研究醫院圖書館如何做好電子檔案管理工作

沈蕊芳

【摘要】 本文主要針對醫院圖書館加強電子檔案管理工作展開深入研究，通過闡述醫院圖書館電子檔案管理工作中存在的問題，重點提出了幾點完善對策，主要包括完善電子檔案管理制度、加大檔案管理投入力度、注重網絡信息安全技術、加強醫院圖書館電子檔案隊伍建設等，不斷提高電子檔案管理工作效率。

【關鍵詞】 醫院;圖書館;電子檔案管理工作;對策

【中圖分類號】R572 【文獻標志碼】A 【文章編號】1005-0019（2020）12-282-02

在醫院日常工作中，醫院檔案管理是重要的一項工作內容，醫院電子檔案，所涵蓋的醫院工作內容比較多，借助其檔案數據，可以對醫院的發展予以一定的預測和判斷，并為領導層的決策提供一定的依據。因此，加強醫院電子檔案管理工作是至關重要的。但是在當前醫院電子檔案管理工作中，仍然存在著較多不完善的地方，所以醫院圖書館必須要予以高度重視，制定行之有效的完善對策，促進電子檔案管理工作的順利進行。

一、醫院圖書館電子檔案管理的重要性分析

在醫院檔案管理中，基礎建設信息存檔和醫院內部人士信息等，是重要的內容，可以對醫院發展歷史進行有效監控和分析，并為人員了解檔案資料信息提供便利性。比如在設備檔案信息方面，相關人員可以對設備的型號和性能等進行充分了解，及時更新損壞的設備，不斷提高醫院整體運行效率。因此，必須要加強醫院全面檔案管理建設。同時，通過加強電子檔案管理，有助于檔案管理水平的提升。在傳統檔案管理過程中，工作人員在整理資料時，主要借助手工操作方式來進行，在收集和整理方面，所需的時間量比較龐大，而且也無法將文書檔案信息的準確性提升上來。而借助信息技術和網絡技術，可以促進醫院檔案的整理錄入工作的順利進行，將檢索功能的便利性和迅速性提升上來，從而進一步增強文書檔案檢索效率。

二、醫院圖書館電子檔案管理中存在的不足之處

（一）缺少完善的電子檔案管理制度

醫院在實際工作過程中，并沒有對電子檔案管理制度予以高度重視，而且監督管理機制也嚴重缺失，無法對電子檔案管理制度予以有效約束。在相關檔案的格式和內容方面，統一要求尚未落實，整體工作狀態較不嚴謹[1]。此外，傳統手工記錄方式，仍然在檔案資料中得到了充分體現，這對查找資料產生了一定的不利影響，而且極容易導致資源浪費現象的出現，一旦無法落實檔案電子化，很難有效提高醫院圖書館電子檔案管理效率。

（二）檔案存儲的安全性缺失

對于電子檔案而言，與紙質檔案之間具有著較大的差距，無需進行防潮和防蟲等處理，但是由于其媒介為電磁信號，在磁場干擾的影響之下，極容易損壞到數據，或者在突發斷電的影響下，極容易對電子檔案產生威脅。此外，在電子檔案中，諸多信息都是保密的，甚至商業價值和學術價值顯著，而且在醫院電子檔案聯機的影響下，黑客嚴重威脅著電子檔案。計算機病毒和木馬等出現，對電子檔案信息產生了極大的破壞力，出現電子檔案信息盜取現象，無法將電子檔案的原始價值發揮出來，而且由于出現機密數據泄露現象，其損失是不可估量的。

（三）缺少專業的電子檔案管理人員

現階段，一些醫院的檔案管理人員的專業性難以保證，大都由醫院科室內部的員工予以兼任。其工作人員的檔案管理知識尚未與專業性要求相符，在電子檔案的強大推動之下，由于人員專業性的缺失，無法將獲取檔案資料的規范性體現出來，嚴重影響到查找后期資料，而且相應的參考價值也嚴重缺失，無法將檔案自身的價值發揮出來。

三、醫院圖書館電子檔案管理的完善對策

（一）完善電子檔案管理制度

在開展醫院電子檔案管理工作過程中，加強制度建設非常重要，醫院要加強電子檔案管理制度的構建，尤其對于電子檔案收集和歸檔等，有效利用和保管好電子檔案，明確電子檔案的保管期限和歸檔范圍等[2]，將制度在醫院崗位責任制和考核方法中體現出來，不斷提高醫療電子檔案管理制度的動態性和完善性，進一步規范醫院電子檔案管理工作。

（二）加大檔案管理投入力度

電子檔案管理，與醫療安全和檔案信息是否完整之間的關系是緊密聯系、密不可分的，也對醫院教學和科研產生了很大的影響，不斷提高檔案利用效率。對于醫院而言，要提高對檔案管理硬件和軟件投入的高度重視，對防火墻技術和數據加密技術予以配置和安裝，不斷提高網絡安全性，確保電子檔案運行效率的穩步提升。

（三）注重網絡信息安全技術

首先，要加強電子檔案信息備份，在備份以后，一旦出現電子檔案現象，及時予以備份恢復。其次，加密和權限設置電子檔案信息，避免黑客和病毒攻擊現象的出現，將數據泄露的出現幾率降至最低[3]。此外，要加強高等級防火墻的設置，定期對病毒庫予以更新，避免出現計算機 病毒問題。同時，通過全面排查所有外源數據，一旦發現病毒，可以實現自動屏蔽，給予信息安全強有力的保證。

（四）加強醫院圖書館電子檔案隊伍建設

醫院圖書館電子檔案管理，作為系統化工程之一，具有較強的復雜性，也對檔案管理人員提出了較高的要求。對于醫院電子檔案管理人員而言，必須要樹立正確的價值觀念，規范自身的工作行為，加強檔案管理意識的滲透，對計算機技術予以靈活運用。因此，醫院要定期開展專業技能培訓，如同行業之間的技術交流、專家講座、課程再培訓以及進修深造等，不斷提高人員的綜合素養，這對于提高檔案管理水平具有很大的幫助。

四、結束語

總之，對于醫院圖書館而言，加強電子檔案管理工作尤為關鍵，確保電子檔案數據的完整性和準確性，防止遭受到意外攻擊和偷襲，并將電子檔案的信息化和網絡化等優勢充分發揮出來。

參考文獻

[1]李曉莉.淺談文書檔案管理信息化建設利用率和安全保護[J].農家參謀，2019（21）：170.

[2]王興玲.面向“互聯網+”時代的醫院檔案管理工作研究[J].辦公室業務，2019（20）：143.

[3]劉瀟.醫院電子檔案管理與檔案信息安全防護研究[J].信息記錄材料，2019，20（08）：169-170.