新形勢下檔案管理工作的電子化建設

伊夢琳

摘 要：檔案是人們的社會活動中形成的具有保存價值的原始記錄，檔案管理是專門機構或崗位對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供利用服務的各項業務工作的總稱。事業單位是我國特有的一類組織機構，通常由行政部門創建，具有社會公益性質，其業務范圍在很多領域具有專業性和技術性強的特點，又有很強的政策性。事業單位在日常運行過程中形成的大量檔案，這些檔案形成了事業單位豐富而權威的數據資源，其間蘊含著豐厚的經濟利益和利用前景，也存在著巨大的數據安全問題，如何利用現代信息技術，通過檔案的電子化建設，妥善而富有效率地進行檔案管理，具有重要的現實意義。

關鍵詞：檔案管理;電子化

引言

如今信息技術水平快速發展，人類社會已經進入到大數據時代，在這種時代背景下，國有企業的管理面臨著新的要求與挑戰，特別是國企的社保檔案管理工作。過去社保檔案管理通常是人工、紙質化管理，管理效率低、效果不佳。隨著大數據的應用，社保檔案管理逐步實現電子化發展，這能夠很好的提高國有企業社保檔案管理的效果以及效率，為國有企業員工提供優質的服務。本文就大數據時代國有企業社保檔案管理的電子化情況進行分析。

一、事業單位檔案管理電子化的意義

1.電子化可以提高檔案的信息利用率

檔案管理的主要目標是為社會提供信息服務，在信息查詢、調閱以及處理等環節，都可以通過計算機等終端方便地進行，應答快捷，信息和媒介也不存在損耗的問題，大大提高其信息利用的效率。而且電子化的信息還為二次開發和社會化利用打下了基礎。

2.電子化可以顯著提高檔案管理的工作效率

傳統的檔案管理各個環節在管理中主要是面對紙質媒介，無論是其存儲、轉移、閱讀和信息管理，都要耗費大量的人力和物力，而檔案經過電子處理后，其后的環節都成為電子化，存儲時不僅可以節約巨大的空間，而且從存儲量上還可以看作是無限擴充的，而同時成本會顯著下降。

二、事業單位檔案管理電子化建設的現狀

1.電子檔案的安全性缺乏保障

電子檔案的推行，對檔案的安全性提出了新的要求。一是電子檔案容易通過計算機操作進行篡改或刪除。二是一些證書、文件等一些具有法律意義的檔案留有簽名，這些簽名是無法電子化的，電子檔案的應用就受到限制，無法完全代替紙質檔案。三是由于電子檔案無法完全代替紙質檔案，所以紙質和電子都需要存儲，檔案存儲上的成本反而增加了，而且電子存儲需要新的存儲環境和方法，這都是額外的投入。四是檔案管理軟件本身也產生了黑客攻擊和數據泄密等新的安全隱患，需要投入更多的成本來加強安全保護工作。

2.電子化建設過程中存在著大量的重復建設

事業單位的條塊分隔現象較為突出，各個行業之間在電子化過程中的協調溝通很差，造成各種檔案管理系統的重復建設現象。各個相關行業的檔案數據信息中共同的數據內容很多，而由于區塊的分割，各部門各自開發自己的數據庫和數據標準，電子化建設存在著大量的重復建設。

3.檔案標準化程度低

事業單位檔案的電子化基礎是檔案的標準化，事業單位檔案標準化程度較低，因而在此基礎上實現的電子檔案也存在著很多問題。尤其在紙質檔案轉化為電子檔案的環節，錄入質量存在著很多問題，紙質檔案的一些問題在傳統人工處理過程中還允許存在一定的差錯，通過人為糾錯對檔案管理工作的影響不是很明顯，而作為電子檔案需要大量程序化處理，如果標準化程度較低，則對檔案管理效率的影響則會日益突顯出來，造成很多差錯。

4.醫療保障局檔案管理制度不夠完善

醫療保障局檔案管理制度的不完善主要從兩個方面表現出來，首先就是缺少完善的檔案管理標準，盡管政府出臺了相應的社保檔案管理標準，但是在國有企業中，其管理的形式、歸檔的范圍以及交接流轉等都是不同的，并且存在著脫節等情況。其次國有企業的醫療保障局檔案管理缺少完善的借閱、保存制度，導致醫療保障局檔案文件的歸檔缺乏完整以及時效性，經常出現忘記歸還、信息丟失等情況。出現問題之后工作人員不能及時的處理、補救，導致醫療保障局檔案信息的參考價值受到極大影響。國有企業內部缺少完善的社保檔案管理制度標準，就無法有效的避免管理混亂情況的出現。

三、加強事業單位檔案電子化建設的對策

1.建立通用的數據標準和電子化體系

檔案電子化當前的問題之一就是數據庫及系統之間的不統一，很多事業單位不僅是行業內不兼容，甚至各個單位之間也不兼容，必須改變這種條塊分割的現象。這就要加強行業間或各個行業，甚至從國家層面出臺各個層面的數據庫標準、軟件開發標準。總而言之，要盡量在可能的范圍和層級上達到檔案標準化和統一的數據標準，為局域性的軟件開發和數據利用掃清障礙，為以后數據的更大范圍的標準化建設做好基礎性工作。

2.建立完善的電子檔案管理制度

事業單位的檔案管理很多時候具有政治性要求，電子檔案管理的安全性應當在電子化建設進程中提到重要地位。而建立完善的管理制度是保證檔案管理工作嚴肅性和安全性的基礎。管理制度也是電子化管理過程的基礎，我們只有依據完善的制度才能對管理過程實現規范、實現標準化，進而設計出標準的工作流程，進而開發出適用的軟件。

3.提高重視程度，完善制度建設

要努力企業領導對于醫療保障局檔案管理的重視程度，明確檔案管理的重要意義，認識到檔案電子化管理的優勢，為電子化管理奠定良好的基礎。同時完善醫療保障局檔案管理的各種儲存、取用制度，由專業的檔案人員任職管理，優先錄用檔案管理專業的人才。對社保檔案進行統一的輯錄、備份，實現數據資料的電子化。同時注重對醫療保障局檔案管理人員的教育培訓，使其掌握電子化管理的方法，并保證醫療保障局檔案管理工作的嚴肅性、系統化。

結束語：

總而言之，在國有企業檔案管理中，醫療保障局檔案是重要的組成部分，其管理效果以及質量水平將對員工的利益產生重要的影響。在大數據時代背景下，國有企業醫療保障局檔案管理要逐步電子化，減少檔案管理誤差的出現，使其社會價值得到充分的顯現。

參考文獻

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