià)值的數(shù)據(jù)資源，將其納入綜合管理庫中，充分發(fā)揮資源管理的主體作用。

（四）加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全管理體系，保障信息安全

由于檔案存儲(chǔ)和管理方式的轉(zhuǎn)變，當(dāng)前工作中面臨著數(shù)據(jù)安全隱患等問題，在抓取網(wǎng)絡(luò)資源、歸檔等過程中，要注重對(duì)信息的保護(hù)，即服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變不能以犧牲群眾信息安全為代價(jià);檔案資源開放并不代表著安全級(jí)別的降低，在推動(dòng)智慧城市建設(shè)路途中，要自覺樹立起安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)端的物理防護(hù)、管理端的人為防護(hù)等多種途徑共筑信息安全圍墻。

（五）落實(shí)體系建設(shè)，助力現(xiàn)代化發(fā)展

管理體系建設(shè)和服務(wù)體系建設(shè)是與檔案管理事務(wù)密切相關(guān)的兩件大事，部門性質(zhì)更明確、職責(zé)更分明，就越有利于提升檔案管理在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位，上行下效共同承擔(dān)起現(xiàn)代化建設(shè)的責(zé)任，不斷尋求新的力量參與其中，才能更有效地提升管理水平。

五、結(jié)語

基層檔案的收集與管理最終是要落實(shí)到服務(wù)于社會(huì)發(fā)展這一層面的，而隨著信息資源獲取方式向網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化和平民化的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作模式也亟待轉(zhuǎn)型以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，檔案管理的數(shù)字信息化是必須要開展、而且要盡快落實(shí)的。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化有助于提升其價(jià)值密度，而且具有更高的可操作性和可利用性，另外，要以群眾、企業(yè)的實(shí)際需求為導(dǎo)向轉(zhuǎn)變服務(wù)理念與方式，通過技術(shù)手段提升、應(yīng)急制度建立、安全存儲(chǔ)管理、行政職能轉(zhuǎn)變等多種途徑做好基層的檔案管理工作。

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