淺談工程企業檔案數字化管理的應用及發展

摘 要：工程企業中最難管理的就是檔案，隨著時代的發展，傳統的工程企業檔案管理方式已無法適應時代的要求，急需對檔案管理方式進行升級和創新。在信息化技術高速發展的基礎上，數字化的檔案管理方式被越來越多的企業應用。分析工程檔案的特點和作用，了解應用數字化技術管理工程企業檔案的好處，進一步分析工程企業檔案在數字化管理中存在的一些問題，并提出相應的解決措施，促使工程企業檔案數字化管理朝著安全、高速的方向發展。

關鍵詞：工程企業檔案;數字化管理;應用;發展

工程企業檔案是指企業在工程設計和工程建設過程中形成的具有儲存價值的文字或圖像，是對工程各個時期的詳細記錄，涉及工程設計和工程建設中的多個環節，是反應工程活動的證據材料。隨著工程項目規模的擴大，工程企業檔案的內容也變得越來越豐富，傳統的紙質檔案和管理方式，已無法適應當前的查詢工作，因此，急需對工程企業檔案的管理方式進行創新。就目前的發展形勢來說，對工程企業檔案進行數字化管理是檔案管理發展的必然選擇。但是在應用數字化技術對企業檔案進行管理時仍存在著一系列問題，如何解決這些問題，促進工程企業檔案數字化管理的發展是當前檔案管理工作的重要內容。

1 工程檔案的介紹

1.1 工程檔案的特點

1）完整性與系統性。工程檔案記錄著工程項目的所有環節，使項目有數據可依，使工程朝著精細化的方向發展。工程檔案對工程進行全程備案，有利于查詢項目的原始數據、分析工程中導致錯誤的原因、查詢項目的各項細節，實現項目管理的完整性與系統性。項目交工后如果出現問題，也可以利用工程檔案維護自身權益。

2）流動性與復雜性。工程檔案包括項目申請書、項目調查、項目決策等，涉及工程中的方方面面，且容易受到其他因素的影響，這就使工程項目具有較大的流動性。由于工程項目在開展過程中要協調各個專業，比如排水專業、電氣專業和建筑專業，只有這些專業互相配合、相互促進，才能保證工程按時按量的完成。由于專業龐多，這就使工程檔案具有了一定的復雜性。

3）細致性與完善性。工程檔案中包括多個專業、多個單位和多個環節，在記錄檔案時，要確保各環節的信息準確無誤，因此對工作的要求十分細致。同時，工程檔案還要不斷完善和發展，發現檔案中的錯誤，或是哪項數據記錄不嚴謹，一定要及時改正，只有對檔案不斷地改正和補充，才能使檔案起到對工程詳細說明的作用。

1.2 工程檔案的主要作用

1）原始數據的憑證作用。工程檔案是在對現場數據進行詳細的考察后，通過相關人員的歸納和整理形成的檔案記錄，具有原始數據的證明作用，能對工程的每一個進展環節進行完整全面的記錄，可對工程的質量評估提供原始憑證。由于工程檔案中包括很多原始數據，因此具有不可替代性，產生糾紛時也可作為保護自身利益的權威證據。此外，工程檔案中還包含多種現場記錄，記錄者只對事件進行了描述，過程中沒有加工和刪減，是對現場情況的真實記錄，因此也能起到憑證的作用。

2）技術資料的參考作用。工程檔案中包括在項目進行中使用的各種技術的資料記錄，當遇到工程問題時，可對這些資料進行查看，在工程驗收時，可以按照工程檔案的現有記錄進行參考，然后在形成具體的驗收檔案。

2 工程企業檔案數字化管理應用的好處

2.1 使工程企業檔案管理起來更加便捷

一般來說，工程企業檔案數量繁多、種類復雜，在傳統的檔案管理方式中，工程企業檔案被安放在一個特定的房間中，雖然會按照檔案的順序和編號進行排列，但是在使用時仍需要耗費大量的時間去尋找，因此傳統的檔案管理方式最大的缺點就是麻煩，在越來越追求速度和便捷的今天，這種方式被淘汰是必然的選擇。與之對比，數字化的檔案管理顯得十分方便，尋找檔案時只要在相關設備中輸入檔案的關鍵詞，就可以準確快速的找到對應的檔案。此時檔案的存儲和查詢都是由計算機來完成，節省了大量的人力，并且和傳統的檔案管理方式相比，數字化的管理方式使用起來更加迅速、有序，企業可以因此節省一大筆人力成本。

2.2 防止工程企業檔案損壞

傳統的工程企業檔案管理是指將企業的各種工程檔案打印在紙上，再對這些紙張進行整體和保存。但由于紙張在存儲和尋找的過程很容易遭受破壞，而且紙張不能永久保存，這就可能使企業出現因檔案損壞而造成損失的情況。數字化的檔案管理依靠計算機強大的信息庫對檔案進行存儲，不僅安全而且還擁有充足的存儲空間。檔案傳送到計算機上會在互聯網上進行備份，因此就算計算機出現故障遭到損害，也能在另一臺計算機上通過相關的技術使檔案恢復，保證工程企業檔案的完整。

2.3 使工程企業檔案更加安全

傳統的工程企業檔案管理方法，不僅容易丟失而且還有一定的安全隱患。徐州一家生產手表的工廠，工人在對檔案進行搬運時不慎將其中的一些檔案丟失，導致企業無法為員工繼續繳納社保和退休金，最后法院判決企業要給每位員工賠償6萬元的損失費，由此可見，檔案的丟失會給企業造成嚴重的影響，甚至會給企業帶來倒閉的風險。而數字化的檔案管理方式就不會存在這個問題，檔案不再是一項需要人工管理和人工操作的工作內容，只需要依靠計算機就可以進行檔案的儲存和調取，既能防止檔案中的秘密外泄又能保證檔案的安全。

3 工程企業檔案數字化管理應用存在的問題

3.1 數字化程度不高，檔案利用效率低下

目前大部分企業對工程企業檔案實行了數字化管理，但數字化管理的應用范圍僅限于檔案目錄數據化的管理，部分文件資料并沒有實現真正的數字化。對一些歷史久遠的檔案無法進行電子檔案的升級，甚至一部分電子檔案已經丟失，在對這些老舊檔案的管理和查詢上，使用的仍是傳統的辦法，既增加了工作人員的工作難度，還可能得到一份殘缺或模糊的檔案，十分不利于工作的開展。同時，由于一些企業的電子檔案管理室設備不齊全、閱讀體驗較差，導致檔案的利用效率低下，檔案的記錄作用得不到充分的發揮。

3.2 各階層使用的電子檔案管理系統不兼容

由于企業部門太多，各部門的檔案信息又不一致，這就會使管理檔案的電子系統也存在差異，不同的信息處理方法會使數據轉換的接口不規范，難以實現各部門檔案信息的轉換和共享。各部門形成的電子檔案只是簡單的歸納到辦公系統中，并沒有被完整的納入檔案管理部門，因此部分企業在查找檔案的過程中依然會出現延時和提取錯誤的情況。

3.3 檔案管理內部缺乏專門人才

與傳統的檔案管理方式相比，數字化的檔案管理顯然是一項更為復雜、專業性更強的工作，需要專門的技術人才對電子檔案進行管理，不僅要求管理人員能熟練的應用計算機，掌握計算機的技術，還要求他們掌握與管理檔案有關的理論知識和實踐經驗。但現在大部分企業中檔案管理人員的觀念和思想還處在比較傳統的階段，不能很好地處理檔案的私密性和開放性之間的關系，再加上管理人員知識結構復雜、人員素質參差不齊，導致檔案管理行業出現人才緊缺的現象。

3.4 網絡安全性較差

一些企業在使用計算機調取檔案時，網絡通常處于不設防的狀態，開放的網絡環境很容易對電子檔案造成損害。同時，網絡的廣泛性和信息資源的共享性加劇了檔案泄露的可能性，使檔案容易出現被銷毀和被篡改的危險。

4 促進工程企業檔案數字化管理發展

4.1 加強工程企業檔案系統化建設

加強工程企業系統化建設的目的是建立一個集所有檔案信息于一體的，安全方便的綜合素質檔案管理系統，只有實現對檔案的集中管理，才能使數字化檔案管理建設發展的又好又快。工程企業檔案中會有大量的電子文件，在整理時不能用按照傳統的方式進行歸納和處理，因此，檔案管理人員要在實際情況的基礎上，按電子文件產生的時間、環節和階段進行不同種類的收集，再按照用戶需求和文件重要程度，對電子文件進行細致、全面的加工整理。根據工程企業的現狀和利用檔案的頻率，將工程項目中各個項目的信息采納人員添加進檔案管理中，使檔案管理人員的結構更加完善，制定出實用型強的工作方案。

4.2 檔案數字化建設務必追求標準化和規范化

檔案數字化工作是一項基于檔案信息化建設下的工作內容，數字化檔案實行共享的前提是標準化和規范化。其內容包括：檔案業務管理規范化、信息共享規范化和網絡標準規范化。因此，在進行工程企業檔案數字化管理應用的過程中，要制定一套嚴格的數字化工作體系，使檔案在數字化管理過程中每項工作都有制度可依，確保檔案管理工作健康、有序地開展，加快檔案數字化管理的步伐。想要使檔案的數字化管理標準、規范，就要做到以下兩點：首先，檔案的數字化管理既要有利于企業在實際工作中操作，又要符合國家的安全標準，在對現有的紙質檔案進行電子化檔案升級的過程中，要使各種類型的檔案按照統一的格式和標準進行轉換。同時還要使儲存檔案數據的軟件在安全性能和工作性能上符合國家的指標。其次，要加強企業各部門之間的聯系，做到各部門檔案共享，規范檔案的使用情況，使檔案數據在結構和接口上保持一致，方便各部門的工作。

4.3 強化檔案在數字化管理過程中的安全意識

強化檔案在數字化管理過程中的安全意識，主要有下面三個方面：首先要強化電子檔案信息系統的安全防范機制，由于檔案的信息系統聯結著后臺的數據庫，一旦檔案信息系統失守，檔案的數據和檔案記錄的內容將毫無隱秘性可言。其次重視系統中竊取和篡改數據的技術，比如在查找檔案時關閉多余端口，對各個端口進行實時監控;在計算機上安裝殺毒軟件和防火墻系統，防止病毒和黑客的侵入;同時還要對檔案的查看和操作進行權限設置。最后要采用保障檔案系統安全的技術，在檔案系統中建立危險防范機制，制定統一和恢復和備份系統，防止因各種故障對數字化檔案管理造成的不利影響。只有確保檔案安全、完整地保存在檔案系統中，才能真正為企業信息保駕護航。

4.4 提高檔案管理人員的素質

隨著檔案管理的方式發生變化，對檔案人員的要求和以前相比也有了很大的不同。工程企業檔案數字化管理建設的關鍵是要求檔案管理人員能熟練的操作計算機，同時還要具有一定的專業知識，但目前我國能進行數字化檔案管理的人員還比較緊缺，因此，要提高現有檔案管理人員的素質，盡早將他們培養成符合社會需求的新型檔案管理人才。企業要加定期對檔案管理人員進行計算機操作的培訓，在培訓過程中，除了要讓檔案管理人員掌握各項操作技巧，還要對檔案管理人員進行網絡安全知識普及，再通過與其他檔案管理部門進行信息交流和經驗共享，提高數字化檔案的管理水平和管理方法。

5 結語

工程企業檔案數字化管理是一項長期、系統的工程，是信息化時代對檔案管理方式提出的新要求，也是檔案發展的必然選擇。但一些企業在應用數字化對檔案進行管理的過程中遇到了一些問題，嚴重阻礙了檔案管理方式的升級。為此，企業要結合自身的實際情況，利用現有的技術設計出一套安全、高速、穩定的是數字化檔案管理系統，加強檔案的管理建設。

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作者簡介

王敏（1981-），男，漢，浙江余姚人，本科，管理師，寶鋼工程技術集團有限公司，研究方向：工程企業檔案數字化的應用及發展。