新形勢下檔案信息化建設(shè)探析

宋秀波

【摘? 要】通過對檔案發(fā)展的過程進行調(diào)查研究可以清楚地發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的新方向。各級各類檔案館室都已經(jīng)把信息化建設(shè)當成了自己的一項重要內(nèi)容融入日常的工作之中，并成為推動檔案工作科學化與規(guī)范化發(fā)展的重要一環(huán)。檔案信息化建設(shè)是一項涉及多學科、多領(lǐng)域的系統(tǒng)工程，然而直至今日由于人才支撐不足等原因，檔案信息化進展仍然相對遲緩。所以，在這種情況下必須強化信息化建設(shè)，注重信息安全，完善信息開發(fā)機制，提高檔案信息化建設(shè)的效率。

【Abstract】Through the investigation and research on the development process of archives， it can be clearly found that informatization construction has become a new direction of archives management. All kinds of archives at all levels have taken the informatization construction as an important content of their daily work， and it has become an important part of promoting the scientific and standardized development of archives work. The archives informatization construction is a systematic project involving multi subjects and multi fields. However， due to the lack of talents support and other reasons， the progress of archives informatization is still relatively slow until today. Therefore， in this case， we must strengthen the informatization construction， pay attention to information security， improve the information development mechanism， and improve the efficiency of archives informatization construction.

【關(guān)鍵詞】新形勢;檔案;信息化;建設(shè)

【Keywords】new situation; archives; informatization; construction

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）09-0136-02

1 引言

在對科學技術(shù)迅猛發(fā)展形勢進行概括的各類詞匯中信息化最具鮮明的特性，信息化大潮在全球的風起云涌已成時代發(fā)展的基本特點，而且這一特點在全球的任何一個角落都有所反映。檔案資源具有原生資源的屬性，自然難以被排除在此種大潮以外。所以，檔案資源管理的信息化自然就是時代發(fā)展所必須面對的課題。

2 推進實施檔案信息化建設(shè)的重大意義

2.1 有助于對電子文件信息的管理

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得電子文件大量出現(xiàn)，而且在社會實踐中不斷拓展其應(yīng)用的空間。就我國而言，2015年，在國家的各類文件總量中電子形式的文件占比就已達70%之多。電子形式的文件正在為經(jīng)濟社會的發(fā)展貢獻著巨大的力量，這主要表現(xiàn)在它直接或者間接地促進了經(jīng)濟發(fā)展、社會發(fā)展與文化科技發(fā)展，同時，對發(fā)展過程加以如實記錄，對發(fā)展的歷史進行有效傳承。如今，電子文件已經(jīng)遍布社會的各條戰(zhàn)線、各個領(lǐng)域[1]。

2.2 有助于檔案信息資源的共享

據(jù)有關(guān)資料表明，當前僅用于辦公領(lǐng)域的文件就已經(jīng)超過1.2萬種，其日常經(jīng)常用到的格式就已逾310種。由于存在著信息孤島現(xiàn)象，許多數(shù)據(jù)在統(tǒng)一格式的過程會增加高昂的成本，而且轉(zhuǎn)化的效率也較低，轉(zhuǎn)化的效果不理想，這樣一來就在無形之中增加了電子文件持久保存的難度，也同時增加了持久閱讀的難度。

將紙質(zhì)文件以電子版的形式加以保存其最終目的在于促進檔案資源的更好保存與共享，為輔助決策與智能剖析提供信息資源支撐。對于共享服務(wù)與信息孤島間的矛盾如何加以協(xié)調(diào)，這是進行檔案信息化建設(shè)過程需要解決的重點問題。

2.3 有助于文件歸檔規(guī)則的確立

早在2005年之前，我國就已經(jīng)在近1.4萬個大型國企之中開始嘗試建立檔案信息化系統(tǒng)。為促進歸檔不斷提升自動化水準，檔案信息化系統(tǒng)需要與相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)方面相交換。許多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部都有各自的業(yè)務(wù)規(guī)則與標準，接口與檔案系統(tǒng)相交換的數(shù)據(jù)不能很好地滿足歸檔的現(xiàn)實需要。

例如，一些項目管理系統(tǒng)，特別是對它與檔案系統(tǒng)接口之間的關(guān)系進行處理中，難以與檔案系統(tǒng)案卷宗正好相匹配，更難以對案卷宗實施智能化命名。在這種情形下如果對接口實施數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，必然會使財力、物力與人力形成巨大的浪費[2]。

3 檔案信息化建設(shè)存在的問題

3.1 檔案信息資源的功能和作用沒有得到很好的開發(fā)

要使信息化條件下檔案資源的最大功能發(fā)揮出來，這是實施檔案信息化的目的所在。假使在推進實施信息化的過程中只是關(guān)注相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)，那就會對信息資源的建設(shè)有所忽略。其結(jié)果只能是使信息化設(shè)施出現(xiàn)閑置的情況，也會使人、財、物出現(xiàn)浪費現(xiàn)象。因此，對于檔案管理而言，其核心在于信息化，而實施信息化的關(guān)鍵又在于數(shù)字信息化方面。

3.2 檔案專職隊伍保障乏力

檔案信息化建設(shè)離不開堅實的人力資源基礎(chǔ)，因此，人力資源的保證是基本前提。從以往的實踐看，在推進實施檔案信息化建設(shè)的過程中人才相對匱乏。另外，從業(yè)人員整體素質(zhì)低、人員結(jié)構(gòu)不合理已經(jīng)成為制約檔案信息化的重要因素。

對于檔案信息化工程來講，其工程量比較龐大，如果缺乏專業(yè)人才簡直無法想象。從社會地位看檔案機構(gòu)在社會上地位還不高，因此，難以吸引較高層次人才在其中任職。在新的人才還沒有引進的情況下，一些已經(jīng)工作多年的人才還存在著潛在的流失傾向。這樣一來，檔案信息化的人才支撐就更加乏力[3]。

3.3 檔案信息化建設(shè)質(zhì)量較低

高質(zhì)量地推進檔案信息化離不開相應(yīng)的標準作為保證，但是當前標準化理念并沒有真正得以形成。即使這種理論在一定程度上得到了建立，但是也并沒有很好地在行動上得到落實。

相對而言，在檔案系統(tǒng)之內(nèi)，通常對數(shù)據(jù)庫、檔案應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、設(shè)備保障等給予了足夠的關(guān)注。但與此同時，對規(guī)范化和標準化缺乏足夠的重視，甚至在一定程度上認為這些工作與檔案信息化建設(shè)并無太大干系。在檔案信息化建設(shè)過程中有些軟件不斷進行開發(fā)，致使勞動重復(fù)且并無太大意義，而且還直接導(dǎo)致資源的浪費。所研發(fā)的軟件使用周期很短，并且沒有任何通用性。檔案信息化建設(shè)與檔案事業(yè)發(fā)展的整體方向存在著較大的關(guān)系，如果不能在這方面補足短板，就會使檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量大打折扣[4]。

4 創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)的方法和路徑

檔案事業(yè)在其不斷發(fā)展的進程中信息化的標準一直未能得到很好規(guī)范，就這一點而言與檔案信息化要求還有一定的差距。在這種情況下迫切需要推出相關(guān)標準，例如，在檔案數(shù)字信息方面，要在著錄標引、數(shù)據(jù)格式、組織標準等方面進行規(guī)范。另外，對紙質(zhì)檔案、錄音、多媒體、照片等方面的規(guī)范也要加大力度。

當前，無論是全文數(shù)據(jù)庫還是多媒體與檔案目錄都未能確定統(tǒng)一的組織模式和標準格式。一些地方和部門盡管出臺了本地區(qū)和部門的標準規(guī)范，但是這些標準和規(guī)范不具有科學性，也不具有通用性，因而也就不具有權(quán)威性。這樣的標準無論如何也不能提高到國家標準與行為標準的高度，本質(zhì)上與無標準并沒有任何區(qū)別[5]。

5 結(jié)語

在整個經(jīng)濟社會的發(fā)展過程中，檔案所起的作用是不言而喻的。如何在新形勢下更好地開發(fā)檔案信息資源，如何高質(zhì)量地推進實施檔案信息化工作，這是一項十分緊迫的課題。

在檔案信息化推進實施的過程中，作為檔案部門需要緊密配合整個工程的實施，嚴格做好自身相關(guān)事項的立項與審批工作。當前，尤其需要創(chuàng)新技術(shù)支撐模式與資金籌措方式，集中全力推進檔案信息化軟件的開發(fā)和利用。要聚焦信息化的接收與轉(zhuǎn)化進行更加務(wù)實的研究，使之與檔案業(yè)務(wù)的開展實現(xiàn)有效對接。

【參考文獻】

【1】國家檔案局舉辦區(qū)塊鏈技術(shù)視頻專題講座[J].中國檔案，2020（07）：34.

【2】謝達.檔案實體與信息安全培訓(xùn)[J].中國檔案，2020（07）：44-45.

【3】劉金龍，邢磊，賈宏慧.探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑[J].蘭臺內(nèi)外，2020（22）：25-27.

【4】侯悅.區(qū)塊鏈技術(shù)在合同檔案管理中的應(yīng)用研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（22）：19-21.

【5】陳世萍.信息社會視角下檔案工作的優(yōu)化方法[J].蘭臺內(nèi)外，2020（22）：73-75.