實物檔案管理工作策略研究

張翼穎

摘 要：實物檔案的載體是物質，是眾多種類的檔案中的重要種類之一，實物檔案能夠從歷史的角度較為直觀的表現出一個單位亦或者是一個企業自身的面貌，實物檔案屬于檔案的主要構成部分。實物檔案與較為常見的紙質檔案或者是影像檔案之間的區別在于，實物檔案的形體比較直觀且保存的實際價值較高?，F如今大部分的企業或單位在對文書類檔案進行整理的過程達到了規范性的要求，同時也引起了對檔案管理較高的重視，然而對實物檔案進行管理的過程中卻出現了很多問題。于是就需要檔案管理人員對出現的問題進行歸納總結，如是才可以為開展進一步的檔案管理工作奠定堅實的基礎。本文針對于現如今實物檔案管理工作中發現的各種問題做出了必要的分析，并提出了對應的解決策略，目的是為從事檔案管理的有關工作人員提供具有參考價值的資料。

關鍵詞：實物檔案;管理工作;策略

實物檔案的管理工作作為檔案管理工作中極為重要的一部分，實物檔案管理自身蘊含的財富是無可比擬的。實物檔案與其他種類的檔案具有一定的相似性，它們都能夠較為直觀表現出每一個單位或者企業完整的發展歷程，能夠發揮宣傳與紀念等等諸多方面的重要作用，實物檔案的這些重要功能是其他類型的檔案所不具備的。對于負責檔案管理的工作人員來講，實物檔案的中所包含的內容極為豐富，關系到的方面也比較多，其自身也具有一些比較特殊的性質。因此務必要對實物檔案的管理引起足夠的重視，本文將圍繞這些方面的進行研究。

一、實物檔案管理工作中出現的各種問題

1.1保護意識不足

不管是實物檔案的形成過程亦或是優化與整理的過程，都是通過各個相關部門與相關工作人員相互協調而最終完成的，然而當前大部分人對于實物檔案的管理工作依然不具備較為全面與正確的認知，并未依照相關的具體規定與標準來完成檔案的管理工作，而且類似于這種情況的出現也是較為普遍的，最終致使在實物檔案的管理過程中出現了檔案材料的遺失與不具有完整性等等諸多現實性的問題。

1.2歸檔范圍不夠清晰

現如今針對于實物檔案的管理，我國依然尚未建立起一個一致的標準與能夠起到規范作用的相關文件，單純地只是依賴于單位或企業的檔案管理部門所制定的要求，來對部分例如字畫、印章等等多種材料進行歸檔。于是，諸多較特殊的材料是不能夠歸檔且并不具備較為全面的標準與要求的。例如：經營許可證等證書的證明均未實現歸檔，處于分散于多個部門的狀態，也存在一部分仍然保留在個人的手中。經營許可證本應依照相關規定放置在具體的營業場所之中，但是法人證明卻需交由人事科保留。

1.3歸檔時間并不具有一致性

實物檔案習的最終形成通常要經歷多個具體的過程，實物檔案的形成從時間和空間角度來講是具有發散性的。在時間方面，偶然性比較凸顯，例如領導人在比賽等活動中獲取的榮譽證明等材料，因此實物檔案的形成并無規律可尋，偶然發生的性質較強。從空間角度來講，其分散性也較為明顯，因此進一步提高了實物檔案管理的難度，進而通過運用其他檔案管理的方法來對實物檔案管進行管理，并不會獲得較好的管理效果。

1.4載體的種類較為豐富

實物檔案的載體種類多種多樣，較為普遍的是玻璃或者是金屬和木質材料等。檔案上所承載對的信息種類也有油墨、和電鍍等，諸如此類的實物檔案的體積并不具備一致性，因為外界環境的不確定因素也會對之造成各種影響，例如光照與溫度等，因此依照統一的方式是不能夠實現很好的管理的，若進行差異性的管理，會明顯提高付出的成本。

1.5信息與載體相融合，不易利用

伴隨著社會信息化進程的不斷向前推進，很多檔案早已實現了數字化的管理，這樣一來不但能夠更好的保存檔案原件，同時也突破了檔案利用在時間與空間上的局限性，大部分的檔案利用者可以借助于網絡直接調取數字化的檔案信息，其原因在于檔案中最為重要的內容是其中所辦含的具有實際價值的各種信息。但是針對于實物檔案來講，檔案的利用者更加注重的是檔案載體中被固定的信息，是不能夠借助于網絡實現檔案的遷移的，因此只可以到實物檔案管理部門進行利用，于是這在很大程度上對實物檔案利用產生了限制作用，也大大提高了檔案管理的難度。

二、強化實物檔案管理的具體策略

2.1強化宣傳，增強認知

即使人們對于實物檔案的認知處于不斷深入的過程之中，然而不管是檔案管理部門亦或是負責檔案管理工作的工作人員，依然不能夠對實物檔案的管理引起足夠的重視，這是能夠通過檔案館所保管實物檔案質與量反映出來的。若要使這一問題得到有效解決，就需要不斷提升思想上的認知，能夠通過開展實物檔案展示，或是設計制作實物檔案紀念品等等多種方式，最大限度的發掘出實物檔案蘊含的巨大價值，引起人們的廣泛關注，也要不斷強化對實物檔案的宣傳工作。

2.2建立有關的規章制度，提高管理的規范性

具有相對完善的規章制度才能夠有效保障管理工作的順利進行，實物檔案管理同樣也是如此，現階段對實物檔案處理的相關規章制度依然不具備規范性，若要從根本上使問題得到解決，就需要相關的權威部門對實物檔案管理制定出具體全面的硬性規章制度，確立管理的具體要求與標準，所有企業或者是單位依據自身的實際情況進行對規章制度的落實。

2.3培養人才，建強隊伍

實物檔案和其他檔案做出比較，對檔案進行處理的各個方面都具有一定的特殊性，檔案的獲取得形式主要是接收與移交，很少進行主動的征集，但是實物檔案卻與之恰恰相反，通常情況下檔策的載體材料比較固定，保管條件易于控制，但是實物檔案的材料存在差異性，缺少相應的技術手段與標準，于是就需要負責實物檔案管理的相關工作人員具有較強的責任心以及主動收集的意識。

結語

綜上所述，堅持提升實物檔案管理工作的質量，不僅能夠不斷的使檔案管理工作更為完善，同時還有助于單位與企業的管理。通過對實踐經驗總結，容易看出現如今我國實物檔案管理工作依然有許多問題亟待解決，需要在這一方面引起足夠的關注?？茖W合理地利用檔案，不斷提升檔案的管理質量，使檔案能夠最終作為決策與和管理基本依據。本文細致的分析與闡述了現如今實物檔案管理工作中現存的現實性問題，也提供了一些對應的解決問題的具體策略，希望能夠為相關工作人員提供具有實際意義的參考。

參考文獻

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