淺談數字化檔案建設工作

栗琳?李軍艷?王洪茹

摘 要：本文從數字化檔案建設的意義、必要性，結合本單位工作實際情況闡述數字化檔案建設的作用，數字化檔案建設工作能更好地推動檔案管理工作的開展是必然趨勢，實現檔案信息資源共享。

關鍵詞：檔案;數字化檔案;計算機網絡;PDM系統;必要性

隨著大數據進代的來臨，計算機技術和現代通信技術得到快速發展和廣泛應用。檔案數字化的發展成為一種必然趨勢，是新世紀檔案事業的發展方向，而數字化檔案也亟待更為廣泛地推廣。

1 數字化檔案建設的意義

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用實現資源共享。

檔案記載著各個時期發展階段的歷史過程。傳統的檔案都是以紙質材料為主，整理紙質檔案工作繁瑣，修補裱糊、裝訂等周而復始重復做工、勞動強度大。如果從萬份紙質的文件中調出一份文件非常費時，而且紙質文件放置占據檔案室的空間很大。檔案數字化就是將傳統的紙質載體檔案通過計算機等現代化技術加工成數字檔案，通過互聯網檢索、閱覽電子檔案，可以足不出戶查找和借閱檔案，檔案信息資源共享，提高檔案管理水平和效率[1]。檔案數字化將會使檔案工作進入一處嶄新的工作環境，是實現檔案管理現代化的前提和基礎。

2 數字化檔案建設必要性

根據我所實際情況來看，開展檔案數字化無疑是最好的選擇。我所具有六十年發展歷程，建設初期形成科研、產品檔案、基建、設備等檔案。由于當時的歷史條件所限，檔案資料都是科研人員手寫稿，圖紙是手繪制而成，往往歸檔只有一份，成為“孤本”。保管期限永久的部分檔案紙質已發黃變脆、圖紙的尺寸標線、字跡模糊不清晰。產品圖紙由于頻繁利用導致破損嚴重，需要拿出底圖在曬藍機重新曬制，反復的曬制導致底圖多次受高溫侵害，紙質變脆破損，嚴重影響到了底圖的壽命。開展檔案數字化是對紙質檔案最好的保護，延緩底圖的壽命，推行數字化檔案建設工作勢在必行。

3 數字化檔案建設推進工作及作用

由于資金、設備、人員等眾多原因，我所開展數字化檔案工作時間不長。制訂的方案是從眾多科研項目中篩選出急用、常用、典型科研項目和2015年驗收產品為依據轉換成數字化檔案。檔案文件在計算機網絡化處理下，實現了紙質檔案變成了檔案數字化的過程。創建網絡版文件替代了原始紙質文件，備份并保存。原始檔案妥善封存，有效地延長了檔案原始文件的保存價值及壽命。

3.1 由紙質檔案轉化成檔案數字化的形成過程

首先從檔案庫房中調出需要掃描的檔案案卷，拆卷、校對檔案頁數，然后進行數據采集。其次在計算機中編寫新的檔案卷內目錄，利用高速掃描儀對檔案進行掃描案卷內容，查看掃描圖像、產品圖樣進行糾偏、去污、去黑邊等處理;第三步校對電子目錄是否與原始檔案目錄一致，核對文件材料前后順序是否完整、齊全，這只是初步審核;第四步將檔案原件與計算機中掃描數據再一次復核，確保準確無誤后，原始檔案按照原來的卷內目錄還原;最后裝訂成冊、歸檔入庫。計算機掃描數據加以保存、備份、上傳服務器。數字化處理檔案材料無疑是對其原有檔案更好的保護，防止部分檔案被篡改。整個過程環環相扣，相互配合，以流水線的形式完成整個信息采集。由紙質檔案轉化成檔案數字化共完成315個歷史產品并在PDM系統中得到了推廣應用。數字化檔案工作可謂任重而道遠，它是完整有序的一個體系，其工作量頗大，需要強大的人力、財力、物力的支撐，我們繼續努力完成這項艱難又艱巨的任務。

3.2 數字化檔案查詢便利、快捷

傳統紙質檔案“孤本”現象對于數字化檔案來講不會存在，免去了一份檔案反復復制、轉移的繁瑣程序。通過數字化檔案解決了科研人員多人不能同時借閱同一份文件這種尷尬的局面;可以進行不同地域之間的文件傳輸，節省了紙質檔案占據大量庫房空間的弊端，科研人員在眾多參數中準確找到想要的數據，縮短查詢檔案時間、提高檢索速度。

我所已完成了多年取得的榮譽證書、專利證書傳輸工作。在OA辦公系統中形成了數字影像、圖片。如果借閱證書流程審批手續通過后進入中“知識信息平臺”的“共享資源庫”菜單列表中“員工成果子庫”，其分為“專利、論文、證書、標準、獎項、其它”六種子庫，找到相應的子庫輸入需要查詢內容，搜索查詢。舉例：輸入 “一種XX的檢測方法”成功搜索信息、讀取信息，獲得信息點擊下載保存瞬間完成。OA辦公系統獲取專利與“中華人民共和國知識產權局”官方網站查詢內容一致，具有法律效應。根據計算機網絡獲得的檔案信息，查詢時間短、檢索速度快捷的特點。

4 數字化檔案建設的意義

4.1 提高經濟效益

檔案從傳統的紙質檔案轉化成為數字化檔案形式各不相同。將紙質的檔案載體信息轉化成了機讀檔案，減少了保管存儲的費用。從檔案庫房管理的角度，紙質檔案占據面積大，借閱時反復復印翻閱案卷紙張，檔案紙張磨損快;轉化成數字化檔案節省了大量的空間，避免了檔案紙張磨損快，節約了紙張消耗，節省了成本，節約科研人員寶貴時間，提高了經濟效益。

4.2 提高檔案人員的專業水平

根據兵器集團公司《中國兵器工業集團公司檔案工作評價標準》中規定專職檔案人員學歷在本科以上者可得滿分，否則扣分。新一代的檔案人員是能熟練操作高速掃描儀，看懂簡單產品圖和影像圖，掌握計算機等基本專業知識的復合型人才，致使檔案人員要不斷地學習專業知識，也要與時俱進，提高自身的檔案業務水平和素質同時，更好地服務于社會。

4.3 體現社會價值

檔案是一種豐富的信息資源，它記載著各種歷史時期發展階段的全過程，其自身的重要性日益彰顯出來，它的社會價值是社會歷史發展過程中不可缺少的，它承載著過去卻被現在所利用;檔案數字化建設是順應時代的潮流，是時代發展新要求、新舉措。不同領域、不同行業傳承著人類的文明，為社會政治經濟建設服務，有力地推動各項事業的建設發展。

綜上所述，隨著時代的發展傳統的檔案已經不能滿足人們的需求，我們必須轉變發展理念，對檔案資源進行整合、集約管理，有效利用互聯網技術，制定相應管理標準、建立管理體制，合理規劃，合理布局。只有通過實現檔案數字化建設，才能推動檔案管理由傳統的封閉型走向開放型，最大限度地實現檔案信息資源共享。

參考文獻

[1]郭婉強.淺談檔案數字化建設的作用和意義[J].辦公室業務，2017（6），175.

作者簡介

栗琳，兵器工業集團第五三研究所，從事檔案管理工作，主要負責科研檔案、產品檔案，底圖管理工作。

李軍艷，兵器工業集團第五三研究所，從事圖書管理、信息知識管理系統管理、應用工作。