更新檔案管理理念推進檔案管理科學(xué)化

趙麗彬

摘要：當(dāng)前轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，檔案管理工作中存在著很多的問題與不足之處，手續(xù)不嚴、思想重視度高等，都會導(dǎo)致檔案管理水平難以提升。本文先對目前檔案管理工作中存在的各種問題進行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何全面推進檔案管理工作的科學(xué)化，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;科學(xué)化;研究

檔案管理與我們的日常生產(chǎn)生活密切相關(guān)，檔案管理工作在很大程度上也體現(xiàn)了時代發(fā)展的要求，創(chuàng)新理念和檔案管理方式方法，加強企業(yè)科學(xué)化和規(guī)范化建設(shè)，有利于促進檔案管理工作水平的整體提升。

一、檔案管理中的常見問題分析

從調(diào)查結(jié)果來看，為數(shù)不少的檔案管理人員對檔案管理工作存在著錯誤的認知，只是簡單的認為檔案管理就是抄寫以及分類整理等，無法為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益。在該種思想觀念的影響下，檔案管理者自身定位不準確，對檔案工作的價值和意義缺乏足夠的認知，以致于管理人員的工作質(zhì)量和效率受到影響。同時，由于檔案人員對管理工作缺乏思想的重要性認知，因此在檔案交接時未能嚴格按照規(guī)范和要求進行，以致于檔案管理工作內(nèi)容不完善，管理手續(xù)和材料不齊全，導(dǎo)致責(zé)任不清、分工不明。

值得一提的是，為數(shù)不少的檔案管理人員片面地認為，所謂檔案交接，實際上就是交接鑰匙的過程，對具體的管理內(nèi)容未能全面的認知。從目前的現(xiàn)狀來看，絕大多數(shù)的檔案管理者并非科班出身，也沒有接受過正規(guī)的嚴格訓(xùn)練以及專業(yè)性教育培訓(xùn)，而且對檔案管理方面的知識掌握不夠牢靠，對檔案管理重要性及其要求認識不深入，缺乏較強的管理意識和能力，以致于工作中未能嚴格遵守制度辦事。檔案管理者的管理水平相對較低，直接影響到了檔案信息的完整性以及準確性，不利于后續(xù)管理工作的開展。同時，不可忽視的一個問題是，檔案管理者往往身兼數(shù)職，以致于工作過程中精力投入不夠，而且歸檔材料的料的檢查以及補充不及時，最終導(dǎo)致檔案材料無法有效展現(xiàn)出其真實意義，檔案內(nèi)容不全面等問題較為普遍。實踐中可以看到，檔案管理者對檔案材料的宣傳力度欠缺，甚至干脆不宣傳。加之檔案管理者往往為非專業(yè)性人員，缺乏敏銳的檔案管理工作經(jīng)驗和技術(shù)，嚴重影響了檔案管理工作質(zhì)量和效率。

二、加強檔案科學(xué)化管理的有效策略

基于以上對目前檔案管理工作中普遍存在的問題分析，筆者認為要想加強檔案科學(xué)化管理，提高檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面著手。

（一）建立健全檔案管理工作制度

無規(guī)矩不成方圓，檔案管理工作中也離不開規(guī)章制度，通過制度的實施來有效提高檔案管理工作效率，并且使檔案管理工作更具執(zhí)行性。同時，還應(yīng)當(dāng)堅持制度的雙向性約束，既要約束領(lǐng)導(dǎo)，又要約束職工。在此過程中，還應(yīng)當(dāng)堅持制度的嚴肅執(zhí)行性，檔案部門不僅僅要制定相關(guān)的規(guī)章制度，更應(yīng)當(dāng)按照制度嚴格執(zhí)行各項工作。在執(zhí)行規(guī)章制度時，應(yīng)當(dāng)做到有功必賞以及有過必罰，體現(xiàn)出制度本身的權(quán)威性。實踐中還應(yīng)當(dāng)積極主動收集檔案資料，確保制度能夠上墻，更能夠落實到實處。具體而言，應(yīng)當(dāng)建立健全借閱檔案資料登記簿，檔案資料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出都要登記，轉(zhuǎn)入職工檔案材料以及轉(zhuǎn)出資料登記簿應(yīng)當(dāng)健全，做好檔案材料的及時移交工作。

（二）做好程序交接工作

檔案交接工作非常的嚴肅，而且其手續(xù)非常的嚴密，實踐中應(yīng)當(dāng)做到賬務(wù)一致。同時，還應(yīng)當(dāng)對借出的相關(guān)檔案材料進行及時的催還，并且整理好相關(guān)借據(jù)，既要注明原因，又要及時進行催還。對沒有整理的文件材料，也應(yīng)當(dāng)進行分類存放并且清理排序。嚴格按照檔案移交規(guī)范落實好移交工作，交接手續(xù)上應(yīng)當(dāng)注明具體的吋間、地點以及人員和清冊與頁數(shù)等，并在移交文件上蓋章，將交接工作落實到實處。

（三）加大檔案管理重要性宣傳力度

思想上對檔案管理工作加強重視，有效的手段和方法就是要加大宣傳力度，檔案管理人員本著負責(zé)的態(tài)度，保證檔案資料的真實完整性，并且清醒地認識到檔案管理是日常管理工作的重要內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)不斷改進其方式和方法，應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，同時這也是工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的體現(xiàn)。在此過程中，對于那些真實性差的材料，應(yīng)當(dāng)及吋將其剔除掉，保證檔案材料的真實性、完整性以及切實可靠性。同時，還應(yīng)當(dāng)做好咨詢服務(wù)方面的工作，基于多種種渠道和方法向廣大群眾加強宣傳，使他們能夠認識到檔案關(guān)乎命。對檔案材料進行收集以及整理和利用等環(huán)節(jié)，都應(yīng)當(dāng)科學(xué)規(guī)范化。

（四）加強檔案管理工作的信息化建設(shè)

在當(dāng)前的時代背景下，數(shù)字化技術(shù)手段幾乎已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)廣泛實現(xiàn)了信息化以及網(wǎng)絡(luò)化辦公。在檔案管理工作信息化建設(shè)過程中，很多檔案資料是對部門以及個人開放的，為此應(yīng)當(dāng)建立公開的檔案管理機制。不僅可以促使大家的檔案意識增強，而且能夠增加檔案管理工作的效率及其透明度。整體而言，檔案管理是各項管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理者應(yīng)當(dāng)保持與日俱進，積極利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段來實現(xiàn)檔案信息化管理，以此來提高檔管理工作水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前發(fā)展形勢下，檔案管理工作的重要性不可小覷。實踐中，應(yīng)當(dāng)及時更新原來的陳舊思想觀念，強化檔案管理，并且積極提升檔案管理人員的技能以及業(yè)務(wù)素養(yǎng)，采用科學(xué)化管理手段來有效提高檔案管理工作實效性。

參考文獻：

[1]胡勁濤.當(dāng)前如何做好檔案管理工作[J].Chinas Foreign Trade.2015（08）.

[2]劉藝凱.對檔案管理工作創(chuàng)新的思考[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）.2016（02）.

[3]肖金玲.淺析如何提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2016（25）.

[4]劉鳳英.檔案管理工作中的創(chuàng)新舉措[J].中國集體經(jīng)濟. 2017（16）.