企業辦公室行政管理精益化分析

周金亮

[摘 要] 在企業生產經營中，辦公室作為企業的一個中樞部門，在企業生產、經營管理中起著重要的推動作用。然而，辦公室的日常事務又是非常瑣碎的，這就要求對辦公室的行政管理工作進行精益化管理，只有這樣才能實現辦公室職能與業務的無縫對接，大幅度提高辦公室的工作效率，圓滿完成領導交辦的各項任務。基于此，本文從企業辦公室行政管理精益化的思路與對策入手，以世界500強企業中國交建某美洲子公司為例，闡述企業辦公室行政管理精益化的具體策略，希望為其他企業開展辦公室行政管理工作提供理論及實踐的幫助。

[關鍵詞] 企業 辦公室 精益化管理

中圖分類號：D523文獻標志碼：A

企業辦公室具有顯著的事務性、服務性及政務性特征，工作內容較多，覆蓋范圍廣，需要工作人員開展精益化管理。精益化管理理念從生產環節擴展到企業生產經營的各個方面，不僅關系到辦公室的工作效率，更關系到整個企業的科學發展。辦公室行政管理的精益化工作必須從思想認識、制度建設、標準化等多方面綜合推進。

一、企業辦公室行政管理精益化的重要性

對辦公室行政事務進行精益化管理，對于一個企業的發展來說，具有重要意義。在企業里，行政管理涵蓋檔案管理、文書整理、會務工作及后勤管理等多項工作內容，開展精益化行政管理，可保障其有效發揮綜合管理作用。細化來說，精益化可強化的綜合管理內容如下：

規劃作用。企業辦公室人員具備規劃職能，可為企業管理者經營決策提供參考資料。行政管理人員可將收集到的企業相關信息進行整合，并結合自己的看法，選擇有價值的信息，上報給企業管理者，為管理者決策提供綜合部門的意見。精益化的實施，可提高行政管理人員信息篩選能力，提高企業管理者參考資料的全面性與有效性，保障企業決策的合理性、科學性。

組織作用。辦公室是企業設計、組織團建的主體，可根據企業工作現狀，在合適時機、以最佳方式組織企業職工參與團建活動，強化職工的凝聚力，提高職工的執行力，使職工對企業產生依賴感、信任感，促進企業與職工的協同發展。精益化的實施，可深化辦公室行政人員對企業及職工的認識，使團建活動更具實效性。

協調作用。在大型企業中，企業的組織結構復雜，各個職能部門的工作交叉深入，需要不同職能部門的協調配合，保障企業的正常生產運營。但在實際工作中，不同職能部門的工作側重點不同，可能會在交接或合作中出現矛盾糾紛。辦公室行政人員需發揮自身協調作用，調節不同職能部門或領導與職工間的矛盾，妥善處理企業內的人際關系氛圍，保障企業整體的協調性。精益化的實施，可拓展辦公室行政人員的協調廣度與深度，把許多工作提前考慮到位，做好預防工作，保障企業不同職層與部門的協調配合。

輔助作用。對于大型企業而言，在生產運營中，辦公室需全面收集國內外政策法規、上級來文、職工意見等信息，結合企業生產經營現狀，輔助企業管理者制訂整體決策，使決策部署更貼合國家政策，發揮企業在國家經濟發展中的作用。精益化的實施，可規范辦公室行政人員的工作行為，發揮其承上啟下的作用，為企業管理者提供更全面有效的輔助[1]。

二、企業辦公室行政管理精益化的思路與策略

基于企業辦公室行政管理精益化的重要作用，本文以世界500強企業中國交建某美洲子公司為例，闡述企業辦公室行政管理精益化策略，為其他企事業單位提供經驗參考。

（一）管理精益化的思路

1.管理內容的精益化

要進行辦公室行政管理的精益化就必須把辦公室的一系列工作進行科學、合理的細化和分工，使各個管理項目和任務變得有人負責、有人監督、有人管理。因為傳統的辦公室行政管理模式都是以自我為中心，管理沒有連續性，辦公室職能效益發揮不出來，而精益化管理就是要在科學化的基礎上，加強行政人員的責任心，提高辦公室行政管理的工作效率，為企業的更快發展服務。

2.管理理念的精益化

在我國先進的企業中，最先實行標準化、精益化管理的往往是生產車間，而對辦公室行政部門來說，實現精益化的管理方式具有同等的重要性，所以作為企業管理人員，必須要從管理理念上認同行政精益化管理的作用，對辦公室工作進行分解與調度，在辦公室行政管理中滲透標準化的理念，保證精益化管理的順利實施。

3.團隊合作意識的精益化

常言道：“雙拳難敵四手。”這也進一步說明了團隊協作意識的重要性，在辦公室行政管理工作中，單憑一個人的力量很難完成工作，只有成員之間相互協調、相互合作、相互支持，才能把工作做到極致。而要實現辦公室行政管理的精益化，更要在團隊合作意識方面進行引導，讓大家在工作中凝聚成一股力，在辦公室行政管理中發揮出最大的能量。

（二）加強辦公室文化建設

企業文化是一個企業的靈魂，進行企業文化建設是精益化管理的一種方式和策略。辦公室秉承“感知責任、優質回報、合作共贏”的核心理念，將行政人員思想統一作為首要工作內容，提高他們的綜合素質，確保行政人員明確精益化工作的系統性、長期性，構建和諧的辦公室文化，以精神文明引領工作實踐，提升行政管理人員的執行力，通過加快企業文化的建設與創新，實現企業行政管理精益化的最高標準。例如，在公司各項目部建立“員工之家”，成立閱覽室、文娛活動室（如健身房、臺球室等），讓員工在海外充分感受到公司的關懷，增強公司的凝聚力和向心力。在年底，辦公室主任就帶領行政管理人員結合辦公室工作內容，做出年度工作總結、制訂下一年管理工作計劃，并根據工作要求和任務量，將年度計劃細分為季度、月度、周計劃，實現辦公室行政管理工作的精益化分配，確保行政管理人員嚴格按照計劃開展工作，形成精益化的辦公室文化。

（三）優化辦公室崗位配置

在企業辦公室行政管理精益化中，辦公室崗位配置是落實行政管理工作的基礎，企業需遵循“定崗、定責、定標準”的原則，明確辦公室工作崗位內容，以“工作獨立、協調配合”標準，結合辦公室行政管理工作內容、流程及職能，分配各個崗位的工作職責，實現辦公室行政管理人員的分工明確、協調配合。同時，在辦公室行政管理工作中，完善的崗位配置可為管理制度與考核制度的制定提供便利，提高辦公室管理成效。

（四）做好人員管理，提高綜合素質

在企業辦公室行政管理工作中，行政管理人員為工作主體，是實現精益化管理的關鍵。企業需做好辦公室人員管理工作，引導行政管理人員養成良好的工作習慣及規范的工作態度。

（五）創新辦公室管理方式

基于企業辦公室管理工作的瑣碎性與繁雜性，公司在實現辦公室行政管理精益化時，創新了辦公室管理方式，引入信息技術，通過企業OA、統一門戶平臺等技術實現辦公室行政管理的信息化、智能化，提高行政管理的工作效率與質量，為行政管理人員提供技術支持。例如，在辦公室管理中，開發辦公室管理信息平臺，全面收集企業生產經營的各項數據信息，利用相應數據算法，實現企業信息數據的篩選與處理，降低行政管理人員的工作負擔。具體來說，該企業的辦公室管理信息平臺整合企業業務薪資管理、差旅管理、會議管理及其他綜合管理等多個工作環節，實現費用數據信息的全面收集。同時，該平臺可與國內企業財務信息系統實現數據共享，實現對企業預算、審核、報銷等財務管理全過程的實時監管，將費用管理從事后處理轉變為事前預防與事中控制，為企業節約數千萬元的管理成本[3]。

三、結語

總而言之，企業辦公室行政管理在企業發展中發揮規劃、組織、協調和輔助作用，需落實行政管理精益化。通過本文的分析，企業可通過辦公室行政管理精益化的思路、文化建設、制度化的管理、崗位優化配置、人員管理、管理方式創新等手段，提高企業辦公室行政管理的精益化水平，提高國際市場競爭力，促進企業可持續發展。

參考文獻：

[1]王曉偉.新時期做好國企辦公室行政管理工作的路徑探析[J].國際公關，2019（04）：122，124.

[2]胡寅斐.“謀大抓小”提升辦公室管理水平[J].農電管理，2019（04）：30.

[3]郭洪斌.實現企業辦公室行政管理精益化的思路與對策[J].化工管理，2018（36）：7-8.