信息時代下檔案管理工作的創新探討

周利

摘要：在社會各項事業發展的過程中創新是其重要的力量源泉，同時也是信息時代下檔案管理工作的基本動力。在信息時代的檔案管理中檔案工作的信息化建設是其工作創新的客觀需求，信息化建設的不斷完善有助于滿足新時期檔案管理工作的基本需求，進而對信息時代下的檔案管理工作進行創新。在本文中經過對檔案管理的信息化概念進行闡述，從而對檔案管理信息化建設中的主要任務及其內容進行詳細說明，進而對信息時代下檔案管理工作創新過程中所面臨的問題以及對策進行解析，并對其創新對策進行探討。

關鍵詞：信息時代;創新;檔案管理

在我國的政府機關、企業、組織以及個人活動中，檔案是作為記錄來進行聲像、文字、圖表以及其他文字進行保存的主要方式，檔案是重要的社會信息資源。檔案管理也逐漸成為各個組織與部門的重要任務。傳統的檔案管理具有相對悠久的歷史，近年來，隨著科學的發展信息時代逐漸到來，從而促使檔案的管理工作面對更加嚴峻的挑戰。在當前的信息化工作中檔案管理的創新是其主要要求，并能夠有助于檔案管理工作走出目前的困境，進而適應當代的發展需求。

一、檔案管理信息化的概述

第一，檔案管理信息化的基本概念。依據檔案行政管理部門的相關工作指導范圍，檔案管理信息化主要是指在相關檔案行政管理機構的統一規劃以及組織下，在檔案管理的整個過程中應用現代信息技術，從而對檔案的信息資源進行有效的采集、接收、保存，進而能夠為檔案信息資源提供有效的服務[1]。檔案管理信息化的主要內容為將檔案管理的模式由實體保管為主的傳統模式轉變為以數字化、現代化檔案管理為主的重要轉變。

第二，檔案管理信息化的基本特點。其主要包含三方面的內容：（1）在進行檔案管理信息化工作的過程中，其遵循的政策以及法規由相關檔案管理的行政部門進行統一制定。（2）在社會活動信息化當中檔案管理信息化是其電子文件以及電子檔案等的重要表現形式，同時也是企業以及政府等的相關單位實行信息化管理的主要標志。（3）在進行檔案信息資源管理的過程中能夠有效發揮現代信息技術的主要優勢，進而在檔案資源管理中實現網絡化以及數字化，對于檔案管理工作效率的提升具有至關重要的作用。

第三，檔案管理信息化建設中的相關任務。其主要任務為通過檔案行政管理機構進行統一的規劃與組織，進而能夠與相關單位實行信息化建設的有效結合，在目前的各個單位中廣泛推廣現代化信息技術，并且能夠將其作為相應的載體，從而將檔案信息資源進行有效的開發及利用，促使單位內檔案管理人員的信息化管理水平得到相應的提升，進而促使檔案管理信息化建設不斷推進與完善。

二、信息化時代下檔案管理工作中遇到的問題以及創新對策

第一，在當前信息化時代下檔案管理面臨的問題。主要包含兩方面的內容：（1）相關人員素質以及技能的缺乏。在當前信息時代的大環境下，進行檔案管理主要是利用現代的計算機技術而進行的檔案管理工作，因此，對于檔案管理人員具有較高的要求，需要他們具備一定的管理方面的相關理念以及計算機技能。但由于在以往傳統檔案管理的過程中，并未對其足夠重視，致使其管理的工作人員主要為相關單位的職工家屬，而該類人員先進的知識理念以及專業技能較為缺乏，因此，對信息時代下的檔案管理工作存在不適應的情況[2]。（2）信息時代下檔案管理的安全性。與傳統的檔案管理比較信息時代的檔案管理主要針對電子檔案進行的管理，并且該類檔案具有易查閱以及使用便捷等的特點，因此極易導致篡改檔案情況的出現。不法分子利用相關的計算機以及網絡技術對原始檔案進行惡意的竊取、篡改，甚至破壞以及刪除，進而使得原始檔案面臨破壞或者泄露等的風險。與此同時，電子檔案主要是依托于計算機主機以及硬盤等設備進行存儲，因此，若計算機硬件或者出現互聯網病毒蔓延，則會導致檔案丟失的情況出現。在當前實行信息時代下的檔案管理工作中，信息安全問題則顯得至關重要。

第二，信息時代下實行檔案管理的創新型對策。在當前，對于正打算實現或者已經實現信息化檔案管理的企事業單位以及相關組織，應當注重創新型人才的管理以及引進相關機制，并可以與具備相應教育師資的高校進行聯合重點培養。注重數據庫、計算機以及信息安全等相關知識培養的同時，也應注重對其檔案管理工作能力的培養。對于相關復合型人才，在其畢業前可安排到相關的單位以及組織進行實習，利于其對相關的工作內容進行了解并能夠提前熟悉。在對原有的檔案管理人員進行管理的過程中，應注重相關培訓課程的引入，通過采用實訓上崗制度，促使檔案管理人員與創新型人才之間能夠進行有效的溝通與交流，進而促進其相互學習。在企業當中采用信息時代下的檔案管理，應注意相關檔案安全保障體系以及標準化流程的建立。對檔案進行分類、查閱、歸檔以及保存的過程中可以建立相應的安全防范措施，避免被人惡意破壞或者篡改。同時，企事業相關單位還應注重采用計算機系統建立相應的安全保障體系，進而避免由于計算機設備使用不當或者網絡攻擊等造成信息破壞或者損失等情況的出現。

綜上所述，在信息時代下的檔案管理中創新是其發展的必然需求，并且對于檔案管理的工作要求較高，因此在進行檔案工作管理的過程中，必須要與時俱進，通過不斷創新，促使相關文化事業能夠在當前的大環境中得到不斷發展。此外，在進行檔案管理工作創新的過程中，還應對公眾權益進行有效維護避免信息泄露或者丟失等情況出現。同時應保持社會信息化建設與檔案管理的有效結合，加強與檔案信息管理相關的基礎設施建設，促使檔案管理工作在創新的過程中，真正實現信息時代化。

參考文獻：

[1]金波，晏秦.數據管理與檔案信息服務創新[J].檔案學研究，2017，11（6）：99-104.

[2]劉永，趙旺，任妍.跨界融合模式創新驅動檔案信息化建設探討——以智慧城市檔案管理云平臺體系建設為例[J].檔案管理，2017，13（3）：4-9.