基層檔案管理工作問題及建議探討

夏建彬

摘 要：為更好地服務基層，促進社會經濟的發展，將檔案管理工作擺在基層工作的更高地位，以更積極的熱情參與到工作中是非常迫切需要的。基層檔案管理在新時代背景下既有“歷史遺留問題”，同時也面臨著新的時代挑戰，因此，基層工作人員要肩負起提升基本業務能力、服務大眾的職責，促進檔案管理工作的建設。

關鍵詞：基層檔案管理;問題;建議

一、基層檔案管理的平衡性討論

（一）企事業單位與社企的管理平衡問題

當前檔案管理工作的重心仍舊以機關事業單位為主，企事業單位與社企、城鄉住戶、重大項目建設等檔案管理工作的普及程度不同，資料來源較為單一化、利用這些數據分析得出的結果可能有一定的側重性但并不全面，即檔案管理的傾向平衡性有待加強、社會參與的自覺性以及管理部門的強制性不足。

（二）技術發展與管理發展平衡問題

許多基層部門在開展工作過程中很自然而然的認為應以事務管理和人員管理為主要工作方向，當然這在傳統工作方式中是沒有任何問題的，但在科技化程度日益深入人們生活、深入機關工作的時代下，技術發展的必要性也逐漸涌現，當前技術與管理的側重點是非常明顯的，對于技術發展的輕視將會造成工作效率與社會發展速度脫節等問題。

（三）工作方式與時代發展契合問題

粗放式工作方法、只重視文書檔案管理、各領域檔案資料管理深入情況不同等傳統工作方式與當前快速發展的社會以及高速增長的檔案資料量是格格不入的，基層部門沒有起到以點帶面的積極作用，一些基本業務能力甚至出現了“開倒車”的現象，“組卷”歸檔方式仍舊在沿用，檔案管理工作回歸傳統。

（四）監督管理與業務指導平衡問題

管理“面”上的監督以及歸檔過程“點”上控制的協調性有待加強，具體表現在諸如“集中歸檔活動”等能夠激發工作人員工作熱情的有效形式不能長久持續下去，檔案存儲出現“斷糧”現象，也就是說監督管理和業務指導這兩個基本的體制管理手段并沒有得到好的利用，微觀業務的規范性和宏觀管理的指導性作用沒有得到好的發揮。

（五）檔案整理與開發利用平衡問題

檔案整理、歸納的最終目的應該服務于社會發展和經濟建設，即歸檔只是數據資料使用周期的一個中間過程，不能成為其終點，對這些檔案資料開發利用程度低的一個原因就在于較難檢索、一旦歸檔就“永久封存”，最終導致工作陷于被動狀態。這一問題在未來基層檔案管理的改革過程中是需要重視起來的，不能讓檔案成了“傳家寶”，而是將其作為促進發展的基本工具、基本手段，形成資料利用的循環機制。

二、基層檔案管理工作存在的主要問題

（一）理念缺失問題

對檔案管理工作不重視而引起的消極工作態度以及低效率歸檔工作是當前存在的主要問題，若不能轉變這種管理理念和工作心態，檔案管理工作中的細節問題就不能得到有效處理，進而引起其他工作中的問題，對基層工作發展起著慢性腐蝕的消極作用，消磨的不但是工作人員的耐心，更是群眾對事業單位的信任。

（二）管理斷層問題

多級管理和分區塊管理能夠有效提升管理效率和質量，但如果各個區塊之間不能有效銜接起來而是存在著紕漏，這種事務管理上的漏洞雖然日常工組中難以直接體現出來，但隨著工作的深入開展問題逐漸暴露并且會造成無法挽回的損失，到時只能是“拆了東墻補西墻”，嚴重影響著檔案管理工作的深入進行。

（三）環境有限問題

技術環境和管理環境問題始終圍繞著檔案管理工作，特別是在一些缺少資金支持和設備援助的基層單位中，長期物資上的匱乏使得基層工作人員常年處于高負荷工作壓力中，檔案管理部門“老齡化”現象也加劇了相關工作的倒車現象。信息化手段的引入及后期維護建設資源缺少投入也是基層工作發展存在的問題，根本上講即缺少長遠的發展眼光，只注重短期投入與產出，這種理念是應該被時代摒棄的。

（四）價值評價問題

檔案歸檔后如何最大化其效用，將標準化與數據化的檔案投入到新的生產中，為社會經濟發展和工業生產創造更大的價值是值得我們研究的問題，當前缺少這種對檔案資源開發利用的研究、評估與評價體系，急需建立基于現階段檔案管理工作實際情況的價值評價制度，以推動管理改革向深水區發展并提升檔案材料使用流程的完整性。

（五）服務對象問題

許多基層工作人員的服務意識不足，沒有將自身工作上升到個人職業生涯規劃和單位發展、社會發展的高度層面上，被動性接受各項工作，也沒有抓住社會上的一些再教育機會進行個人能力提升。從上級層面講，缺少了對職工專業知識的培訓以及缺少人才培養規劃。

（六）流程標準問題

當前檔案管理從收集、整理、價值評估、保管、檢索等方面都仍有很大的進步空間，如收集來源的拓寬問題、整理的自動化智能化和信息化問題、價值評估標準化體系的建立問題、數據存儲的網絡化和安全問題、檢索系統的搭建和共享平臺構建問題等都需要我們深入研究。

三、提升基層檔案管理宏觀指導對策

（一）強化職工專業水準和道德標準

工作中通過單位統一組織技能培訓、上機操作、交流講座、繼續教育等形式強化職工的專業水準，同時通過思想政治教育、黨支部培訓以及經典工作事例宣傳等途徑提高職工的道德標準，使他們以更飽滿的熱情和更積極的心態加入基層檔案管理建設中。

（二）優化檔案管理基礎設施建設

基層檔案管理基礎設施建設包括硬件和軟件建設兩方面，硬件即普及標準化的檔案管理系統平臺并為后期維護預留足夠的資金，軟件既包括與硬件相配套的平臺，同時也包括規范制度建設和對職工的信息化培訓，以更高的信息化水平為基層檔案管理服務。

（三）積極應對新時期檔案管理的危機

對于新時期暴露出的數據安全危機、服務轉型危機等問題，基層要認真應對，加強信息人才建設與培訓、優化檔案部門人員結構、關注職工思想狀態等，不怕出現問題，就怕遇到問題不解決，提升整個檔案部門的責任意識和工作熱情。

（四）落實檔案場所的標準化和專業化建設

在基層檔案管理中，除落實計算機等關鍵硬件設備外，還應設立專門的檔案場所，將檔案整理、閱覽、庫房、辦公等功能區分開設置與管理，實行區塊化責任管理制度，最大限度保證檔案資料的完整性、全面性和有效性。

（五）推動基層工作的可持續發展

提高檔案收集的廣度和深度挖掘其價值，這一橫一縱向的范圍擴展是推動基層檔案管理可持續發展的兩條基本途徑，與此同時，做好基層工作的長期建設規劃，進一步提升管理效率和質量，最終實現檔案管理可持續發展。

四、結語

在社會發展和經濟轉型的關鍵時期內，基層工作人員要摒棄傳統不重視、不作為的檔案管理理念，真正樹立起為人民服務的基本工作意識，通過積極參與單位培訓、合作交流以及自我提升等形式增強自身的專業素養，俗話說“打鐵還需自身硬”，要不斷拔高自己以適應日新月異的科技發展和檔案管理工作模式轉變。知識武裝、技術準備、統籌指導以及隊伍建設是基層檔案管理建設的“四大法寶”，我們要及時發現問題、解決問題，推進社會主義現代化建設。

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