新形勢下做好企業(yè)檔案管理工作的思考探究

程琪

【摘? 要】檔案管理工作可以對企業(yè)在工作中所涉及的檔案資料進(jìn)行整理和分析，進(jìn)而從中提取相應(yīng)的關(guān)鍵信息。但是當(dāng)前企業(yè)在檔案管理工作中仍然存在許多問題，降低了檔案管理的效率和效果。基于此，論文探討了新形勢下企業(yè)檔案管理工作中存在的問題以及相應(yīng)的優(yōu)化策略，以期提高企業(yè)檔案管理工作的水平。

【Abstract】Archives management work can sort out and analyze the archive materials involved in the work of enterprises， and then extract the corresponding key information. However， at present， there are still many problems existing in the archives management work of enterprises， which reduce the efficiency and effect of archives management. Based on this， the paper discusses the problems existing in the enterprise archives management work under the new situation and the corresponding optimization strategies， so as to improve the level of enterprise archives management work.

【關(guān)鍵詞】新形勢;企業(yè);檔案管理;優(yōu)化策略

【Keywords】new situation; enterprise; archives management; optimization strategies

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）09-0025-02

1 引言

在企業(yè)管理的過程中，提高檔案管理工作的效果可以保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)支持。在現(xiàn)代社會中企業(yè)發(fā)展時會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)以及檔案資料，其內(nèi)容涵蓋企業(yè)工作的各方各面以及市場的發(fā)展趨勢，必須對檔案資料進(jìn)行有效的整合和歸納，才能夠真正提升企業(yè)的管理效率。企業(yè)工作中所涉及的檔案類型較多，這需要檔案管理人員不僅擁有高超的檔案管理能力，同時，擁有良好的責(zé)任感，能夠主動投入檔案管理工作中。但是目前企業(yè)管理中也存在工作人員檔案管理意識薄弱等問題，企業(yè)必須從自身問題入手，對檔案管理工作模式進(jìn)行真正的創(chuàng)新。

2 新形勢下企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏正確的管理意識

根據(jù)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)工作人員普遍缺乏正確的管理意識，具體表現(xiàn)在兩方面。第一，工作人員沒有正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和意義，認(rèn)為檔案管理工作只是將檔案內(nèi)容和資料進(jìn)行整理存儲即可，沒有重視提取檔案資料中的隱性信息[1]。這種工作思想直接影響了檔案管理工作的效果，使企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展受到了限制。第二，工作人員缺乏專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，在進(jìn)行檔案管理工作時沒有重視對檔案信息實(shí)施保密，對于部分信息會在不經(jīng)意間泄露給其他人，檔案信息的安全性受到了威脅。在檔案管理工作中，不僅工作人員缺少檔案管理工作意識，部分管理人員也沒有重視檔案管理工作的重要性，因此，給予工作人員的福利待遇也較差，影響了工作人員的積極性。

2.2 信息化建設(shè)水平較低

在信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)成為人們普遍認(rèn)可的一種新型科學(xué)技術(shù)，被廣泛地應(yīng)用在企業(yè)工作和管理過程中。但是由于企業(yè)的類型眾多，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，在一時之間難以將信息化技術(shù)融入企業(yè)檔案管理之中。企業(yè)管理人員對于信息化管理體系的認(rèn)知仍然較為淺薄，即使引進(jìn)信息化技術(shù)但是將其應(yīng)用在其他的工作方面，忽略了檔案管理信息化體系的建設(shè)。因此，縱觀現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理工作，可以發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)都缺少信息化的檔案管理模式，也沒有積極使用智能技術(shù)對檔案信息的價(jià)值進(jìn)行分析，大幅度降低了檔案管理工作的效能。

2.3 檔案資料的管理基礎(chǔ)薄弱

在現(xiàn)階段，部分企業(yè)雖然已經(jīng)認(rèn)識到信息化體系建設(shè)的重要性，但是由于受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理工作基礎(chǔ)較為薄弱，大量的檔案資料出現(xiàn)了不完整的現(xiàn)象。檔案資料的不完整影響了檔案管理工作的開展，使部分信息無法得到核實(shí)，無法對檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確分析。管理基礎(chǔ)薄弱還體現(xiàn)在檔案資料內(nèi)容較為混亂，對檔案資料的整理工作帶來了難度，特別是當(dāng)一些企業(yè)宣布破產(chǎn)之后，混亂的檔案資料無人整理，在一定程度上也無法保障部分員工個人信息的安全性。要想推進(jìn)檔案管理工作的改革，必須對目前管理混亂的現(xiàn)象進(jìn)行改進(jìn)，為今后現(xiàn)代化檔案管理工作模式的形成奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

3 新形勢下提升企業(yè)檔案管理工作水平的有效策略

3.1 加強(qiáng)培訓(xùn)活動

在現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展過程中，人才是保證工作效率和效果的關(guān)鍵因素，只有培養(yǎng)出大批高素養(yǎng)人才，才能夠真正提升企業(yè)檔案管理工作的水平。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員實(shí)施有效的培訓(xùn)活動，提高工作人員的檔案管理技能，使工作人員可以更加有序地對檔案資料進(jìn)行整理和歸納。檔案的類型和內(nèi)容較多，如果工作人員專業(yè)能力不夠，則無法對檔案進(jìn)行有序的整理、歸納、分析。因此，在培訓(xùn)的過程中管理人員也需要對工作人員實(shí)施一定的考核，確保每個負(fù)責(zé)檔案管理的人員都可以擁有專業(yè)的工作技能，可以將培訓(xùn)過程中學(xué)習(xí)到的理論知識應(yīng)用到實(shí)際工作過程中。同時，需要對工作人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)，在實(shí)際的工作過程中利用管理模式向工作人員滲透思政教育，促使工作人員形成專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，使其可以認(rèn)識到自身在工作中所需要承擔(dān)的責(zé)任。但管理工作的責(zé)任極其重大，必須讓工作人員擁有一定的職業(yè)素養(yǎng)和意識，從而推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，管理人員也需要對培訓(xùn)活動的內(nèi)容和形式進(jìn)行改革，改變傳統(tǒng)單一的講座式培訓(xùn)方式，利用多樣化的手段提高培訓(xùn)效率。

3.2 建設(shè)信息化管理體系

信息化體系的建設(shè)成為當(dāng)前每個企業(yè)都需要重視的工作內(nèi)容，不但有利于提高檔案管理工作的效率，同時，也能夠更好地幫助管理人員完成檔案管理工作。信息化管理體系建設(shè)的必要性：一是在工作過程中所使用的電子檔案數(shù)量不斷增多;二是檔案資料數(shù)據(jù)龐大，必須利用計(jì)算機(jī)的幫助，才能更好地完成檔案管理。企業(yè)需要對目前所需要使用以及存儲的檔案資料和信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換，將其轉(zhuǎn)化成為數(shù)據(jù)的模式上傳到信息中心，提高檔案信息保存的完整度和全面性，避免出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象。在數(shù)據(jù)上傳完畢后需要制定檢索目錄，在之后的工作中，工作人員如果想要調(diào)取檔案資料，只需要搜索關(guān)鍵字即可，提升了檔案管理的整體效率。在信息化管理體系中還擁有可以幫助各個部門進(jìn)行溝通的信息平臺，如果在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案資料不完整或者檔案缺失的現(xiàn)象，可以及時和相應(yīng)部門進(jìn)行溝通，從而在短時間內(nèi)將檔案補(bǔ)充完整。很多企業(yè)目前在管理方面仍然使用人工的方式進(jìn)行管理，不注重引入信息化管理模式，并且缺乏有關(guān)方面的專業(yè)人才，這都需要企業(yè)在未來的工作中不斷改正，吸納更多擁有信息化技術(shù)能力的人才，以此推進(jìn)信息化管理體系的建立[3]。

3.3 建設(shè)完善的防范體系

檔案信息中包含很多與企業(yè)運(yùn)營發(fā)展有關(guān)的信息，例如，企業(yè)工作人員的個人資料、企業(yè)有關(guān)工作的核心信息等，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要影響。一旦出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，就很有可能影響到企業(yè)正常運(yùn)營和發(fā)展，降低企業(yè)的競爭力。在這種情況下必須重視對檔案信息實(shí)施安全保護(hù)，利用有效的防范技術(shù)提高檔案信息的保存效果，避免信息出現(xiàn)丟失或者不完整的現(xiàn)象。目前，檔案信息的存儲方式主要包括紙質(zhì)存儲和電子存儲，針對紙質(zhì)存儲的檔案資料而言，最好是先將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，可以提高存儲的安全性。當(dāng)檔案資料全部轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)之后，企業(yè)需要在其中添加相應(yīng)的信息化安全保護(hù)技術(shù)，例如，防火墻、病毒監(jiān)測技術(shù)等，在電子管理系統(tǒng)中及時發(fā)現(xiàn)入侵的病毒或者木馬，在其未入侵?jǐn)?shù)據(jù)系統(tǒng)之前實(shí)施攔截或者處理。同時，針對檔案管理系統(tǒng)制定密碼保護(hù)限制，即通過相應(yīng)的密碼才可以進(jìn)入檔案資料庫中提取檔案，能夠在一定程度上提升安全保護(hù)效果。

4 結(jié)語

檔案是記錄數(shù)據(jù)、保留信息的重要方式，其中不單單有顯性信息，還包括大量的隱性信息，可以向人們傳遞更多有價(jià)值的信息，這也決定了檔案和檔案管理工作的價(jià)值。當(dāng)前，企業(yè)內(nèi)部在進(jìn)行檔案管理工作時，經(jīng)常會出現(xiàn)工作人員缺乏管理意識、信息化建設(shè)水平較低等多種問題，影響了企業(yè)檔案管理的效率，無法真正挖掘檔案中有價(jià)值的信息。企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)各類信息化技術(shù)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，利用信息平臺對各類檔案進(jìn)行處理和分析。同時，需要積極對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升工作人員的工作技能、整體素養(yǎng)，打造一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，為企業(yè)檔案管理工作的開展提供重要的人才保障。

【參考文獻(xiàn)】

【1】劉婧.在新形勢下做好鐵路企業(yè)檔案管理工作的問題及對策分析[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2020（04）：41-42.

【2】陳凈，劉偉謙.新形勢下集團(tuán)化企業(yè)資產(chǎn)變動檔案處置工作研究與實(shí)踐[J].中國管理信息化，2019，22（24）：161-162.

【3】鄭少君.新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的問題與對策[J].檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017（01）：328-332.