大中專畢業生檔案管理的優化措施

姜晨

摘 要：隨著我國教育水平的提升，大中專教育已普及，每年都在數量龐大的大中專畢業生，這也對這部分畢業生的檔案管理工作帶來了較大的挑戰。人才服務中心針對大中專畢業生檔案進行管理，其實質是為了能夠更好的服務于畢業生，為其就業提供重要的基礎條件。因此在實際檔案管理工作中，需要積極創新管理方法，不斷探索與大中專畢業生檔案相適應的管理模式，從而提升檔案的管理水平，實現檔案信息的高效利用。文中針對大中專畢業生檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并積極采取有效的措施加以解決，以此來促進檔案管理工作水平的提升。

關鍵詞：大中專畢業生;檔案管理;問題;優化措施

隨著大中專畢業生數量的增多，其在沒有就業之前檔案通常會直接由戶籍所在地的人才服務部門接收和管理。這就要求人才服務部門需要對畢業生檔案的重要性有一個正確的認識，并能夠在實踐檔案管理工作中與時俱進，全面提升畢業生檔案管理工作效率和水平，使畢業生檔案管理更具規范性和系統性，充分的發揮出檔案的實際效用。

1 大中專畢業生檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案管理人員整體素質不高

由于大中專畢業生檔案管理工作十分繁瑣，這就要求檔案管理人員要具備較強的責任心，并在實際工作要具有較強的耐心和細心。近年來大中專畢業生數量呈現出不斷增加的態勢，這也使畢業生檔案數量十分龐大，因此人才服務部門需要提高對檔案管理工作的認識。但在實際人才服務部門檔案管理工作中，由于具體工作較為枯燥乏味，再加之中分檔案管理人員覺得針以于畢業生檔案的管理只是進行簡單的轉遞、外調和查檔即可。這也導致檔案管理人員實際工作能力欠缺，特別是對信息技術水平不高，在實際工作中無法發揮出信息技術的優勢，嚴重影響了檔案管理工作的質量。

1.2 檔案的管理不規范

目前一些基層人才服務部門大中專畢業生檔案呈現出成倍的增長，檔案數量的增加使數量有限的檔案管理人員工作量增加，再加之大中專畢業生流動性較強，檔案在流動過程中極易出現各種問題。再加之基層人才服務部門檔案管理方式相對落后，一般還根據畢業時間和學校進行編號分批對檔案進行管理，信息化建設相對滯后，無法發揮出檔案信息化的作用，這對于檔案信息的利用帶來了較大的難度。

1.3 部分企業對畢業生檔案的重要性缺乏認識

隨著就業體制改革的不斷深入，當前畢業生就業存在較大的自由度，而且在民營企業和私營企業就業的畢業生較多，但這部分用人單位在實際用人過程中，對于畢業生的全面狀況不重視，多看重學歷和專業，這就導致畢業生檔案往往不被用人單位重視，招聘時沒有查閱檔案，而且在工作期間也沒有及時填充檔案內容，因此導致檔案存在空檔期，這對檔案本人的發展必然會帶來較大的影響。

1.4 大部分畢業生對自己的檔案不夠關心

大部分畢業生往往只關心能否找到工作，對于檔案缺乏認識。因此在找到工作后也不及時轉出檔案，使檔案長期的在人才服務部門進行存放，這對其后續工作中與切身相關的一些事宜帶來困擾。而且對自身檔案缺乏重視，必然也會對自身的職業發展帶來較大的制約。

2 大中專畢業生檔案管理的優化措施

2.1 創新檔案管理理念，提高檔案管理人員素質

為了能夠提高大中專畢業生檔案管理工作的水平，要求檔案管理人員要積極轉變思路，運用現代化的管理理念，積極應用先進技術，全面提升檔案管理的現代化水平。在實踐工作中，人才服務部門需要強化與其他行業的交流和合作，以此來學習先進的理念和成功的經驗。并重視對檔案管理人員的培訓，全面提升檔案管理人員的專業技能，使其能夠掌握信息化技術，積極推進大中專畢業生檔案管理的信息化建設，并樹立良好的服務意識，為大中專畢業生和企事業單位提供高效、優質的檔案信息服務。

2.2 完善檔案管理機制，規范檔案管理工作

在當前信息化時代背景下，人才服務中心在針對大中專畢業生檔案進行管理工作中，需要重視先進技術手段的運用，加快推動檔案信息化建設進程。并積極建立健全大中專畢業生檔案管理制度，確保制度的落實，并在具體執行過程中不斷對制度進行優化，使其能夠為檔案管理工作提供重要的指導。在針對畢業生檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要及時刪除一些沒有價值的信息，同時還要做好個人信息數據更新工作。對于檔案管理工作而言，其具有較強的繁瑣性和系統性，具體需要針對檔案管理工作各個環節強化制度建設，以此來實現對畢業生檔案的規范化管理，加快推進畢業生檔案的開發利用。

2.3 加強檔案信息化建設，拓寬檔案利用空間

一直以來大中專畢業生檔案管理工作相對滯后，近年來部分基層人才服務中心開始加快了信息化建設的進程，以此來提升檔案管理的現代化水平。具體可以通過建立人才信息管理系統，實現對畢業生檔案的統一管理，并與相關信息管理系統進行有效對接，實現檔案信息的高效利用。在具體人才信息管理系統建立過程中，宜采用統一的信息訪問端口，并制定具體的權限管理機制，強化檔案信息的保密性和安全性。特別是要嚴格識別用戶身份，在保證檔案查詢效率的基礎上，還要對查詢記錄進行保留。通過人才信息管理系統，人事部門也能夠對大中專畢業生的人才流動和就業情況進行了解，為人事政策調整提供重要的依據。對于當前基層人才服務中心檔案管理部門，需要認識到大中專畢業生檔案管理工作的重要性，并將其納入人才信息管理系統中來，并積極為當地人力資源提供信息服務，全面提升畢業生檔案的自動化管理，加快推動檔案信息的開發利用。對于用人的企事業單位，通過具體的網站即能夠根據自身需求來選擇適宜的畢業生，畢業生也能夠通過人才服務中心的網站來選擇適宜的用人單位，這對于大中專畢業生檔案的利用提供了更廣闊的空間。

2.4 加強輿論宣化，強化對檔案的重視

針對當前用人單位和大中專畢業生對檔案不重視的情況，人才服務中心宜借助于各種信息平臺來加大對畢業生檔案的宣傳，使畢業生意識到檔案對自身發展的重要性，提升對檔案的重視，盡可能的減少棄檔現象的發生，從而更好的發揮出檔案在畢業生職業生涯中的重要作用。

3 結束語

大中專畢業生檔案管理工作十分繁瑣，但檔案與每一個畢業生的就業息息相關。因此人才服務中心需要意識到檔案的重要性，并將其作為重要的工作內容，在實際工作中不斷對檔案管理模式進行創新，全面提升畢業生檔案管理的現代化水平，加快推進檔案信息資源的開發利用，更好的發揮出畢業生檔案的實際效能，使檔案能夠服務于畢業生的就業和發展。

參考文獻

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