淺析電子檔案管理現狀與發展對策

趙永青

摘要：電子政務的發展、新技術的應用帶來新的發展機遇，同時也面臨數字化到數據化的需求轉變、網絡整合與資源共享、信息安全、專業人才的匱乏等新的挑戰。在此背景下本文提出了電子檔案管理的思考。

關鍵詞：電子檔案;科學管理;發展對策

中圖分類號：G276? 文獻標識碼：A? 文章編號：1672-9129（2020）01-0041-01

Abstract： the development of e-government， the application of new technology brings new development opportunities， but also faces the digital to digital demand change， network integration and resource sharing， information security， the lack of professional talent and other new challenges. Under this background， this paper puts forward the thinking of electronic archives management.

Key words： electronic archives; Scientific management; Development countermeasures??? 隨著信息技術的飛速發展，大數據應用已經融入各行各業，深刻改變了人們的生活方式。當檔案遇上大數據，電子檔案管理也應與時俱進、改革創新，開啟以大數據為紐帶的智慧檔案新時代。文章重點從標準、服務方面分析了大數據時代電子檔案管理存在的問題，在此基礎上提出了新形勢下電子檔案管理的發展對策。

1? 大數據時代電子檔案管理的現狀

1.1電子檔案標準規范滯后，制約了電子檔案的跨界融合。大數據時代，數據繁雜多樣，統一標準規范是資源共享利用的前提。早在2014年國家就發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提出“科學整合檔案信息資源”“促進資源共享”，但對于資源整合過程中有哪些新標準、新方法、新技術引領，怎樣清理阻礙電子檔案資源整合的障礙，對相關機構有哪些激勵懲戒機制等都不夠明確。隨著電子數據的急速增長和高度混雜，2016年國家發布《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，從“電子檔案存儲、備份、利用、統計、元數據維護”等方面對電子檔案管理進行了規范，代替了2000年《電子文件歸檔與管理規范》。《規范》發布以來，由于未定期審查電子檔案保存標準，電子檔案行業協同標準有的相對滯后、有的尚屬空缺、有的未得到嚴格執行，嚴重阻礙著資源流動共享，電子檔案信息的跨界融合、智能對接步履維艱。電子檔案標準規范滯后，嚴重制約了電子檔案在大數據時代的跨界融合。

1.2大數據技術尚未得到充分利用，制約了電子檔案的智慧化服務。以科技驅動電子檔案工作發展是時代所需。利用數據挖掘、軟件分析等，將電子檔案與社會資源、用戶行為信息進行有機關聯和深度開發，幫助解決實際問題更是用戶的期待。但是目前，數據挖掘、云計算、物聯網、可視化等許多新興技術在電子檔案管理中還沒有得到充分應用，提供給用戶的信息還多是原始信息，深入挖掘、精細加工的二次信息亟待開發;用戶接觸的多是靜態的枯燥文字，缺乏富有畫面感、真實感和吸引眼球、鮮活生動的多媒體信息;檔案咨詢多是電話咨詢或電子郵件，在線智能答疑沒有得到有效應用;手持終端設計、電子檔案定制推送等尚待加強，這些都會影響用戶對電子檔案的感知和體驗。因此加強新技術在電子檔案領域的應用，做好以用戶問題為導向的個性化和智慧化服務，是大數據時代檔案工作實現大發展的突破口，我們所面臨的形勢嚴峻、任務艱巨。

2? 電子檔案管理發展的對策分析

2.1電子檔案標準規范要與時俱進，與國際接軌，共享信息紅利。大數據時代，要提高電子檔案數據質量，標準要先行，對于各行各業產生的電子元數據要統一標準，明確數據類型、用途和文件格式，構建新一代電子檔案大數據平臺和大服務平臺，讓全社會在一個共同的路線圖上協作，共同推進資源整合。2018年，澳大利亞國家檔案館頒布了數字化檔案保存新標準，該標準根據國家最佳實踐規定了數字化檔案的技術要求。這項標準旨在確保生成的數字副本的“母版”作為原件長期有效的替代品，還可生成供公眾利用的衍生文件，最大限度地減少對脆弱文件的物理損害。更重要的是，該標準還是一個有效的工具，有助于盡量避免因文件載體不穩定或技術陳舊而導致的丟失風險。目前，我國在電子檔案標準規范建設方面還有待加強，要深入調研，與時俱進，定期對電子檔案保存標準進行審查修訂，做到電子檔案標準與國際接軌，為實現跨部門、跨行業、跨地區、跨國界的一站式電子查詢打好基礎，使全社會乃至全球共享電子檔案信息紅利。

2.2以用戶需求為導向，真正實現電子檔案利用的個性化滿足和智能化服務。

首先，要加強電子檔案大數據的開發和推送工作。通過對電子檔案分析挖掘，發現用戶檢索訪問規律和關注領域，對用戶需求進行分析和預判，個性化推送相關電子檔案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契機讓電子檔案活起來。檔案工作者也要扮演信息工作者角色，關注熱點事件和民生動態，抓住契機使電子檔案活起來，加強手機應用APP開發和融媒體服務，帶給公眾更多真實感、畫面感和正向的情感體驗，激發用戶潛在需求，推動電子檔案信息預訂工作，更加智慧地服務社會。最后，實現交互式電子檔案智能服務。在幫助用戶解決實際問題的過程中，最好能構建“人機對話”“人人對話”的網絡生態環境，實現“網站智能服務、檔案專業咨詢、用戶互助答疑”三者有機結合，提升服務感知和用戶體驗。以用戶需求為導向，借助大數據融媒體，真正實現電子檔案的個性化服務和智能化應用，人們才能在未來隨時隨地享受高質量的電子檔案信息服務。

3? 結語

國家檔案機構和地方檔案機構的管理人員必須要提高對檔案管理工作數字化建設的重視。對于檔案管理工作人員而言，要將推動檔案工作轉型發展作為未來的主攻方向，要從資源整合、發展規劃、技術創新、人員培養等方面形成合力，確保實現檔案管理數字化工作成果的高效轉化，由中央到地方全面推動檔案機構數字化發展。

參考文獻：

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