信息化背景下單位文書檔案管理完善措施研究

何命煉?鄒燕

摘 要：本文通過對(duì)行政單位文書檔案進(jìn)行詳細(xì)介紹，結(jié)合當(dāng)前文書檔案信息化管理中存在的問題，探討科學(xué)的信息化建設(shè)策略，合理利用信息技術(shù)優(yōu)勢，推動(dòng)檔案管理水平的提升，為單位行政管理工作的高效開展提供基礎(chǔ)保障。

關(guān)鍵詞：信息化;單位;文書檔案;完善措施

1 引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，行政管理的范圍不斷提升，文書檔案作為行政管理活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)相關(guān)決策的制定和執(zhí)行提供可靠依據(jù)，起到有效的憑證作用。而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)行政管理的實(shí)際需求，特別是隨著信息技術(shù)在行政管理中的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化資料需要檔案管理部門進(jìn)行有效的收集整理，為行政決策提供有效支持，推動(dòng)信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理水平提升的重要基礎(chǔ)。

2 文書檔案管理主要內(nèi)容

文書檔案是對(duì)行政管理工作過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面收集，對(duì)相關(guān)的文件資料進(jìn)行高效的整理和存儲(chǔ)，為相關(guān)行政決策提供可靠依據(jù)，為單位管理運(yùn)行起到重要的憑證作用。其主要包括是在行政管理活動(dòng)中形成的文件資料，如行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃等，是對(duì)單位管理運(yùn)行的直觀呈現(xiàn)，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理力度能夠充分發(fā)揮文書資料價(jià)值，為行政管理的高效開展提供有效支持[1]。

3 單位文書檔案信息化管理存在的問題

3.1 對(duì)信息化建設(shè)缺乏有效的重視

隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，當(dāng)前行政管理機(jī)關(guān)的工作壓力不斷增大，文書檔案管理工作作為單位管理運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)行政管理的高效開展起到有效的推動(dòng)作用。但是在實(shí)際的管理工作中，對(duì)檔案工作的重要作用缺乏有效的重視，對(duì)信息化建設(shè)缺乏支持和投入，使得相關(guān)信息基礎(chǔ)設(shè)施的配置存在不足，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)管理工作的科學(xué)完善和優(yōu)化，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。檔案管理工作涉及各個(gè)職能部門，需要進(jìn)行有效的協(xié)作，才能夠形成較好的管理效果。而管理工作缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，工作流程不夠科學(xué)，無法保證相關(guān)管理規(guī)范的高效執(zhí)行。

3.2 缺乏完善的信息化管理機(jī)制

當(dāng)前檔案管理理念較為傳統(tǒng)，并不能結(jié)合實(shí)際單位管理和信息化建設(shè)的實(shí)際情況進(jìn)行管理思路的科學(xué)調(diào)整，使得相關(guān)管理制度無法適應(yīng)信息化管理模式的要求，不能形成較好的管理效果。管理部門對(duì)相關(guān)信息化管理流程缺乏有效的規(guī)范，無法形成完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，使得相關(guān)管理環(huán)節(jié)缺乏有效的指導(dǎo)，資料的收集和錄入階段無法形成統(tǒng)一的形式，造成管理混亂，增大工作量。同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)資料不能進(jìn)行有效的數(shù)字存儲(chǔ)形式的轉(zhuǎn)變，影響資料的整體性，需要投入相應(yīng)的資源對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行管理，無法增大管理成本[2]。

3.3 檔案利用效率較低

文書檔案是單位行政管理活動(dòng)的直觀呈現(xiàn)，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的利用能夠?yàn)樾姓Q策的科學(xué)制定和執(zhí)行提供可靠依據(jù)。但是在實(shí)際管理工作中，對(duì)資料信息缺乏深入的分析和整理，對(duì)資料缺乏有效的分類和排序，容易造成管理混亂，不能結(jié)合實(shí)際使用需求對(duì)文書檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的定位。而在檔案使用環(huán)節(jié)，只能提供相應(yīng)的查詢和調(diào)用服務(wù)，無法實(shí)現(xiàn)較好的利用效率。同時(shí)對(duì)檔案資源缺乏有效的溝通交流，無法對(duì)相關(guān)職能部門實(shí)現(xiàn)高效的共享，不能充分發(fā)揮檔案價(jià)值，不能為行政管理提供有效支持。

3.4 管理人員的信息水平不足

隨著信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，對(duì)管理人員的信息素養(yǎng)的要求不斷提升，需要工作人員能夠熟練利用信息設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。而管理部門對(duì)檔案工作缺乏有效的重視，使得工作人員的配置不夠合理，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，無法實(shí)現(xiàn)信息化管理模式的高效推進(jìn)。同時(shí)缺乏有效的教育培訓(xùn)，無法結(jié)合管理活動(dòng)中的實(shí)際問題進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)工作的開展，缺乏對(duì)信息知識(shí)技術(shù)的提升。缺乏完善的考評(píng)機(jī)制，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員的客觀評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果得不到有效的利用，缺乏激勵(lì)政策的合理設(shè)置，無法引導(dǎo)管理人員形成主動(dòng)學(xué)習(xí)提升意識(shí)，不利于信息化建設(shè)的高效推進(jìn)[3]。

4 加強(qiáng)單位文書檔案信息化管理的策略

4.1 加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視

檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要作用，結(jié)合單位行政管理實(shí)際需求，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的投入和支持，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行全面整合和科學(xué)配置，優(yōu)化管理流程，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。同時(shí)要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善信息設(shè)備配置，使相關(guān)管理活動(dòng)能夠借助信息設(shè)備進(jìn)行高效執(zhí)行。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)通信體系的構(gòu)建，建設(shè)高效的信息傳輸渠道，使資料數(shù)據(jù)能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行高效傳遞，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的實(shí)時(shí)更新和高效共享。

4.2 完善信息化管理機(jī)制

管理部門要結(jié)合文書檔案特點(diǎn)和信息化建設(shè)的實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行科學(xué)完善，對(duì)管理流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化。要結(jié)合實(shí)際管理需求，制定針對(duì)性的管理規(guī)范，對(duì)相關(guān)管理流程進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)，形成統(tǒng)一文書檔案形式，提升管理水平。同時(shí)要合理利用技術(shù)手段，對(duì)檔案資料的收集、錄入、整理和存儲(chǔ)過程進(jìn)行全面監(jiān)管，形成完善的監(jiān)督機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題，對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整和優(yōu)化，保證資料的真實(shí)有效。

4.3 建設(shè)信息化管理平臺(tái)

管理部門要充分整合文書檔案管理需求，建立完善的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，使工作人員能夠通過管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理流程的高效執(zhí)行，提升管理效率。同時(shí)要結(jié)合單位發(fā)展形勢和行政管理工作的實(shí)際情況，對(duì)平臺(tái)功能進(jìn)行及時(shí)的優(yōu)化和拓展，使檔案工作能夠充分滿足行政管理的需求。要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化資料的管理流程的完善，對(duì)相關(guān)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化的收集和管理，并按照管理制度的要求進(jìn)行合理的整理和分類存儲(chǔ)。要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字形式的轉(zhuǎn)變，保證資料完整性。

4.4 提升檔案資源利用率

管理部門要積極利用先進(jìn)技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)資料信息的分析力度，準(zhǔn)確提取其中的關(guān)鍵信息，建立完善的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用效率的提升。同時(shí)要優(yōu)化檔案使用環(huán)節(jié)，合理利用網(wǎng)絡(luò)途徑，結(jié)合使用者的實(shí)際需求對(duì)資料進(jìn)行高效的檢索和定位，提升服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)要加強(qiáng)與行政管理系統(tǒng)的高效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資料數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)收集，并能夠?qū)崿F(xiàn)資源的高效共享，為相關(guān)決策的制定提供可靠依據(jù)。

4.5 加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

管理部門要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)教育，結(jié)合管理活動(dòng)中存在的實(shí)際問題，進(jìn)行培訓(xùn)內(nèi)容的針對(duì)性完善，加強(qiáng)對(duì)信息知識(shí)技術(shù)的培訓(xùn)力度，使工作人員能夠?qū)ο鄳?yīng)的信息設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行熟練的使用，保證相關(guān)管理制度的高效落實(shí)。同時(shí)要加強(qiáng)思想教育，提升工作人員的工作積極性和責(zé)任心，為檔案工作的高效開展提供基礎(chǔ)保障。

5 結(jié)語

文書檔案工作是單位行政管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，管理部門要結(jié)合行政管理活動(dòng)的實(shí)際需求，合理利用信息技術(shù)，建設(shè)完善的信息化管理平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)文書資料的分析處理，提升檔案資源利用效率，為行政工作的高效開展提供有效支持。

參考文獻(xiàn)

[1]王海燕.探討信息化背景下機(jī)關(guān)文書檔案管理措施[J].青春歲月，2019（14）：484-484.

[2]王洋.基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2019（19）：60-60.

[3]荀海蘭.信息化背景下文書檔案管理工作的思考[J].卷宗，2019，9（8）：45-45.