新發傳染病檔案建設的管理與思考探究

任坤

摘 要：傳染病會在一定程度上對人類的社會發展起到阻礙的作用，且在近年來隨著新發傳染病不斷發展，嚴重影響了當下的社會發展。對新發傳染病的預防和控制，是當前疾病預防控制工作的主要任務。隨著當今社會發展與生活的改變，近些年來不斷有新發傳染病給社會造成巨大的影響。在常規傳染疾病的特點基礎上，新發傳染并還具備著新品種或者外來品種的致病因子，這些不為我們熟知的特性，很難做到及時的發現與治療，極易造成病情的迅速擴散。通過做好新發傳染病的預防和控制工作，確保廣大群眾的健康，從而促進我國社會和經濟的發展。本文深入的對當前傳染病的預防和控制工作進行了深入的探討與反思，進而有針對性的提出了一些有助與提高新發傳染病的預防和控制工作切實可行的措施。

關鍵詞：新發傳染病;檔案管理機制;信息系統

新發傳染病是指新確定的和先前未知的、可引起局部或世界范圍內公共衛生問題的傳染病，如SARS、禽流感、甲型H1N1流感、新冠肺炎病毒等。這些新發傳染病往往具有傳染性強、傳播速度快、病死率高的特點，對社會穩定、經濟發展和國家安全造成嚴重影響。因此，預防和控制新出現的傳染病，已成為當前疾病預防控制工作中的重要內容。無疑，檔案室作為各級疾控機構重要的信息資源管理部門，應該盡早認識到這一點，積極將檔案管理滲透到防控工作中，做到關口前移，才能收集到全面的第一手的材料，才能確保這些檔案材料能夠真正完整地反映防控過程和經驗。

1、建立檔案管理機制

1.1架構檔案管理組織

當疾控機構全面啟動新發傳染病預防控制機制時，往往會建立起防控工作領導小組，全面組織和領導防控工作，并在此之下，成立相關工作組。如協調組、信息組、現場組、檢驗組、宣傳組、后勤保障組、外聯組、專家組等，具體負責預防控制工作中上下級部門的協調與溝通進行疫情信息的收集、分析與上報開展疫情的應急處理與流行病學調查、疫情的監測與檢驗檢測。同時還要對社會民眾進行健康教育，并與社會多系統多部門開展聯防聯控，共同抵御新發傳染病。在疾控機構啟動防控機制的第一時間，檔案部門就應積極行動起來，將檔案管理介入到防控機制之中。首先，檔案人員應加入協調組或信息組的工作，專職負責對整個防控工作檔案的指導與收集。第二，在各個防控小組中確定檔案信息員，負責該組檔案材料的收集和歸檔工作。

1.2明確機構和人員職責，建立規章制度。

檔案部門應在各工作組成立之始，建議領導小組在各組建立和制定制度時，在制度中明確歸檔任務。在工作結束或告一段落時，將本組形成的文件材料及時收集和歸檔，并將這一責任具體落實到各組的信息員職責中去。明確規定信息員的職責，除了定期將該組工作信息上報防控領導小組外，還要負責將該組文件材料收集齊全，上交到檔案室。檔案部門也應該及時制定歸檔范圍，提出歸檔要求，發送至各工作組，從而確保信息員和各組工作人員都能了解和掌握歸檔內容。

1.3利用現有的檔案工作網絡

在防控工作結束、工作組解散后，還會有反映防控工作的文件產生或需要歸檔，如表彰類的申報材料和實物類的檔案以及各科室申報的有關項目或科學研究的檔案材料。為了確保檔案能完整地反映整個防控的全過程，也應該注意收集這部分材料，而它們的歸檔就需要靠現有的檔案工作網絡來完成。因此，檔案機構還要及時對各科室的兼職檔案員提出要求，關注并及時收集和歸檔這部分檔案材料。

2、明確防控文件材料的歸檔范圍

防控工作組的人員多為公共衛生專業人員，對檔案的知識了解甚少。因此，及時提出歸檔范圍是十分必要的。防控工作文件材料的歸檔范圍，應從各工作組的職責任務出發，并根據以往的工作經驗來制訂。歸檔范圍大致應包括以下幾個方面：

2.1防控工作的組織與框架文件。包括防控工作領導小組的籌備、建立文件領導小組和各工作組的職責任務、工作制度及人員安排、通訊錄重要的會議記錄本單位和上級單位的防控工作預案、方案、技術規范與技術指南本單位和上級單位的防控工作計劃、總結、大事記本單位和上級單位關于防控工作的通知、簡報等文件以及本單位向上級的請示、報告、建議、意見以及上級單位的指示、批復、復函等文件材料。

2.2現場流行病學調查及疫情處理材料。對新發傳染病進行現場調查和處理所形成的材料是反映整個防控工作的至關重要的第一手材料，是開展傳染病癥狀分析、流行病學分析和病原學分析與研究的最為基礎和關鍵的材料，因此要特別重視這部分材料的收集。這些文件材料應包括確診病例及其密切接觸者的現場流行病學調查表、調查報告、實驗室檢測報告、專家會診意見及現場消毒或進一步隔離的記錄等材料。除個案材料外，還應包括新發傳染病的報告管理、流行病學調查和處理的技術規范、指南等規定性和指導性文件。此外，消毒藥品、器械及防護用品等應急物資儲備的申請、批復、登記表、匯總表，消毒工作登記和統計表以及應急隊伍集結和培訓等材料也應包含其中。

2.3疫情信息統計與分析材料。這部分文件材料反映的是整個疫情的基礎數據，因此，對它們的收集也是檔案收集的重頭工作。應包括本單位以及與上下級疾控機構溝通的疫情監測日報、周報、月報疫情的監測分析報告建立新的疫情信息報告系統或平臺的材料以及相關的技術指南、規范性文件和培訓材料等。

2.4健康教育材料。開展為大眾傳染病防控知識的普及和宣傳是疾控機構的重要任務，特別是對大眾都不了解的新的傳染病，就更是需要加強民眾的健康教育。因此，在工作中形成的健康教育材料就成為整個檔案材料中較為重要的組成部分，包括健康宣傳方案、宣傳海報、公益廣告、折頁、手冊以及多媒體制作材料如DVD、VCD光盤等等。此外，還應包括對社區或下級疾控機構人員開展培訓的材料。

3、建設新發傳染病檔案信息系統

收集的目的在于利用，檔案人員應積極開發新發傳染病檔案信息資源，為防控一線服務。檔案人員一方面將收集來的文件材料盡快立卷，編制出目錄，提供給各工作組查閱，一方面應利用信息平臺，為防控人員提供更為便捷的網絡服務。

3.1積極利用已有的信息平臺。如果單位已有OA辦公自動化平臺，檔案人員就可充分利用它，盡早將防控檔案錄入其中。具體做法是，檔案人員應優先安排整理防控檔案，并將全部防控檔案單獨編制目錄號，在該目錄號下，檔案按形成單位大流水排序。這樣，防控案卷的檔號就不必等待當年常規收集的檔案整理完畢后再去流水排序了，從而可以盡快地將案卷錄入到辦公系統中，方便防控人員利用。

3.2開發新的新發傳染病檔案信息系統。如果單位沒有現成的信息系統，檔案人員就應盡早地建議單位開發檔案信息系統。在研發系統的過程中，檔案人員應本著簡便易行的原則，多與軟件設計人員交流，讓他們充分了解檔案材料的本身特點和利用上的需求，并且要求系統要留出端口，可以在以后加掛到單位的信息平臺上。

4、結束語

由于新發傳染病的傳染性較強，因此其有可能發展為全球性，而預防則是傳染病防控工作的一項重點內容，提升對傳染病的宣傳力度，以此提升醫療人員以及非醫療人員對傳染病的相關內容有所了解，從而防患于未然，對其起到更好的控制。

參考文獻

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