關于機關電子文件管理難點的思考

華芳

隨著社會經濟的發展，電子文件在機關檔案中的比重越來越大，人們通過人工智能實現電子檔案的整理、檢索、利用、識別、處理和分析。無疑，電子文件的普及給機關檔案管理帶來了巨大的便利和改變。但機關電子文件管理仍然存在著問題和難點。文本文就機關電子文件的特點和現狀，談談自己的幾點看法。

目前機關內的所有文件基本都有電子文件，電子文件管理已經成為檔案管理的重要部分。但是電子文件管理在幾個方面仍就存在問題：

一、機關電子文檔原始性如何確定。

檔案的本質特性，原始記錄性。文件原始性是其信息內容的真實性保證。保證電子文件原有的格式、元數據，是確保電子文件原始性的關鍵。而電子文件特點卻恰恰難以保證其原始性。首先，電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多。其次，在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。還有，電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。系統環境更換后，文件復制后，很難反映原貌。

目前，發達國家對傳統的原始文件的概念有了另外的新解釋，就是聲像記錄視聽資料可以作為原始資料。將電子郵件視為書證的都可以作為原件，以證明事務本身的原始性。但電子文件作為遺囑、財產分割得證據還沒有被采納。

而機關檔案原始性是對機關政策性把握，人事管理公正和公平、財產資金的安全性，都有極其重要的保障。

二、機關電子文件保存技術有待加強

電子檔案的保存要比紙質檔案保存復雜的多，首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可讀性。這就不僅要求保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應的軟硬件技術及背景信息和元數據等。電子文件所依賴的電子計算機發展很快，設備不斷更新，軟件技術變化升級需要更換相應的設備。比如機關的財務工作系統，幾年更新一次。新系統如果和舊系統不兼容的話，原有系統的電子文件就難于保留下來。另外電子文存儲載體磁性存儲載體常有退磁、粘連等現象，光盤也有變形和保護膜遭受劃傷等現象，需要適時復制。這些影響電子檔案長期保存的不利因素需要電子文件的管理人員認真對待，要有一整套的對策和技術措施。

三、機關電子文件管理人才不足。

在電子時代，電子文件的實質是技術工程;電子文件管理，需要信息管理技術與檔案知識的高度融合。這要求機關檔案專業人員必文件管理人員既要掌握檔案管理基礎基本理論和基本知識外，又要熟練掌握電信息技術和專業檔案軟件的運用技術。鼓勵和支持文檔工作者提高自身素質，能適應電子文檔管理工作的需要和要求，為實現檔案管理的智慧管理和智能化應用奠定基礎。

四、電子文件安全保障技術在機關難于實現

為保證電子安全性，現已經采用的技術有1、密鑰技術。用密鑰對電子文件進行分層管理。2、電子簽名技術，是指數據電子文件中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據。2、中國特色電子印章技術，基于印章來體現權威性和有效性保障電子公文的安全性、嚴肅性、權威性和有效性保障與傳統法律法規制度相兼容符合了中國人的辦公習慣，解決了心理安全問題。4、網絡結構安全設計。基于網絡的技術要求電子文件應用環境中勢必存在內網和外網問題。有的機器加裝了安全保密措施，過濾病毒感染，防止網絡黑客侵襲。還有的一些機器專網專用，內網一臺機器，局域網和廣域網分別使用一臺機器，不用處理文件的數據庫的機器上網。

這些安全技術在一定程度上保證了電子文件的安全，但仍難保證文件受病毒感染或由于技術系統環境改變，無法讀取文件情況、人員無痕跡拷貝和帶走大量文件情況發生。而且目前在機關檔案管理中，由于人員和設施配備問題，很多檔案管理上安全措施還難于實現。

五、電子文件的管理系統的投入。

電子文件管理成本比較高。除了像中石化等大型企業一次投巨資設計電子文件管理流程的系統外，一般機關單位是難于做這樣大的投入的。并且，電子技術的不斷更新，設備也得更新，要保存原來的電子文件，需要留存原設備或使用兼容設備重新備份資料。

六、電子文件管理標準有待解決。

電子文件管理尚未與國際接軌，標準化程度較低。有的檔案館已經出現電子文件無法讀取的問題因此，電子文件長期可讀性的風險，需制定電子文件的遷移規劃，大部分機構僅停留在定期檢查、保存軟硬件系統、轉換成通用格式等較為初級的措施上電子文件管理系統的發展呈現不統一、不平衡和不完善的狀態。

總之，電子文件如果取代傳統檔案需要解決幾個問題：原始記錄、安全、設備材料更新的投資、電子文件標準、管理人員的培養。隨著物聯網、區塊鏈、云技術的廣泛使用，信息技術發展越來越成熟，電子文件的這些問題都會解決，智慧檔案的明天一定會到來。

參考文獻：

[1]劉越男，建立新秩序——電子文件管理流程研究，中國人民大學出版社，2005.

[2]陳會明，人工智能技術在檔案工作中的應用發展芻議，中國檔案2020.3.