論大數據時代檔案管理模式的轉變

張皖盈

摘 要：大數據時代下的檔案管理模式必定要經歷一些改變，而且隨著新時代的發展，其管理標準和管理要求也需要相應的提高，面對這些新的機遇和挑戰，管理人員要從容應對，與時俱進，加強對新的管理知識學習和積累，不斷提高自身專業水平，融合當前的科學技術，做好相應的管理和服務工作，使檔案更完整、準確，擴大檔案管理服務范圍，提高服務質量，推進檔案管理工作的有序開展。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;轉變

1 大數據背景下檔案管理工作的變化

1）檔案的管理機制更加復雜。傳統的檔案管理是將檔案資料按照不同的需求進行分類，為后續的使用提供方便。在大數據時代，數據信息非常龐大，數據類型包括結構化數據以及非結構化數據，尤其是非結構化的數據隨著互聯網的應用呈現幾何式的增長，而且不同的信息之間相互交叉。檔案的管理工作較之前更加復雜，管理的內容更加繁雜，因此，傳統的檔案管理模式已經不適應大數據背景下的檔案管理工作。需要檔案管理人員要有大數據意識，重視對于數據的收集及整理，能夠及時地篩選出有價值的信息，并進行歸檔保存，更好地開展檔案管理工作。

2）對于檔案管理人員提出了更高的要求。傳統的檔案管理工作只需要檔案管理人員掌握相關管理的基本方法就可以了。在當前的大數據背景下，檔案管理工作面對的信息更加多樣化以及海量化，信息的處理方式也更加復雜，在這種背景下，對于檔案管理人員提出了更高的要求，除了基本的檔案管理方法以外，還需要掌握計算機技術以及對數據資料的有效整理、查詢等技術。因此，為了更好地開展檔案管理工作，檔案管理人員需要不斷地學習新的知識自己新技術，提升自己的專業素養，培養大數據思維，提高業務水平，以適應大數據時代的挑戰。

3）對于檔案管理的安全性提出了更高的要求。大數據時代，檔案信息化管理讓管理工作更加便捷，效率更高，但是也增加了檔案信息泄露的風險。因此，檔案管理的安全性是檔案管理工作的一項重要內容，對于一些價值信息很高的檔案信息更要保證安全。檔案管理人員在工作過程中，要有安全意識，讓檔案管理工作更加安全，同時，要構建完善的安全信息系統，建立應急防范機制。

2 大數據時代到來對檔案管理的利弊

1）大數據時代于檔案管理之優點。大數據時代的到來為檔案管理提供了先進的技術，隨著現代科學技術發展，更多先進的技術為檔案管理的技術變革提供了條件。一是檔案管理理念從傳統注重保管數量到現代關注檔案信息價值的轉變;二是大數據為檔案信息的保存過程與保存空間提供了更先進的技術，實現了由傳統單一紙質保存方式過渡到電子儲存的轉變;三是紙質檔案不易長期保存容易損失的現象得到了改善;四是實現了電子檔案方便查詢核證的功能，使檔案信息資源得到了有效整合。

2）大數據時代檔案管理面臨之挑戰。大數據時代的到來對傳統紙質檔案管理的保存方式帶來巨大沖擊，使其弊端暴露出來，但是由于我國現代科技起步晚，先進技術的應用與研發并沒有很長的歷史，各方面還處于不太完善的階段，且電子信息使得檔案管理安全性與隱私性受到挑戰，在一段時間內還沒有很好地解決措施與防治手段，相關的規定也不完善，造成信息的丟失與盜取屢見不鮮，給公民個人以及單位造成不同程度的損失。

3 優化大數據時代檔案管理模式的措施

1）改進管理理念，創新服務內容。大數據時代的檔案管理模式應該更趨于現代化、智能化、自動化，檔案管理人員要緊跟時代發展潮流，提升自我知識文化水平，轉變管理理念，在繼承傳統檔案管理模式優點的基礎上，研究全新的檔案管理方式，利用現代科學技術的發展，使檔案管理工作更為高效。其次要充分發揮檔案數據信息價值，創新服務內容，提高檔案服務標準，改善服務方式，全方位健全服務體系，在保證重要信息安全的前提下逐步擴大檔案的公開性，及時更新檔案信息，拓展檔案服務途徑，使社會和大眾能更方便、快捷、安全地接觸檔案資源，獲得更多有用的信息，從而提高檔案信息服務效率。

2）科學整合數據，提高檔案的利用率。首先要加大推進檔案管理的電子化模式，促使各檔案管理部門加快數據信息的電子化存儲收集進程，盡量將紙質資料轉變為電子檔案，全面開展原生電子文件形式，保證數字檔案真實性、準確性、實用性。其次要以信息化為目標進行改革，加強對檔案管理的投入，促使不同檔案管理部門的合作與聯系，優化資源結構，加強檔案管理的自動化，加強檔案的流動性和開放性，發揮集聚效應，使檔案應用范圍更廣，可查閱資源更多。

3）加大檔案管理安全保障力度。首先要制定更為精細的保護方案，完善安全保障系統。可聘用專業的網絡安全維護技術人員，檢測排查檔案管理網絡平臺的安全隱患，升級檔案管理各類軟件，定期維護檔案管理系統。其次要改善檔案保護條件，加強各級檔案安全建設，保證網絡安全設備質量，按檔案內容設立保密等級，減少重要數據信息在網絡上的流動，備份重要數據。最后要成立檔案安全管理小組，加強對人員的管理，提高各檔案工作人員正確的法律意識，網絡安全意識，落實安全管理責任。

4）加強檔案管理設施建設。利用現代化的管理理念以及方法，解決檔案管理中的問題，實現檔案工作的現代化管理。除了有現代化的管理理念外，還需要加強基礎設施建設。引進了專業技術人才，提高了管理隊伍的業務水平，還需要有配備的專業設施，才能更好地發揮檔案管理人才的作用。加大基礎設施的資金投入，更新檔案工作開展所需要的設備，此外，在檔案工作管理中要融入大數據思維，可以和相關的大數據企業進行合作，加強對于設備和技術的研發，讓適應大數據時代的設備以及技術更好地發揮優勢。將存儲以及虛擬技術應用到檔案管理中，拓寬合作渠道，加強現代信息技術在檔案管理中的應用。

5）利用信息技術提高檔案管理水平。在新的時代背景下，檔案管理工作要與時俱進，改變傳統的管理模式，以《檔案法》的法律法規為要求，注重檔案管理工作，創新檔案管理模式。按照檔案管理的要求，科學的開展檔案管理工作，同時為檔案管理人員提供良好的工作環境，完善獎懲機制，督促檔案管理人員更好地投身于本職工作。及時地收集、整理數據時代產生的數據信息以及影像資料，更好地開展檔案管理工作。檔案管理人員應該及時地修復受損的紙質檔案，利用當前的掃描、拍照等技術將紙質檔案進行數字化的轉化，并建立相應的數據庫。轉換工作的前期開展會比較復雜，但是建成之后可以更好地進行數字管理，提高管理效率，此外，需要定期地對于電子檔案進行維護、更新，發揮檔案的信息價值。

4 結束語

大數據時代的到來，使我們的生產生活發生了許多意想不到的飛躍。大數據不僅意味著容量的擴大，更重要的是對大量信息處理、整合后產生的價值。而處于大數據時代背景下的檔案管理則在管理方法、管理模式，以及管理觀念都受到不同程度的影響，不僅使檔案管理面臨許多新的挑戰，而且也為改進檔案管理方式指出了方向，提出了要求，所以轉變檔案管理模式是大勢所趨。

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