創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)檔案管理信息

劉燕

摘要： 當(dāng)前，檔案進(jìn)入信息化管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足社會發(fā)展和市場需求，檔案管理工作需要根據(jù)實際發(fā)展的需求，與時俱進(jìn)，對管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理的信息化水平，讓檔案管理更好地服務(wù)于社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化;創(chuàng)新理念

【中圖分類號】G271【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1674-3733（2020）12-0293-01

隨著信息化時代的到來，檔案管理的發(fā)展也應(yīng)實現(xiàn)信息化。在實際中，檔案管理工作與社會的發(fā)展水平嚴(yán)重脫節(jié)。鑒于這樣的環(huán)境下，企業(yè)或者單位在今后的發(fā)展過程中，需要提高對檔案管理工作的認(rèn)識，遵循社會和經(jīng)濟(jì)的基本發(fā)展規(guī)律，創(chuàng)新理念，實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。

1檔案信息化管理的優(yōu)勢

（1）提高辦公效率。我們所認(rèn)知的檔案管理，大部分是最為傳統(tǒng)的人工參與操作的文書整理和保存，操作的整個流程比較繁瑣，并且特別耗費時間，對于檔案信息安全存在很大的隱患性。實現(xiàn)檔案管理的信息化管理，使得檔案管理工作變得簡單可靠，節(jié)省人力、時間，易于查找。檔案管理的信息化，一方面能多方向地實現(xiàn)資源共享，并且查閱的速度也能適當(dāng)性的對所需要的信息進(jìn)行針對性的查詢，并且也不會受到時間或存檔單位的基本限制。

（2）保存的穩(wěn)定性。紙質(zhì)的材料檔案會受到時間的限制，存在一定的脆弱性，在使用過程中受到不同程度的損耗、損壞，存在較大的不確定性。信息化檔案保存就是把傳統(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，上傳到電子數(shù)據(jù)庫，保存既方便使用也便捷。多媒體的運(yùn)用基本上成就了信息化檔案保存的永久性，檔案管理具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

2現(xiàn)階段電子檔案管理存在的問題

（1）不健全的管理體制。管理體制是任何單位企業(yè)必備的，尤其是對于單子檔案保存要求極其嚴(yán)格的單位來講，檔案管理體制可以說是核心體制。現(xiàn)階段大部分企業(yè)或者單位都融入了信息技術(shù)，檔案管理也是逐漸在向全面的信息化過度，但是由于檔案管理缺乏科學(xué)、合理的管理體制，就會使得企業(yè)、單位的基本檔案的處理工作陷入一種半癱瘓狀態(tài)。現(xiàn)階段我國很多的企業(yè)、單位對檔案的基本管理在制度上有一定的不協(xié)調(diào)性，就是現(xiàn)存的管理制度不符合時代發(fā)展的基本趨勢，再加上管理制度的不健全性，企業(yè)、單位科室和各部門之間工作分工以及交接不協(xié)調(diào)，使得檔案管理無法按照正常的管理秩序進(jìn)行，就在一定程度上加深了檔案管理上的混亂。

（2）缺乏專業(yè)管理人員。現(xiàn)階段的電子檔案管理還沒有完全達(dá)到信息化和人工智能化管理，仍然需要專業(yè)的專業(yè)人員進(jìn)行管理。電子檔案在進(jìn)行專業(yè)管理的過程中，很多人員不是專業(yè)檔案管理人員，而且現(xiàn)階段大部分檔案管理工作是老員工兼職管理檔案，但是這就存在老員工學(xué)習(xí)能力差、新技術(shù)接受性低的問題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的效率與創(chuàng)新。兼職管理人員相對專業(yè)管理人員而言缺乏相關(guān)的職業(yè)技能和檔案管理工作經(jīng)歷，以及對檔案管理的專業(yè)性，使得檔案管理在整體水平上就會出現(xiàn)誤差，使得醫(yī)院檔案管理進(jìn)入一種不規(guī)范性的管理狀態(tài)。

（3）缺乏對電子檔案管理的投入。現(xiàn)在很多的檔案管理系統(tǒng)很容易忽略電子檔案管理理念、方式更新，完全忽視了對檔案管理的重視，使得電子檔案管理的軟件設(shè)備水平十分落后，與硬件設(shè)備不相匹配，無法適應(yīng)信息時代檔案管理工作的新趨勢。

（4）電子檔案安全機(jī)制缺失。電子檔案管理缺乏完善的檔案管理監(jiān)管機(jī)制，使得檔案管理使用過程出現(xiàn)很大的隨意性。特別是當(dāng)今信息化的高速發(fā)展，大部分機(jī)構(gòu)、單位基本都是采用電子化檔案管理模式，黑客或者病毒入侵醫(yī)院系統(tǒng)，也會導(dǎo)致電子檔案信息的損壞或丟失，管理人員安全意識的缺乏，使得檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。

3電子檔案管理優(yōu)化建設(shè)的思路

（1）健全檔案管理制度。對檔案管理工作的基本狀況進(jìn)行實際分析，制定相應(yīng)的策略，設(shè)立檔案保管期限制度，對檔案進(jìn)行規(guī)制化管理;成立獎勵機(jī)制，充分調(diào)動管理人員的積極性，保證電子檔案管理制度可以有序進(jìn)行。成立專業(yè)的檔案管理小組，合理劃分工作職責(zé)，針對檔案管理中出現(xiàn)的問題及時探討，及時對借閱檔案進(jìn)行監(jiān)督管制，制定切實可行的管理制度，規(guī)范管理模式，真正做到規(guī)范化管理。

（2）提高管理意識。檔案管理人員的工作水平?jīng)Q定檔案管理的整體質(zhì)量。提高電子檔案管理水平，積極組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，納入人才培養(yǎng)計劃，重視培養(yǎng)復(fù)合型人才，多方位對檔案管理人員進(jìn)行考核，充分調(diào)動工作人員的積極性，激發(fā)管理人員工作激情，發(fā)揮管理人員的主觀能動性，同時還應(yīng)提高檔案管理人員的法制觀念。把醫(yī)院檔案管理制度滲透到管理工作的每個環(huán)節(jié)，通過積累和傳承各種檔案信息資料。

（3）科學(xué)合理應(yīng)用電子檔案。加深計算機(jī)電子檔案管理，減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，也能很大程度上節(jié)約人力、物力、財力，提高檔案管理的工作效率。用現(xiàn)代化電子信息對檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，將檔案管理工作劃分為若干項目，針對每個項目進(jìn)行管理，擴(kuò)大檔案的存儲內(nèi)容和范圍，節(jié)省檔案管理時間，提高管理效率。

（4）提高安全意識，開展定期檢查。加強(qiáng)對檔案管理工作的檢查力度，做好檔案信息資源把關(guān)工作，確保檔案信息符合基本要求。針對性開展思想方面的教育工作，讓管理人員加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，了解檔案管理工作的重要性，敢于承擔(dān)自身的責(zé)任。積極做好各項檔案保存事項，做好日常管理工作，在監(jiān)督管理下推動電子檔案的管理工作，從觀念上重視檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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