機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究

王媛媛

摘要：隨著我國經濟的快速發展和社會的不斷進步，有關機關事業單位的人員發生了很大變化。要保證人事檔案的完整性，需要有關機關、事業單位做好檔案信息管理工作。人力資源是提高競爭力的核心。因此，對現有事業單位來說，要加強人事檔案管理，進一步推進人事檔案建設，更好地發揮人力資源和事業單位健康的優勢。可持續發展奠定了良好的基礎。為事業單位完善人事檔案信息管理提供一定的參考。

關鍵詞：機關事業單位;人事檔案管理;信息化

在機關事業單位的日常工作和活動中，不斷產生大量的員工檔案，包括所有管理人員和員工的基本信息、教育程度、專業技能、業務水平、獎懲等，逐一記錄在檔案中。這些文件信息的重要性是毋庸置疑的。它可以成為機關事業單位選聘人才的參考依據之一，提供準確、真實的數據信息，促進各工作單位的高效發展。在這方面，機關事業單位要充分認識人事檔案信息的重要性，在人事檔案管理中積極引進新技術、新設備、新管理方法，切實提高人事檔案管理效率，充分利用人事檔案，提供可靠的信息為人員培訓和選拔提供數據和數據支持。

一、人事檔案信息化存在的優勢

（一）引進先進理念

在機關事業單位人事檔案管理中，要以實際需要為出發點，以檔案管理為核心。因此，在當前政府事業單位人事檔案管理工作中，檔案管理人員需要改變傳統的檔案管理模式，全面提高人事檔案管理效率。科技的不斷創新帶來了許多新的技術和設備突破，這也要求人事檔案管理人員不僅要具備專業扎實的檔案管理技能，還要掌握最先進的人事檔案管理理念和方法，以及有良好的職業培訓和責任心。只有這樣才能更好地滿足政府機關對人事檔案管理的需求。

（二）增強檔案信息化管理的安全意識

將電子信息技術引入機關事業單位人事檔案管理后，人事檔案管理的效率和水平大大提高，人事檔案的全面性、準確性和及時更新能力顯著提高，具有更好的開發利用潛力。在機關事業單位的人事檔案管理中，必須做好檔案信息的安全保護工作。充分利用文件管理系統中預設的加密功能，對區分文件信息保密等級的特定數據庫進行不同的安全保護，及時發現系統漏洞，進行修復和防病毒，確保人員文件信息的安全。

（三）完善人事檔案信息化管理的規范和制度

為完善人事檔案管理規章制度，提高人事檔案管理水平，要根據政府機構的實際情況，建立一套規范、先進的人事檔案信息管理系統管理制度，并結合檔案管理中遇到的一些問題，及時完善和更新檔案管理的規章制度。向工作人員收集檔案中的全部信息，實行監督制度，始終遵守檔案管理的有關制度和規定，特別是保密部門的檔案管理，做好檔案信息的收集工作，然后對信息進行匯總整理，盡可能將各方面信息納入人事檔案。

二、事業單位人事檔案信息化管理的問題

（一）軟硬件基礎設施不全

由于不同部門對人事檔案信息的要求不同，在人事檔案管理系統開發中，大多采取購買社會服務的形式，將其打包給一些計算機系統服務商。由于各部門人事檔案信息管理系統相對獨立，會阻礙管理系統之間的交互。通用化、標準化的人事檔案管理軟件開發難度較大。

（二）標準不統一，管理方式落后

完善機關事業單位人事檔案信息管理，必須明確日常檔案管理的制度和規范。但從目前各單位人事檔案管理的實際情況來看，大多只考慮自身對檔案信息的實際需求，導致人事檔案管理的規則和標準存在較大偏差。檔案管理沒有統一的標準，導致不同地區、不同部門的人事檔案無法互聯互通，信息無法共享。這大大降低了現代人事檔案管理的發展水平。

（三）人事檔案利用率不高

人事檔案管理的主要目的是利用和向人事部門提供全面、真實的人事信息，使人事決策科學、合理。從目前的檔案管理工作來看，人事檔案服務發展意識不強，使其不能真正發揮人事檔案的作用。

三、加強機關事業單位人事檔案信息化管理策略

（一）加強重視、完善管理

政府機構要充分認識現代信息技術在人事檔案管理中的重要性，逐步推進人事檔案管理系統的信息化建設，并在現有軟硬件基礎上，提供足夠的專項資金進行升級和開發，確保人事檔案管理提高效率。此外，要努力提高人事檔案信息管理的效率和便利性。

（二）構建完善的人事檔案信息化管理制度

這就要求各業務單位對人事檔案進行高效管理，做好信息管理，完善檔案管理系統的應用流程，加強對人事檔案系統信息化建設的支持，規范人事檔案的收集、歸檔、使用和借閱。并建立完善的內部控制制度和相應的人員責任制，確保人員檔案管理和使用的安全可靠。

（三）提高檔案信息化管理安全性

人事檔案涉及個人信息的各個方面。在當今社會，人們越來越重視信息安全。檔案信息管理必須注意保護檔案信息安全不受侵害，確保檔案信息系統不存在安全漏洞，避免黑客攻擊造成個人檔案信息泄露。檔案管理人員必須定期維護和更新人事檔案存儲系統，確保檔案信息管理系統的安全性和可靠性。

（四）提升人事檔案管理人員綜合素質

對于人事檔案的管理，最重要的決定因素是檔案管理的專門負責人。他們的人事檔案管理技能、先進的管理模式和管理手段，將直接決定檔案管理能否高效、高質量地進行。因此，我們要特別關注人事檔案管理人員的選聘、業務素質和技能，加強日常管理工作之外的培訓和學習支持，從而保證人事檔案管理人員能夠訪問到最先進的人事檔案管理模式，并通過學習導入將這種管理模式應用到日常工作中。提高人事檔案管理的質量和效率。

四、結束語

總之，機關事業單位加強人事檔案信息管理，對于提高工作效率，更好地發揮檔案的作用，具有十分重要的意義。機關事業單位要完善各項管理制度。檔案管理者還應主動學習和運用先進的信息技術，為機關事業單位人事檔案的發展創造有利條件。

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