關于高校人事檔案管理面臨問題的思考

任飛

[摘 要] 我國的高校教育事業在不斷的發展進步中，與此同時，校園中工作人員的數量越來越多，檔案管理工作也會相對來說更加復雜，工作人員在工作中會由于某些情況出現問題，所以高校必須對人事檔案管理做出改革，明確問題所在，針對問題入手，改變高校傳統的人事管理模式，因為這直接影響著檔案管理的效率。檔案管理工作與高校的良好發展是密不可分的關系，良好的檔案管理水平對高校的建設有極大的推動作用。文章針對高校中人事檔案管理出現的問題進行思考，并探究解決問題的主要途徑與改善措施。

[關鍵詞] 高校；人事檔案管理；思考

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A

一、人事檔案管理的基本內容及意義

（一）人事檔案管理基本內容

人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案在人事管理活動中形成，記錄了個人表現與德行、個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰，以備隨時考察。在高校的人事檔案管理中，主要包括對于校園工作人員和教職員工的信息整合。

（二）高校人事檔案管理的意義

高校人事檔案管理在校園的發展中具有很重要的意義，主要有以下兩點。1.可以保證檔案的準確度。高校在發展中，需要重視人事檔案管理的相關工作，將教職員工的人事檔案保存完整；在管理人員的工作中提高檔案工作人員的工作水平和專業素養，保證教職工檔案的完整性，提升檔案準確度[1]。保護高校中教職員工的檔案，可以使安全性得到提升，可以促進高校在人員管理方面的發展。2.改變落后的管理觀念。一直以來，我國高校的人事檔案管理觀念都十分傳統，這就導致部分員工的檔案調動時間比較長，檔案管理員工不能在短時間內完成工作，效率很低。檔案工作的積攢就導致會出現一些遺漏問題，所以在現代教育的步伐中，高校需要對傳統的人事檔案管理進行改革，根據所存在的問題以及高校內自身的情況來管理人事檔案的制度，讓人事檔案管理工作人員可以在最短的時間內，對本校教職員工的檔案進行準確的管理，在提高工作效率的同時，保證教職員工檔案的準確性和安全性，避免出現較大的問題以及問題的堆積。保護教職員工的檔案對學校的發展也有很重要的意義[2]。

二、現如今高校人事檔案管理發展狀態

每一所高校都有自己的人事檔案管理系統，但是不是所有的管理工作人員都可以準確地完成這項工作。現如今我國高校人事檔案管理中有以下一些常見的現象：教職員工信息錄入不完整，由于工作積攢或者，時間不充裕就會導致這種情況的出現；員工的地址改變后，人事檔案中并沒有及時記錄，或是在離職之后信息也沒有及時更改。高校需要根據這些工作過程中出現的問題，對這方面進行改進與正確的管理，促進高校人事檔案管理水平的提升[3]。

三、高校人事檔案管理中面臨的問題

一個高校的管理水平如何，會從它的人事檔案管理中反映出來，所以，人事檔案管理是一所學校管理人員的基礎，在學校中教職人員和工作人員的流動都需要及時地記錄下來。現如今的高校人事檔案管理中出現了很多影響管理效率的問題，其主要有以下幾點。

（一）管理模式較為傳統。現在社會經濟發展比較快速，科技幫助管理工作人員提高工作效率，信息的錄入也會更加方便。但是很多高校并沒有意識到信息化帶給大家的便利，人事檔案管理模式都比較傳統，整個關系網絡沒有建立起來，便出現了很多不足之處。仍然使用落后的方式進行人員管理和檔案的整合，沒有運用到方便快捷的現代化管理模式，檔案電子化程度不高，查詢也會特別麻煩，有很大的局限性，浪費人力和物力的同時也浪費時間、浪費資源。這些問題也導致高校人事檔案管理工作人員不能在工作中得到進步與提升，一直停留在傳統的工作認知中，不能與時俱進地進行人事檔案的管理，也不利于高校的后期發展。

（二）校方不夠重視，經費不足。人事檔案管理部門在高校中是一個很特別的部門，這個部門的工作需要校方領導的支持，但是在現如今的高校中，領導對人事檔案管理工作的認知不足，很少參與到人事檔案管理中，經費投入不夠，就導致工作人員很難進行檔案管理工作。高校領導也沒有制定出準確、完善的人事檔案管理系統，導致在傳統模式管理的情況下，人事檔案管理更加混亂復雜。同時，沒有現代設備和工具，領導不夠重視，沒有經費的投入，導致工作人員的辦公條件有限，工作效率低下。

（三）檔案調動速度慢。在一所高校中，教師占有非常重要的地位，每一所高校都需要高水平的教職員工，才可以提高學校的教學質量。但是在現如今的高校人事檔案管理中，教職員工的檔案調動速度特別慢，這會造成有些工作人員信息不準確的情況，使教職工的調動去向記錄不及時，不利于教職工的發展。現在社會上職業的流動比較大，這也要求各個高校需要提高在人事檔案管理方面工作的效率。

（四）缺乏標準管理體系。很多高校的人事檔案管理模式都缺乏標準的管理體系。高校的人事管理需要有規范和合適的管理體系，但我國大部分的高校管理部門都沒有制定管理標準，沒有制約性就無法將人事檔案進行合理的分類和整理。缺少管理標準所帶來的影響有以下幾點。①資料整理混亂，沒有明確工作人員職責劃分；②檔案統計麻煩，容易出錯；③檔案調動、收寄不符合程序，流程不規范；④工作人員缺乏安全性認知，檔案保密工作做得不好；⑤工作人員缺乏專業素養，檔案信息真實度不能保證；⑥缺乏信息化辦公，條件有限，效率低下。由于高校領導沒有對人事檔案管理方面制定標準的管理體系，管理人員在工作的進行中沒有相關制度可以參考，很容易將自己的工作習慣帶入自己的工作中。每個人的工作習慣不同，就導致檔案的保存方式不一樣，在后期職工查找和調動自己信息的時候不能很快地找到，降低了工作效率，影響高校人事檔案的發展。

（五）工作人員缺乏專業素養。人事管理人員的專業素養可以極大地影響高校中人事檔案管理的準確度，這也影響到教職員工的個人利益。大多數管理人員都會覺得檔案記錄工作過于單調，導致工作情緒不穩定，對工作態度不積極，不認真，過于形式化，所以要想對高校人事檔案管理進行改革，就要對工作人員的專業素養進行提升。提高政治素養。增強工作人員的責任感，使他們認真負責地為教職員工錄入信息，杜絕修改檔案、違法亂紀等現象。提高業務能力。在現代化技術的發展下，高校人事檔案管理模式已發生了極大變化，已由傳統的模式改為現代化模式，這會給人帶來更大的便利，也需要管理工作人員學習新的工作方式，加強業務能力。

四、對高校人事檔案管理問題的改善措施

（一）構建標準化管理體系。各個高校應該按照自身情況來制定關于人事檔案方面的管理體系。管理體系不可過于簡單或復雜，一定要合理、科學，易執行。負責檔案管理的員工只有了解自己的責任，目標才會更加明確，也會更加嚴格地要求自己。他們會認識到高校的發展和自己是息息相關的，因為自己的努力工作，學校也會發展得更好。除了在前期構建標準化管理體系之外，后期領導也要定期對人事檔案管理工作進行檢查，查看工作人員的遵守情況以及給工作效率帶來的變化。另外，還要結合現代化技術，學習借鑒其他高校的模式，并根據自身情況進行完善，使其能促進本校的發展。

（二）提高工作人員基本素質。員工素質是高校發展的基本保證，所以檔案管理人員需加強自我學習，提高自己的業務能力和綜合素質。高校需要對工作人員定期開展各方面培訓，對員工的能力進行有效提升，為員工提供外出學習的機會，使員工和高校共同進步。①使員工能夠熟練掌握現代化辦公流程和管理工作方面的專業知識；②提高工作人員的待遇，提升優秀員工的崗位薪資，使其擁有競爭意識，工作會更加努力；③增強員工的服務意識，在枯燥的工作中找到樂趣，不懈怠。

（三）利用信息化做好檔案分類。在我國科技快速發展的環境中，高校要合理應用信息化技術，改變工作人員手動錄入員工信息的工作形式；加大資金的支持與投入，改善工作人員的工作環境。現代化的工作可以使后期人員調動或者查詢信息更加方便，資料保存更加完整和安全，同時，現代化的工作流程也可以提高工作人員的積極性。

（四）提高各部門對人事檔案的關注度。高校要要對校園所有部門開展宣傳工作，使大家認識到人事檔案的重要性，使各個部門積極配合檔案管理的工作人員，加強各部門之間的協調與合作，幫助檔案管理人員高效地完成工作，促進校園各方面的發展與進步。

五、結語

高校人事檔案管理工作在高校的發展中起到不可估量的作用，但其工作量大，對安全性要求高，容易出現問題。高校不要任這些問題留存，及時發現問題，及時找到正確的方式去改正，改變不正確的管理模式，認識到人事檔案管理工作的重要性，制定科學的工作管理體系，有助于高校的長遠發展。同時，高校的領導及各部門工作人員都要遵循人事檔案管理規定，并與時俱進，做到與時代變化共同進步，在工作中不斷推陳出新，不斷地去探索，重視人事檔案管理的創新，深化高校人事檔案管理改革。

參考文獻：

[1]李同川.試論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].時代教育，2018（5）：124.

[2]劉暢.新形勢下高校人事檔案精細化管理的思考 [J].福建茶葉，2019（12）：285-286.

[3]劉歲梅.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].才智，2016（19）：68-68.