芻議企業文書檔案管理流程優化措施

曹紅翠

摘要：企業在日常經營管理工作中會出現大量的文書檔案，這些文書檔案不僅能夠保證企業的會計工作有效完成，還是企業在未來發展中重要的參考依據，可以為企業管理者提供企業發展思路和管理方法。提高文書工作質量也就成為了企業管理者所需要主要解決的問題。本文將對如何提高企業文書檔案管理工作展開探討，提出文書檔案管理流程優化措施，提高文書檔案的科學性和安全性，從而全面做好領導工作和決策服務。

關鍵詞：企業文書;檔案管理;流程優化

隨著文書檔案工作的不斷創新與發展，文書檔案管理工作已經成為記錄企業發展的簡單工作，轉變成為促進企業未來發展的重要工作職能，所以說提高企業文書檔案管理工作，就可以有效提高企業的社會核心競爭力。

一、企業文書檔案管理工作現狀

由于傳統文書檔案管理工作的習慣限制，在改革過程中仍然存在了諸多問題。特別是在企業剛開始起步階段，文書檔案內容較少，所以更加不重視文書檔案管理工作，一般只是由企業專門的辦公室文員或者一些管理人員進行兼職完成，但這些管理人員并沒有專業的文書檔案管理工作經驗和知識，所以在工作中會出現大量的問題。由于企業對檔案管理工作的重視程度不足，因此設備相對陳舊，硬件設施反應緩慢，反而會嚴重降低檔案管理工作人員的工作效率。再加上當前檔案管理工作基本依靠電子計算機完成，所以這就要求檔案工作管理人員不僅要查找實物耗時費力，還需要重新整理所有電子檔案，很難保證檔案的準確率。

二、企業管理工作人員需要首先加強對于文書檔案管理工作的重視程度

（一）提高文書檔案管理工作質量

企業文書檔案管理工作發展不順利，其中最主要的原因就是由于企業管理工作人員沒有重視文書檔案管理工作。其主要原因是由于傳統文書檔案管理工作方法沒有將所有企業相關文書檔案進行科學合理的收集整理分類，導致企業文書檔案并沒有對企業管理者的管理方法或管理措施提供幫助，所以企業管理者沒有認識到文書檔案管理工作的重要性。

（二）文書檔案管理工作實質內容

文書檔案管理工作實質上可以分為文書處理和檔案管理兩種工作，但是只有二者同時展開，那么才可以有效推動文書檔案管理工作的發展，首先文書處理主要是指在企業日常經營活動中，將所產生的各類文書進行有效的收發、傳遞、收集、整理、保存，最主要的工作原則是要保證這些文書檔案的完整性，并且合理歸類整理，以方便查閱者可以快速在多種文件中找到需要的文書檔案。而檔案管理工作則是要對文書處理所收集到的相關檔案進行合理的鑒定、分類、編輯、分析，這樣才可以通過以往的文書檔案，科學的研究企業在日常經營管理工作中所存在的漏洞和不科學問題，對于企業的未來發展有著不可替代的重要促進作用。所以說必須要加強文書處理和檔案管理工作，這樣才可以保證文書檔案管理工作有效的為企業管理者提供科學準確的信息支持。

三、優化企業文書檔案管理流程的有效措施

（一）做好文書檔案的收集工作

文書檔案管理工作的第1個步驟就是需要將企業生產經營中所產生的各類文書檔案進行收集，而對于文書檔案的收集工作質量也會直接影響到文書檔案的整理和分析。企業在日常經營活動中，往往會出現一些沒有價值的文書檔案，這些文書檔案并不是企業文書檔案管理工作的主要目標，因此文書檔案管理工作者就需要在實際工作中有目的性的忽略或省略一些不必要的文書檔案。首先在文書檔案的收集工作中將文書檔案分為重要檔案和非重要檔案，一些沒有考證價值的臨時性文件只需要做好文字記錄即可，而對于企業多次修改校對的關鍵合同就是重要的文書檔案，應當重點分類管理，并且做好分析記錄，使相關管理工作人員在管理工作中可以最為快速有效的尋找到所需要的文書檔案。因此這就要求文書檔案管理工作人員必須要具備高超的職業素養和理論知識，要清楚的根據企業的實際發展情況，劃分重要文書檔案和非重要文書檔案，保留有價值有參考性的文書檔案，并且合理將這些文書檔案進行歸類整合，做好數據分析，使得文書檔案可以在企業管理工作中發揮有效作用。

（二）采用文檔一體化的管理模式

文檔一體化是目前企業文書檔案管理工作的一種全新管理方法，雖然文檔一體化工作方法很早就被提出，但是在落實的時候卻沒有發揮其功能性作用，往往導致企業文書處理和檔案管理工作相脫節。所以在企業文書檔案管理工作中，需要將文檔一體化作為主要的工作流程和工作機制，提高企業文書檔案管理工作質量。首先每一個文書檔案都有其生命周期，文件從形成銷毀其價值在文書檔案的生命周期中是逐漸下降的，所以在文書檔案管理工作中，可以根據文書檔案的時間來進行整理，將文件的重要性呈現階梯性。例如一些首次上報的重要文書檔案，則應當進行更加深入的研究和管理，而對于一些即將被銷毀的文書檔案其本身沒有什么實際作用價值，只需要做好文書檔案的防護工作即可，避免由于保存不當而導致檔案丟失或者損毀。同時也需要根據文書檔案的重要性來進行合理的劃分，如果是一些重要且長期執行的相關合同，在規定其管理期限生命周期時就需要適當的延長甚至無限期保留，這樣才能夠使得文書檔案庫中的所有材料都能夠發揮其應有的作用。

四、結束語

總而言之，文書檔案管理工作對于企業的未來發展會起到非常重要的促進作用，本人針對企業文書檔案的管理流程優化措施提出以上幾點思考意見，希望可有效增強企業文書檔案管理工作合理性，提高文書檔案在企業管理中的利用率。

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