企業(yè)文書檔案管理的特點(diǎn)與創(chuàng)新

張錦玉

摘 要： 文書檔案管理是一個(gè)企業(yè)檔案管理水平的主要衡量標(biāo)準(zhǔn)，隨著信息化管理時(shí)代的來(lái)臨，文書檔案管理在現(xiàn)代化管理中越來(lái)越受到重視，而文書檔案管理水平能夠直接影響到企業(yè)檔案資料的安全性、完整性。對(duì)此，本文著重分析企業(yè)文書檔案管理的特點(diǎn)，提出文書檔案管理的創(chuàng)新策略，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：文書 ;檔案管理; 創(chuàng)新;數(shù)字化

文書檔案管理是政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位在行政管理活動(dòng)中生成具有保存價(jià)值資料的總稱。應(yīng)該加強(qiáng)文書檔案管理水平，提高文書檔案管理人員管理素養(yǎng)，提升管理數(shù)字化使其能夠合理、科學(xué)的管理文書檔案，進(jìn)而才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理實(shí)效性。

1 文書檔案管理的特點(diǎn)

1.1 管理工作繁瑣，難度大。

文書檔案管理工作重點(diǎn)管理、收集、整合、編冊(cè)、借閱、保管等，其承載著企業(yè)寶貴的歷史資源，體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程。做好文書檔案的管理工作對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展具有重要的作用。文書檔案管理模式大都運(yùn)用紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存于企業(yè)檔案室中。文書檔案主要包括經(jīng)營(yíng)管理檔案、會(huì)計(jì)類檔案、技術(shù)類檔案等。這就要求文書檔案管理員必須具有較廣的知識(shí)面和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，管理工作的條理性、關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，既要做到分門別類、框架清晰，又要注重整體歸置、方便利用，對(duì)檔案管理員的綜合管理能力有著較高的要求。由于文書檔案內(nèi)容涉及企業(yè)多個(gè)部門科室，材料分散，且時(shí)間跨度大，這些給文書檔案的收集和整理帶來(lái)了一定的難度。總而言之，文書檔案管理工作的難度較大，對(duì)人員的綜合素質(zhì)能力要求較高。

1.2 文書工作對(duì)文書檔案管理的作用

文書工作與文書檔案管理之間具有密切相連性，文書工作包含登記、收集、催辦及文件的立卷、整理、歸檔等，而文書工作的過(guò)程正是文書檔案資料形成的全過(guò)程。文書檔案管理主要來(lái)源于文書工作，文書工作將企業(yè)有價(jià)值的事件、活動(dòng)記錄下來(lái)，經(jīng)過(guò)整合形成立卷，之后定期向文書檔案管理部門歸檔。做好文書檔案的管理工作，為企業(yè)服務(wù)，既是歷史的憑證，又是企業(yè)科學(xué)決策的基礎(chǔ)，其管理工作的重要性不言而喻。

1.3 檔案管理內(nèi)容豐富

文書檔案管理工作是企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的真實(shí)反映與記錄，企業(yè)簽訂的各類協(xié)議、合同、紅頭文件、企業(yè)照片、錄像、錄音等各類檔案資料，導(dǎo)致文書檔案載體多樣化，這無(wú)疑對(duì)文書檔案管理形成一定的難度，因此，只有提升對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，進(jìn)行科學(xué)、合理管理，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理的有效性。

2 文書檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1提升對(duì)文書檔案管理認(rèn)知度

文書檔案管理工作可分為兩方面： 一方面，企業(yè)應(yīng)該在軟硬件設(shè)施上為文書檔案管理工作提供保障，促進(jìn)文書檔案管理人員能更好的進(jìn)行工作。另一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極參與到文書檔案管理工作中，并且根據(jù)實(shí)際情況將文書檔案管理工作納入到年度終結(jié)中，進(jìn)而確保文書檔案管理的時(shí)效性。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)各部門之間的合作，增強(qiáng)文書檔案管理收集、整合工作，文書檔案管理人員要深入到各部門中，了解他們的實(shí)際工作情況，及時(shí)獲取重要的信息價(jià)值，進(jìn)而提升文書檔案管理質(zhì)量。文書工作千頭萬(wàn)緒，有些文書人員在工作中會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有及時(shí)將各科室部門檔案收集整理歸檔，管理缺乏章法、隨意性大，這些情況不僅容易造成檔案的缺失和損壞，不利于檔案的查找和再次利用，所以要提升文書檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知度。

2.2 制定文書檔案管理制度

加強(qiáng)文書檔案管理制度制定，對(duì)提高文書檔案管理質(zhì)量具有一定的保障。首先，企業(yè)應(yīng)該在傳統(tǒng)文書檔案管理制度上，結(jié)合國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)制度，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，構(gòu)建現(xiàn)代化文書檔案管理制度模式，能夠有效更新傳統(tǒng)文書檔案管理中的不足現(xiàn)象，完善文書檔案管理制度，解決檔案管理瓶頸問(wèn)題。要根據(jù)文書檔案管理實(shí)際情況，有計(jì)劃、有目的的對(duì)文書檔案進(jìn)行修編、查閱，增強(qiáng)文書檔案管理制度的實(shí)用性。

2.3 提升文書檔案管理人員素養(yǎng)

文書檔案管理質(zhì)量是衡量一個(gè)企業(yè)檔案管理水平的重要因素之一，而文書檔案管理質(zhì)量與管理人員素養(yǎng)具有直接的影響。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)文書檔案管理員素養(yǎng)，增強(qiáng)他們的專業(yè)理論知識(shí)與技能，使他們能夠合理的使用現(xiàn)代化科技進(jìn)行工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的智能化。企業(yè)應(yīng)該通過(guò)培訓(xùn)工作，提升文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，構(gòu)建文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的有效性。一方面，健全檔案運(yùn)行體系，應(yīng)當(dāng)明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)置至少一名專職人員具體管理，應(yīng)在各部門科室配備兼職檔案管理員。檔案資料必須由檔案部門統(tǒng)一管理，各部門科室只要接手各種檔案資料，并且所涉事務(wù)已經(jīng)辦結(jié)，就應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)檔案歸檔相關(guān)規(guī)定，按時(shí)向檔案部門移交所管檔案資料，切實(shí)做好檔案資料的收集、保管、整理工作。另一方面，改進(jìn)檔案管理理念企業(yè)還應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，通過(guò)思維調(diào)整，將檔案工作的定位由紙質(zhì)檔案整理向數(shù)字化管理的模式過(guò)渡，進(jìn)而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進(jìn)、適用、高效的檔案處理、利用檔案軟件系統(tǒng)，把檔案資源的信息和價(jià)值充分加以開(kāi)發(fā)和利用，完善信息安全管理制度，引進(jìn)信息安全系統(tǒng)，包括建立數(shù)字化文檔管理制度和人員安全管理制度，對(duì)易修改的數(shù)字檔案進(jìn)行加密操作，采取物理隔離的方式消除網(wǎng)絡(luò)危險(xiǎn)等。最終可以實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、全文檢索，以及內(nèi)容介紹、檔案統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理的網(wǎng)絡(luò)化、便捷化、高效化，促進(jìn)資源共享。總之，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的工程，它既憑借于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展成果，也依賴于企業(yè)自身對(duì)檔案工作的重視。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書檔案管理是企業(yè)檔案管理的核心，是一項(xiàng)技術(shù)性、服務(wù)性、政治性較強(qiáng)的工作。要提升文書檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)文書檔案管理人員素質(zhì)，使文書檔案管理能夠有效、科學(xué)、合理的進(jìn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化的信息技術(shù)的有效性。

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