淺析開發利用數字科技檔案信息資源為科研服務

章細英

摘 要：分析了數字科研檔案信息資源建設的現狀和存在問題，提出了當前科研檔案信息資源建設中提升檔案信息化建設的思想認識、加大檔案信息化基礎設施建設投入、加強人才引進與培養3個途徑和實現科研檔案信息資源數字化、網絡化、市場化的服務舉措，可為數字科研檔案信息資源開發利用提供參考。

關鍵詞：開發利用;數字檔案;科研服務

隨著信息化時代的到來，在信息社會決定一個國家和地區生產力發展水平的不只是自然資源，歷史條件等，而且包括知識在內各種信息將成為知識經濟時代最為重要的資源。在此背景下，科研院所要得以生存發展，只有充分開發利用檔案信息資源，以促進科研工作更好開展。

一、開發利用數字科技檔案信息資源的意義

科研檔案是科研生產活動過程產生的真實記錄，是促進科技創新、知識創新、以及科技成果轉化的前提和依據。而開發利用科研檔案：第一使得科研成果直接轉化社會生產力，給人們帶來社會效益和經濟效益;第二科研人員在查閱相關的科研檔案信息資源的過程中，拓寬思路，從中產生新的研究項目;或者通過借鑒對原有的科研項目中一直沒能解決的問題起到啟發作用，突然豁然開朗，找到了解決的方式。每個科研項目的研制成功，要經歷課題論證 ，課題研究和課題鑒定三個階段，必然就要查閱、借鑒大量相關的科技檔案信息資料，而科研人員在查找科技檔案信息時希望更加方便、迅速及時的查詢到最新的科研信息，了解最新的科研動態，以及該領域中的最新理論或研究方法。這就必須加快對數字科技檔案信息資源的建設。

二、數字科技檔案信息資源建設的現狀與問題

1.缺乏對科技檔案信息化建設的正確認識。首先部分檔案管理人沒有意識到當今信息技術快速發展時代，傳統檔案管理方式已經不適應社會的發展。沒有意識到檔案信息化建設的優勢：通過利用信息技術，促進檔案信息化建設能夠提高職能效率;方便管理;方便民眾查找利用;實現檔案資源的共享了。正是對檔案信息化建設缺乏正確認，還保持原來的管理模式“重管輕用”，只要保管好就可以，正是這種傳統管理理念嚴重阻礙了檔案信息息資源的建設。

2.科技檔案信息化的基礎設施建設不完善。由于缺乏對科技檔案信息化建設的理解認知，認為只要借助一些網絡技術就可以實現檔案的全部開發與利用，而忽略了對檔案信息化建設的管理環境、配套設備等方面進行完善。科技檔案信息化建設的基礎支撐是以具有較高性能的軟硬件，只有擁有這些網絡設施和網絡技術的保障。才能改變以往檔案工作方法，以促進檔案工作更好的發展。因此，在檔案管理基礎設備上加大資金的投入：首先添置一些必備的設備，如打印機、掃描儀等。進行計算機管理，這樣方便使用者能快速查找、閱讀，既節省人力、物力、財力也節省時間，提高了工作效率。通過計算機管理，保存信息更加方便簡單也增加了其保密程度，提高檔案的利用率。

3.科技檔案信息化建設中檔案管理人員綜合素質。科技檔案信息化建設對檔案管理人員提出了較高要求：檔案管理人員即要具備檔案管理的專業知識，又要掌握相關的計算機操作技能，而以前的檔案管理工作雖說工作量大，工作繁瑣，但只要檔案管理人員具備較高的責任心便能夠勝任，在檔案管理方面的專業知識、技術等方面要求不高，這樣造成許多單位的檔案管理人員普遍存：知識文化水平低、知識面狹窄、理念老舊，認為只要做到保管好檔案，不丟失、破損，“重保輕用”，達到以上要求就大功告成，這是完全跟不上檔案信息建設發展的步伐，使得檔案中蘊藏的豐富信息無法得到充分開發和利用，無法滿足社會發展的需要。

三、科技檔案信息資源建設存在問題的解決途徑

1.思想認識的提升是檔案信息化建設的基礎。提高領導對檔案信息化意識，通過宣傳等使得領導對檔案工作重視以及支持，從而推動全單位的檔案信息建設必要性理念的形成，從而使得科技檔案信息資源建設得到重視接受。通過宣傳學習打破檔案工作人員傳統觀念，建立科學合理的觀念，認識到科技檔案信息資源建設是一種發展的必然趨性，從被動轉為主動，積極投入到信息化建設中。

2.加大檔案信息化建設的基礎設施有層次的投入。檔案信息化建設必須具備一定的硬件條件。所謂“工欲善其事，必先利其器”，有計劃有步驟加大檔案管理設備方面的資金投入，引進計算機管理，并添置配套一些必要的基礎設備，若缺了這些硬件設施，檔案信息化建設再好的藍圖也難以實現。

3.加強人才的培養和引進力度。科技檔案信息化建設需要既能掌握計算機信息技術又懂得檔案學相關知識的綜合性人才。為了解決這一問題，應從培養和引進兩個方面進行。首先對于原有的檔案人員，他們掌握檔案學的基本知識，工作很多年，也積累一定工作經驗，加強他們的計算機、網絡技術、多媒體技術等信息化知識與技能培訓，提升應用技能和水平。通過不斷充電，拓展視野，熟悉了解科技檔案工作的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論，新技術知識改進檔案工作。檔案部門在開辦檔案人員培訓時，除理論方面的培訓更要加強實際操作培訓，而且實際操作是關鍵，歷年來每次檔案培訓只有理論缺得實地考察與操作，這也制約檔案人員動手能力，因此今后檔案部門在辦理培訓時，從檔案人員實際所需出發，改變培訓方式，讓檔案人員真正學到實際操作方法而不是閉門造車。其次引進計算機專業人才，利用他們的專業知識，來指導促進科技檔案信息資源的開發利用，為科研生產服務提供更好。

四、開發利用數字科技檔案信息資源為科研服務的舉措

1.實現科技檔案信息資源數字化。它是科技檔案信息資源建設一項主要任務，是檔案數據庫建設的主要手段和根本途徑。而目前館藏科技檔案以多種多樣形式存在，有紙質、照片、視頻、音頻等各種形式，并沿用傳統的檔案整理、分類方法等已不能滿足時代快速發展的需要。為了更好的開發利用，就必須對館藏科技檔案進行數字化。通過建立檔案數字化系統即數據加工技術平臺，利用先進的信息技術實現數字化處理設備和應用軟件的系統集成，對非數字化的館藏檔案（如紙質檔案、錄音、錄像帶等）進行數字化處理，進行檔案信息轉換，各類信息存貯以及建立檔案信息數據庫功能，能對所形成的電子圖像、視音頻數據進行數字化處理，并且能夠實現檔案目錄數據與檔案內容數據的一一對應和有效鏈接。對于科研院所而言，通過長期試驗研究積累大量有價值的原始檔案材料。只有以科技檔案信息資源為基礎，利用計算機網絡平臺技術，對科技檔案信息進行數據化加工處理，才能使科技檔案信息資源得以充分開發利用。

2.實現科技檔案信息資源網絡化。21世紀是一個以網絡為核心的信息朝代，人們對于網絡的依賴性與日俱增，人們可以通過網絡隨時隨地獲取所需的信息，解決工作、學習、科研、生活中遇到的難題，因此加強科技檔案網絡化是必然趨勢。科技檔案信息網絡化即建立檔案信息網站，以多種形式對技檔案的信息資源進行開發。首先對傳統科技檔案進行數字化處理，其次利用計算機相關軟件對科技檔案的信息進行開發，形成文本、音頻、視屏、圖示、數據化的分析結果等形式，再通過網站提供給網絡信息用戶，從而實現了科技檔案信息的共享，并提供了各種在線服務，使得檔案信息開發利用超越了時空的限制，人們可以足不出戶就可以快捷與便利利用檔案信息，同時對科技檔案的信息進行宣傳。借助網絡進行檔案的法規審核、鑒定審查、歸檔接收以及檔案的檢索、調卷、編目、庫房保護等各項管理，實現檔案管理自動化，加快了檔案信息傳送和數據處理的速度，提高了檔案檢索利用的速度和準確率、完整率，提高了工作效率。

3.實現科技檔案信息資源市場化。檔案信息產品的市場化是檔案信息服務于科研生產的特征，也是有別于傳統的檔案服務業和咨詢業的重要因素。一方面科研檔案信息包含了大量有價值的原始的信息，在科研、生產、管理等方面提供參考依據，讓科研人員在試驗研究中少走彎路，開拓思路，因而科技檔案信息具有使用價值。另一方面，科技檔案信息是試驗生產實踐等活動的原始記錄，具有歷史性、真實性的特點，逐漸成為高校、企業在科研活動、產品研發等中需要借鑒參考的重要信息資源，成為在激烈的市場競爭中取勝的關鍵因素。受到高校和企業的青睞。許多科研單位經過科技人員努力，擁有多項專利、科研成果，把這些進行轉化即服務科研生產，給企業帶來經濟效益，又提高收入，還調動積極，從而使科技檔案信息資源得到深層的挖掘和開發，為科研提供更好的服務。

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[4]閆雪茵.如何正確進行科技檔案信息資源的開發和利用[J].辦公室業務，2017

（作者單位：福建省農業科學院茶葉研究所）