新媒體下的高校檔案管理探微

王麗娟

【摘 ?要】高校檔案管理是指對高校在教學、科研項目以及政黨管理等工作過程中形成的多樣化的信息進行一定的整理與記錄，從而對此類信息進行利用。隨著新媒體技術的不斷更新發(fā)展，各高校檔案管理工作也發(fā)生了一定的轉變。目前，借助多媒體技術，大部分紙質檔案已經轉變?yōu)閿底只畔①Y料。但新媒體下各高校檔案管理工作中尚存在一些不足急需解決，我們應采取哪些措施加以完善呢？

【關鍵詞】新媒體;高校;檔案管理

隨著新媒體時代的到來，高校的信息管理逐漸呈現出新的格局，高校檔案管理工作中結合了現代化的科學技術和數字技術，進一步提高了檔案管理的重要性，將檔案管理工作作為日常管理工作中的重要組成部分，基于新媒體時代背景下的檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。

一、新媒體下高校檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理人員專業(yè)能力欠缺

與傳統(tǒng)高校檔案管理工作不同，新媒體下高校檔案管理工作對工作人員專業(yè)能力提出了更高的要求。但就目前我國各高校檔案管理工作開展現狀而言，其專業(yè)人員的匱乏以及管理人員欠缺相應專業(yè)能力等問題尤為嚴重。具體來說，除了文書檔案、人事檔案以及學籍檔案等管理工作外，各高校內部其他管理部門中仍缺乏專業(yè)檔案管理人員。除此之外，由于缺乏系統(tǒng)化的培訓以及指導工作，許多檔案管理工作者專業(yè)能力欠佳這一問題長期以來都未得到妥善解決。且新媒體下，檔案管理工作又表現出了其新興特性，若不及時對新媒體知識、技術等進行學習，將大大降低高校檔案管理工作效率。

（二）先進設備不足

在新媒體下，高校檔案管理工作對于專業(yè)設備的要求極為嚴格。但長期以來，針對檔案管理工作，各高校皆采用了人工管理這一模式。這便意味著許多高校內部并未配備專門的硬件設備。除此之外，許多高校內部硬件設備專業(yè)性能不達標現象也同樣存在，無法滿足當前檔案數字化建設工作的一系列需求。在人力、物力、財力投入不足的情況下，檔案管理工作受到了極大的限制。

二、新媒體下高校檔案管理工作完善措施

（一）提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

針對上文中提到的相關問題，各高校應給予足夠的重視，并采取相對措施加以解決。毫無疑問，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是有其必要性的。各高校內部應展開系統(tǒng)的培訓，使相關工作人員熟練掌握各種新興信息技術的知識以及系統(tǒng)操作。以學生學籍檔案管理為例進行分析：因學籍檔案管理工作較為繁瑣復雜，利用信息技術，將學生的學習成績等內容制作成Excel表格，再利用矩形圖等輔助工具，可較為直觀的反映出學生成績優(yōu)異率以及不合格率等內容。除此之外，針對學生的轉學、休學、復學等信息，利用信息技術中的流程圖這一工具，可最為科學、完整且真實的將相關信息加以記錄。由此可見，相關檔案管理人員提升其規(guī)范、科學化的信息管理技術是不可或缺的。

（二）制定標準化、規(guī)范化工作標準

除了上文中所述提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)之外，制定標準化、規(guī)范化工作標準也是至關重要的。眾所周知，新媒體下檔案管理軟件呈現出多樣化特點。這便為許多檔案管理工作人員帶來了極大的壓力，其常常因為軟件應用不規(guī)范這一原因導致信息錄入錯誤、編排混亂等現象的出現。因此，各高校在進行檔案信息管理過程中，應制定標準化、規(guī)范化工作標準，在明確了相關規(guī)定的基礎上，檔案管理工作才能井然有序的展開。在實際的檔案信息管理過程中，首先，就各種不同類型的文件，各管理部門可制定出一份格式模板供工作人員進行參考，從而避免格式混亂造成的不利影響。除此之外，在檔案收集過程中，除文書檔案之外，各種科技檔案、聲像檔案以及實物檔案的收集也是不容忽視的。在信息收集完整的前提下，各管理人員應就不同類型文件進行分類處理，根據該管理部門制定的相關規(guī)定，有序開展時間編排等任務。

（三）開發(fā)電子化系統(tǒng)

各高校檔案管理工作的主要目標之一便是對多樣化信息進行集中管理。但各高校分部門管理信息的形式在很大程度上阻礙了該目標的達成。因此，各高校應大力開發(fā)電子化系統(tǒng)，并著力于提升該系統(tǒng)的各個功能，使其功能模塊得以最大程度的完善。在電子化系統(tǒng)的輔助下，各類信息可得以集中化管理，從而有效提升工作效率。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，該系統(tǒng)可將各種文獻進行數字化處理，從而將其轉化成數字化副本加以保存，大大延長了此類信息的使用壽命。

（四）建立檔案信息網站

除了上文中提到的對檔案信息進行集中管理外，快速獲取相應信息并且加以有效利用是檔案管理工作的最終目標。但目前我國各高校檔案信息利用率極低。為了有效解決這一問題，各高校應著力建立發(fā)檔案信息管理網站。在該網站中，學校可實時發(fā)布相關信息、展開電子郵件服務并且開展目錄查詢等項目。除此之外，還可以提供相應的檔案信息查詢服務。在此基礎之上，各種檔案信息在信息技術的輔助下可得到進一步的加工、提煉以及深層次開發(fā)，將有效提升此類信息的利用效率。

三、結束語

綜上所述，新媒體技術的發(fā)展為我國各高校檔案管理工作帶來了極大的便利性。一方面，有效的提升了檔案管理工作效率，避免了大量的重復性手工勞動。另一方面，由于信息技術的優(yōu)勢，還延長了此類信息的使用壽命。總體而言，信息技術的發(fā)展對檔案管理工作做出了巨大貢獻。但其依然面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，各高校應結合自身管理過程中出現的具體問題采取與之相對應的措施加以解決，推動檔案管理工作的高效開展。

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