淺談如何提高人事檔案管理規范化水平的策略

張吉兆

摘要：人事檔案管理，是企事業單位的一項工作內容，其能夠為單位人力資源工作的開展提供依據，優化單位人才配置，這對于單位的發展具有深遠影響。因此，所有的企事業單位都必須要重視并切實做好自身的人事檔案管理工作，提高人事檔案管理的規范化水平，以促進和保障單位的長遠發展。本文基于作者自身的實際工作經驗與學習認識，首先簡單分析了提高人事檔案管理規范化水平的必要性，然后主要就如何提高人事檔案管理的規范化水平，提出了探討性建議，以期能為的相關工作實踐提供參考。

關鍵詞：人事檔案管理;規范化;策略

在當前的企事業單位人事檔案管理工作中，我們必須要將如何提高檔案管理的規范化水平作為一個關鍵課題，積極加強研究、探討與實踐。既要客觀、深入認識提高人事檔案管理規范化水平的必要性，更要采取科學、合理的工作策略，切實、有效的提高其規范化水平。

一、提高人事檔案管理規范化水平的必要性

當前，全球社會都已經進入了人才經濟時代，也就是說人才成為了決定工作和生產力的核心要素，不論在什么樣的企事業單位當中，都只有依靠人才的力量，才能實現更加穩定和長遠的發展，這就是為什么人力資源管理倍受重視的原因[1]。而人事檔案管理能夠為人力資源管理提供完整、詳細的參考和依據，確保人力資源管理的客觀性、公平性、公正性，尤其是在人才的晉升、任用當中。必須要通過人事檔案，才能準確的分析和評價人才，了解人才的特長、能力、素質，從而做到“因地制宜”“物盡其用”，優化單位的人才配置，使人才能夠在最適合他們的工作崗位上，發揮出更大的效能和價值。為此，我們便必須要在人事檔案管理上予以更多的重視和投入，不斷提高其規范化水平，使之能夠更好的為單位和人才的個人發展服務。

二、提高人事檔案管理規范化水平的策略

（一）進一步健全人事檔案管理制度

當前，各個行業、領域都在朝向規范化的方向建設、發展，而制度則是確保“規范”的一個最基礎條件。為此，在企事業單位的人事檔案管理工作當中，我們必須要進一步健全檔案管理制度，以明確的、詳細的制度條例作為指導和約束，才能確保人事檔案管理得以有序、高效和規范的推進，避免出現不合乎規范的疏漏和問題。如必須要對人事檔案管理的具體內容，做出明確的規定，除了基本的個人資料外，還必須要包括政治歷史審查資料、已發表論文和科研成果材料、職稱評定審批表、履歷表、工作鑒定、學習鑒定等等，不能有任何的遺漏，如果確實是因為材料不齊全，則需要在存檔時做好說明工作，明確具體缺失哪些內容，以便后期逐一補齊[2]。再者，要根據《檔案法》和我國的其他檔案管理政策要求，結合單位自身的檔案管理工作情況、人事結構情況等，對人事檔案管理的各個工作環節作出詳細和明確的制度規定，不論是人事檔案的收集、編撰、歸檔，還是后期的調閱，都需要具備相應的制度規范，尤其是在調閱保密方面，一定要做到嚴格、合法。另外，各企事業單位還需要在人事檔案管理實踐中，建立起規范的責權制度體系，合理的設置人事檔案管理工作崗位，根據崗位科學的劃分工作內容、工作責任、工作權利，并對應于工作的內容、責任和權利，制定細化的工作績效考核指標，保證各項人事檔案管理工作的規范落實。

（二）強化人事檔案管理信息化安全建設

信息化技術在人事檔案管理中的應用，確實大大提高了檔案管理的效率與質量，減輕了人的工作壓力，但與此同時其信息安全問題也較為突出。因此，為了提高人事檔案管理的規范化水平，我們必須要大力強化人事檔案管理信息化的安全建設采用先進的信息安全技術對人事電子檔案全過程加強監控，為人事電子檔案管理筑牢安全屏障。可以在檔案管理系統內增設管理監視子系統，對人事電子檔案的存取過程進行全程監管。實際的系統設計中，工程人員可將智能傳感器、無線網絡、數據庫檢測作為一個整體的系統來構建，通過實時的物聯網網絡鏈接，系統可實現對人事電子檔案24小時無間斷的監管。在保證計算機系統安全運行方面，可采取安全檢測和監控監測、防火墻技術、訪問控制技術等手段。在保證數據安全方面，可采取加密技術、數字簽名技術、數字水印技術、文件備份與災難恢復技術、防病毒技術等手段[3]。

（三）引入和應用大數據技術

所謂的檔案管理規范化，不僅僅要體現在檔案的收集、編撰、存檔方面，更要體現在利用方面。為此，可以嘗試引入和應用大數據技術，依靠大數據和人工智能來進行人事檔案的分析。例如，企事業單位可以將自身的發展戰略規劃與人事檔案系統整合起來，以單位在未來發展戰略規劃中的用人需求為依據，通過對人事檔案的大數據分析、挖掘，提取出對單位發展最有價值的人才，科學的優化單位人才資源配置。

（四）做好對檔案管理人員的教育和培訓工作

最后，為了提高人事檔案管理的規范化水平，還需要進一步加強對檔案管理人員的素質能力培養，一方面要提高檔案管理人員的責任意識、質量意識、標準意識，端正他們工作的思想態度、職業道德，使其可以更加嚴謹的對待自身工作。另一方面則要強化工作人員的業務能力，除了檔案管理專業知識、技能，還有信息化技術、大數據技術等，這樣才能使其能夠更好的勝任自身工作，保證自身工作的質量與規范化水平。

三、結束語

不論是企業單位還是事業單位，在當前都必須要重視并切實做好自身的人事檔案管理工作，提高人事檔案管理的規范化水平，使人事檔案管理能夠在企業和人才的發展中，發揮出更大的價值和效用。

參考文獻：

[1]盧榮平.行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略[J].辦公室業務，2020（07）：153-154.

[2]武思翠，劉建美.事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化管理探討[J].傳播力研究，2019（15）：297-298.

[3]云庭.事業單位人事檔案管理標準化、信息化的實踐思考[J].智庫時代，2019（02）：55-57.