電力企業(yè)辦公室綜合管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析

陸江

摘要：本文試對(duì)當(dāng)代電力企業(yè)辦公室綜合管理現(xiàn)狀提出分析與探討，電力企業(yè)辦公室工作繁多，人員編制卻有限，可能造成工作處理不夠及時(shí)。本文試從辦公室管理機(jī)制不夠規(guī)范和人員工作效率低下兩方面著手，分析電力企業(yè)辦公室現(xiàn)狀不足，并從制度改善和人員效率提高等兩方面給予建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);辦公室管理;規(guī)范制度;高效率工作

在電力體制不斷改革的浪潮下，電力企業(yè)辦公室的人員構(gòu)成也發(fā)生了明顯變化，人少活多，工作壓力開始變大。在這種以工作效率為主的新趨勢(shì)下，如何建立一套規(guī)范的辦公室管理制度維持辦公室正常運(yùn)轉(zhuǎn)，以及如何提高辦公室管理人員的工作速度與工作積極性，成了電力企業(yè)辦公室管理者新的關(guān)注目標(biāo)。

一、電力企業(yè)辦公室綜合管理現(xiàn)存問題

（一）管理機(jī)制不夠規(guī)范

電力企業(yè)辦公室是維持企業(yè)內(nèi)部各部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)與協(xié)調(diào)合作的關(guān)鍵，如車輛調(diào)度、后勤準(zhǔn)備、消防檢查、對(duì)外接待等，都需要辦公室管理人員合理做出安排與規(guī)劃，由此可見，辦公室是為企業(yè)更高級(jí)部門與基層員工進(jìn)行統(tǒng)籌指揮和信息傳達(dá)的中心。一個(gè)管理有效的辦公室是整個(gè)電力企業(yè)良性運(yùn)轉(zhuǎn)的必備保障[1]。

然而，辦公室工作本身偏于對(duì)接與過渡，綜合性較高，很少會(huì)有清晰明確的處理標(biāo)準(zhǔn)及成果統(tǒng)計(jì)，評(píng)價(jià)體系也趨于模糊，很難從實(shí)際角度對(duì)管理工作者的工作成果做出切實(shí)評(píng)價(jià)，這就導(dǎo)致工作人員辦公積極性下降，把整體運(yùn)轉(zhuǎn)的工作僵硬分割，團(tuán)隊(duì)協(xié)作性降低，不僅加大了工作處理的難度，也對(duì)工作態(tài)度造成影響。

辦公室管理機(jī)制的缺乏會(huì)導(dǎo)致整個(gè)辦公室工作效率下降，因?qū)ψ陨碡?zé)任和職務(wù)認(rèn)識(shí)不到位，兼之賞罰標(biāo)準(zhǔn)不明，工作定量模糊，不規(guī)范的管理很難對(duì)工作人員起到引導(dǎo)與約束作用，長(zhǎng)此以往對(duì)辦公室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與作用發(fā)揮極為不利。

（二）管理人員工作效率低

造成辦公室工作積壓的原因之一是電力企業(yè)改革下“人少活多”的整體趨勢(shì)，但這只是來自背景環(huán)境的影響，真正造成工作繁多的最主要原因來自于工作人員本身：工作態(tài)度不端正，工作積極性低，辦公工具老舊，這三點(diǎn)才是導(dǎo)致工作效率低下的重點(diǎn)問題。

首先，部分管理人員綜合素質(zhì)仍需提高，優(yōu)秀的辦公室管理工作者應(yīng)盡職盡責(zé)做好各部門間溝通協(xié)調(diào)與信息傳達(dá)工作，維持企業(yè)內(nèi)部正常運(yùn)轉(zhuǎn)。而部分管理人員缺乏耐心與責(zé)任心，在處理問題過程中造成缺漏與誤解，難以保證對(duì)接工作在其協(xié)調(diào)下順利進(jìn)行。

其次，因缺乏清晰明確的辦公室管理?xiàng)l例約束，部分管理人員會(huì)有消極怠工現(xiàn)象，降低工作效率，耽誤工作完成。

最后，隨著信息傳播技術(shù)的發(fā)展，迅捷有序的信息處理系統(tǒng)能為辦公室工作的處理帶來不少方便，但目前多數(shù)電力企業(yè)仍沒有引進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用協(xié)助辦公的考慮，無形中加大了辦公室管理人員的工作量與工作重復(fù)度，導(dǎo)致工作效率降低。

二、針對(duì)電力企業(yè)辦公室管理問題所作改善措施

（一）建立規(guī)范透明管理制度

管理制度的完善應(yīng)從兩個(gè)方面考慮：引導(dǎo)性與約束性。根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，對(duì)管理人員應(yīng)盡的責(zé)任義務(wù)與職務(wù)要求重新細(xì)分與強(qiáng)化，可通過公開表?yè)P(yáng)及榮譽(yù)激勵(lì)等手段鼓勵(lì)工作人員發(fā)揚(yáng)為集體服務(wù)精神，引導(dǎo)工作人員增強(qiáng)對(duì)職務(wù)重要性的認(rèn)同感與自豪感，促使辦公室內(nèi)團(tuán)結(jié)協(xié)作，提高工作積極性。

2020年2月，在疫情造成的全國(guó)放假居家隔離中，廣西電力有限公司的工作人員仍在辦公室里不懈地忙碌著，毫無怨言地投身到疫情防控工作中，協(xié)調(diào)公司上下扛起防疫大旗，為保證疫情處理工作的順利進(jìn)行提供了強(qiáng)大助力。

另一方面，新的管理制度也應(yīng)具有強(qiáng)大約束作用，如建立全面賞罰機(jī)制，對(duì)工作人員日常行為有一定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等，促使工作人員能夠依此實(shí)現(xiàn)自我行為約束，在上班時(shí)間內(nèi)不做私事，主動(dòng)參與工作，加強(qiáng)認(rèn)真負(fù)責(zé)精神，樹立良好職業(yè)風(fēng)貌。

此外，企業(yè)也應(yīng)對(duì)辦公室管理工作體系的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行靈活修改，尊重每一位工作人員的勞動(dòng)成果，堅(jiān)持做到“付出必有得”，以免讓工作態(tài)度良好的工作人員因考核標(biāo)準(zhǔn)不當(dāng)而消極灰心。

（二）提高管理人員工作效率

1.提高管理人員綜合素質(zhì)

綜合素質(zhì)包含兩方面，工作處理能力與自身思想認(rèn)識(shí)。要想提高管理人員的綜合素質(zhì)，堅(jiān)持工作培訓(xùn)與正確思維引導(dǎo)必不可少。電力企業(yè)可邀請(qǐng)優(yōu)秀員工分享工作經(jīng)驗(yàn)，或集中進(jìn)行能力考核與評(píng)估，也可考慮引進(jìn)年輕員工進(jìn)行培養(yǎng)，作為新生代力量，年輕員工雖在經(jīng)驗(yàn)上有所欠缺，但學(xué)習(xí)態(tài)度和工作積極性絕不遜色，新鮮血液的注入能夠推動(dòng)辦公室工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，帶來活力與新生[2]。

2.建立監(jiān)督機(jī)制，提高積極性

工作效率的提高需要精神上的全神貫注，如想在這點(diǎn)上做出改善，建立嚴(yán)格監(jiān)督機(jī)制是最有效的辦法，監(jiān)督機(jī)制會(huì)對(duì)工作人員的態(tài)度造成約束，減少消極怠工等不作為行為。企業(yè)可通過加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀員工表彰、使用績(jī)效考評(píng)公示工作完成度等方式對(duì)工作人員的辦公效率進(jìn)行監(jiān)督與鼓勵(lì)，提高辦公室管理人員的工作積極性。

3.運(yùn)用信息化技術(shù)，提高效率

企業(yè)應(yīng)重視信息技術(shù)的應(yīng)用，充分利用信息技術(shù)在內(nèi)部管理與決策上的優(yōu)勢(shì)，減少辦公室人員的工作重復(fù)度，減輕工作壓力，為工作效率的提高創(chuàng)造條件。當(dāng)然，這也需要應(yīng)用信息系統(tǒng)的工作人員自身具備一定信息知識(shí)，能夠靈活使用這些高科技高效率的工具，企業(yè)可針對(duì)具體使用情況進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。

三、結(jié)論

綜上所述，當(dāng)代電力企業(yè)的不斷改革不僅順應(yīng)著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)，也對(duì)企業(yè)辦公室的管理與運(yùn)行提出新的要求。為了維持辦公室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮辦公室在企業(yè)中的職能，辦公室管理人員應(yīng)建立完整規(guī)范的管理制度，并提高自身工作效率，為企業(yè)發(fā)展做出有力保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃昕堃.電力企業(yè)辦公室綜合管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].企業(yè)改革與管理，2018（23）：35+88.

[2]呂志國(guó).對(duì)于電力企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新思考[J].商訊，2019（35）：115+117.