淺談提升社會保險業務檔案質量的舉措

朱方野

摘要： 天津市金保二期信息系統上線運行后，天津市社會保險檔案館在全力推進一期社會保險業務檔案驗收工作的同時也在同步進行二期檔案電子影像的預驗收工作，在紙質檔案驗收和電子影像預驗收工作中，我們發現了一些檔案質量問題。本文從天津市社會保險業務檔案管理現狀和現存檔案質量問題入手，分析原因，提出解決措施，提升檔案管理水平，確保業務檔案真實、完整和安全，切實維護參保單位和個人的合法權益。

關鍵詞： 天津市;業務檔案;質量問題;舉措

【中圖分類號】F840.3【文獻標識碼】A【文章編號】1674-3733（2020）12-0294-01

質量是檔案的生命，檔案質量的優劣直接影響檔案重要作用的發揮。隨著近來司法取證、行政復議、依申請公開等事項的增加，社會保險業務檔案的存憑資政的作用越來越強，為提供法律依據、維護參保職工利益提供了強有力的支持，作為一項重要的民生檔案，社會保險業務檔案質量的高低關系著社會保險乃至國計民生事業的發展。

1社會保險業務檔案管理現狀

近年來，通過對紙質檔案和電子影像驗收和復核等工作，能反映出各區社會保險分中心對檔案管理工作愈發重視，檔案管理水平有了一定提高，具體表現如下：

1.1檔案質量進一步提升。

分中心積極發揮專兼職檔案員的作用，在收集、整理、定件、組卷各個環節嚴格按照操作規程和規范進行操作，對形成合格的業務檔案進行把關把控，真正將檔案管理工作融入日常經辦工作的每一個環節，從接收驗收的情況看，分中心業務檔案問題案卷占比逐年降低。

1.2業務檔案歸檔較為及時。

結合《社會保險業務文件材料歸檔范圍和保管期限表》，對社會保險經辦工作中形成的紙質、電子、照片等各種形式的文件材料，分中心能做到業務辦結、檔案生成，盡早收集，盡早整理，盡早移交，無積存零散文件，為檔案接收驗收等后續工作的順利開展奠定了基礎。

2現存的檔案質量問題

通過對紙質檔案驗收情況分析和對歷年業務檔案問題的梳理發現，雖然檔案質量愈發向好，但目前業務檔案仍存在著一些問題，主要集中在缺少印章、實物件數與目錄件數不符、頁碼標注不準確三大類問題。金保二期檔案系統上線運行后，實現了業務檔案一體化的目標，為經辦模式的調整奠定了堅實基礎，但由于檔案系統仍在不斷完善中，也對電子檔案質量造成了一定影響，目前，通過抽查檔案電子影像文件，發現存在著電子影像模糊和電子影像缺失等問題。

2.1缺章問題。

主要是個別主表缺少參保單位公章、分中心經辦機構章、分中心經辦人章、個人社保業務缺少個人簽名。主要原因在于經辦人員依法留痕的意識不強，沒有認識到蓋章簽字是經辦事項的必要環節，是保證歸檔材料法律效力的重要依據。

2.2實物件數與目錄件數不符問題。

主要原因在于利用信息系統著錄時，由于疏忽漏錄或者多錄了一個單位，或是同一用人單位五險戶與三險戶應分開錄入系統，但實際進行了統一錄入，造成實物件數與目錄件數的不符，為日后檔案查詢利用增加了檢索查詢的難度。

2.3頁碼標注問題。

主要是一些業務材料背面內容無效而未蓋作廢章、背面內容有效而未打頁碼、漏打頁碼、頁碼打重和頁碼順序顛倒，問題多數出現在附件中紙質材料，包括附件材料背面有文字內容、A3幅面材料未在指定位置標注頁碼等情況。

2.4影像模糊問題。

造成影像模糊問題的原因是業務材料在高拍尚未結束時即被抽走，可以看出經辦人員在業務經辦時沒有關注高拍影像的質量，在檔案整理過程中，專兼職檔案管理人員未進行查驗，對檔案影像的質量把關不嚴。

2.5影像缺失問題。

電子影像缺失包括主表缺失和附件缺失兩種情況，造成主表影像缺失的原因主要是業務經辦人員在高拍材料時將主表遺漏，在后期專兼職檔案管理人員復核時也未能發現問題，其次是信息系統存在問題，無法順利打印出主表。在預驗收時發現系統驗收界面存有二級目錄，但相對應的附件電子影像缺失，造成該問題的主要原因是高拍材料時將經辦要件遺漏，其次是參保方在辦理業務時未能提供經辦要件，而業務卻辦結。

3提升社會保險業務檔案質量的舉措

3.1增強檔案管理人員責任意識。

分中心檔案管理人員應全面貫徹學習《社會保險業務檔案管理規范》等法規文件，增強落實《規范》等法規文件的自覺性，認識到檔案工作的重要意義，進而增強檔案責任意識和風險意識，把檔案管理進一步融入業務經辦，充分發揮業務檔案的憑證參考作用。

3.2進一步完善信息系統功能。

按照“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的工作方針，將檔案信息化和數字化管理的技術標準納入業務檔案信息系統建設。在信息系統使用過程中不斷發現問題，提出優化需求，聯系系統研發部門完善和優化信息系統，通過檔案信息系統功能的完善助力檔案質量的提升，進而實現業務檔案一體化管理。

3.3加強培訓，提升檔案管理人員專業能力。

新時代的檔案管理人員必須具備多元化的知識和較強的專業能力[1]。針對社會保險業務檔案具有較強的專業性特征，應加強對專兼職檔案管理人員的業務培訓，明確常見案卷問題的整改方法，如發現缺章問題，要對經辦人員加強依法依規留痕方面的指導，確保業務的合法合規和檔案的真實、準確、完整和有效。發現“實物件數與目錄件數不符”問題，專兼職檔案管理人員在整改案卷時，補錄被漏錄的單位，剔除被多錄的單位，并重打目錄。發現頁碼標注問題，確定是頁碼標錯的，在備考表中加注說明，不得涂改頁碼，已進行修改的，由經辦人員在備考表上進行說明。電子影像如有缺失或者模糊情況，及時進行補拍，在今后材料高拍時認真履行職責，嚴把電子影像質量關。

3.4定期通報情況，切實提高檔案歸檔質量。

根據各分中心業務檔案驗收情況，檔案館在全面驗收后應對各分中心案卷質量進行評價，逐個反饋情況，幫助分中心有針對性地提高檔案管理水平。同時，建立定期情況通報制度，進一步促進分中心依法合規經辦的意識，切實保證業務歸檔材料的及時性、準確性、完整性和真實性。

3.5發揮輔助人員作用，定期做好自查工作。

前期，檔案館為各分中心配置了檔案輔助人員，分中心要充分發揮檔案輔助人員作用，在完成業務材料歸檔工作的前提下，組織人員力量對電子影像進行自查，做好問題整改，使業務檔案一體化真正成為業務經辦風險的控制閥，查詢服務的信息源，確保紙質檔案和電子影像均無質量問題。

4結語

社會保險檔案事業的出發點在于服務，要最大限度滿足參保單位、參保個人以及公檢法等查證部門的利用服務，而檔案質量問題的存在會造成檔案憑證價值的損失，影響著檔案的查詢利用效果，因此必須對檔案質量問題加以重視，以便更好的服務于社會保險事業。

參考文獻

[1]張彤.如何做好新形勢下社會保險檔案管理工作[J].辦公室業務，2019（12）：124：145.