新時期背景下油田檔案有效管理探究

寇瑞雪

摘要：檔案是企業生產、經營等信息的真實記錄與憑證，而對于油田企業來說，檔案更是保證企業正常運轉的重要基礎。基于此，本文以新時期背景下油田檔案有效管理特性為開篇，重點探究其管理要點，以期為檔案管理相關工作者提供一定參考與幫助，進一步推動油田企業長遠、健康發展。

關鍵詞：油田檔案;信息化技術;檔案管理

油田檔案包括油田企業在經營管理、生產實踐、技術應用等活動中具有保存意義的影像資料、圖標文字等，不僅記錄了油田企業的發展歷程，也是企業獨特文化的體現，對企業生產經營效果、方向等具有直接影響。因此，應積極創新其管理方式，與信息技術有效結合，從而提升管理水平。

一、新時期背景下油田檔案有效管理特性

油田企業的檔案信息不僅包括企業日常行政管理各項活動，還含有企業產品信息、科研成果、技術應用等重要資料，且由于涉及多個專業領域，檔案管理工作存有較高的專業性、復雜性。因此，為了可以提高檔案管理效率與質量，重點凸顯其重要性，企業在進行檔案管理時應注重創新檔案管理模式，強化信息化技術，提升專業人才隊伍建設水平，進一步確保檔案信息的安全、精準。此外，在進行檔案管理時還應保證資料的完整，提升信息記錄的時效性，及時更新、修正、補充企業檔案資料，從而為企業提供更具可靠性的數據支撐[1]。

二、新時期背景下油田檔案有效管理要點

（一）創新油田檔案管理理念

首先，油田企業應重視檔案資料的有效管理。相應的管理人員對各個生產經營管理工作環節的重視，在一定程度上會影響其他員工的工作熱情，因此需要企業的管理人員最先具有強化檔案管理的意識，積極組織開展檔案管理革新，并及時更新軟件、硬件設備，保證檔案管理的有效進行。

其次，負責檔案管理的人同樣要具有良好的檔案管理理念。現代企業發展過程中，需要通過不斷的創新、變革，才能應對時代變化，更好地抓住其中機遇。應用于油田企業檔案管理環節同樣適用，即優化、完善檔案管理制度與管理結構，進一步提升檔案管理質量。

最后，優化企業管理人員與檔案管理工作人員人才隊伍。我國當前是知識經濟時代，高素質、高專業能力的人才是一個企業優化團隊結構的基礎之一。一方面，針對企業現有人員，應進一步加強檔案管理培訓與學習，不斷強化其管理水平，并利用合理、科學的績效管理，提升人員學習自主性。另一方面，通過良好的薪酬激勵制度，提升對人才的吸引力，并對新入職人員進行循序漸進的專業培訓。

（二）強化油田檔案管理制度

可以說，全面、完整的檔案管理制度，是油田檔案管理工作核心構架，并由此規范、約束檔案管理工作人員，同時清晰劃分管理責任，應在管理過程中把責任制度嚴格落到實處，就管理中出現的問題第一時間追究管理人員的責任，采用獎懲制度，使管理人員管理工作的透明性和公平性得到保證。基于此，油田企業應優化、革新檔案資料管理制度，對檔案資料收集、整理、歸檔、鑒定、統計、借閱、保密等環節提升規范性與安全性，保證各項工作能夠有法可依、有章可循。同時，要注意制定的管理制度應合理、科學、統一，加入精細化管理理念。此外，將檔案資料管理工作納入工作人員年度考核、績效考核評價指標中，可增強其責任意識，自覺產生工作責任感，從而保證檔案資料管理工作能夠順利開展。

需要注意的是，為加快建設油田企業檔案資料基礎設施，企業應將各項管理工作交由專人負責，并根據相關規定內容，對檔案資料庫房的管理工作人員與基礎設施進行優化、完善。例如，無法錄入電腦系統中的資料、影響等，均需要存入庫房，因此庫房中需具備多項功能，包括防火、防盜，以及防潮等，且專門配備鐵制存儲柜用以儲存檔案，并為庫房配備滅火與控溫的設備與管理工具[2]。

（三）創新油田檔案管理模式

我國進入信息化時代，計算機、互聯網、大數據、云計算等，早已融入大眾生活與工作之中。基于此，油田檔案管理同樣需要將信息化技術與檔案管理融合，并建立更符合油田企業自身特點的檔案資料管理模式。然而，當前部分油田企業依舊僅僅是使用計算機進行一般檔案的目錄輸入、檢索等基礎用途，在許多領域中依舊未進行創新、突破。面對如此情況，油田企業應首先意識充分了解、掌握信息化檔案管理的優勢，如可大量長時間地保存檔案信息原件，降低管理成本并提升管理效益，同時還可有利于油田企業內部的檔案信息管理。

以中油集團下屬檔案管理第一名的油田檔案管理團隊為例，該油田檔案管理實行廣利規范化、信息資源共享化、資源結構多元化、服務保證精準化等管理措施。一方面，該油田原油3.6萬平方米檔案庫，保管各類紙質檔案、照片檔案等441萬卷，為確保檔案“應收盡收”，油田選派業務骨干遠赴內蒙古等地，實際內蒙古勘探開發指揮部檔案工作人員進行資料收集、整理，將可上傳網絡的資料全部進行錄入、備份。同時，還建立了先進的區域化服務、專業化管理制度，以覆蓋全局、運行高效的網絡檔案管理為基礎，有效確保檔案的有效利用、歸檔、備份、分析、調取等。另一方面，該油田還開通了24小時檔案服務熱線、線上服務等，并重點為油氣田增儲生產、開拓外部市場等工作環節服務，全力以赴滿足上級部門與油田各界的借查閱需求。該油田管理人員，通過檔案資源深度挖掘，融合先進的信息化技術，聚集油田發展重點和職工關注熱點，最終編繪檔案成果19項，共約360多萬字，創造間接經濟效益3億元。

三、結束語

總而言之，有效的檔案資料管理是油田企業日常管理、生產經營等活動良好展開的保證，更是保證油田企業可持續發展重要的基礎。因此，應以提升檔案管理信息化程度為前提，實行更為規范性、系統性、有效性的管理制度，從而提升企業的核心競爭力，確保企業的可持續性發展。

參考文獻：

[1]張燁.油田企業檔案資料有效管理措施[J].辦公室業務，2020 （02）：130+141.

[2]張燁.論新形勢下油田檔案管理的信息化建設[J].辦公室業務，2020 （02）：90+98.