企業歷史遺留問題檔案清理策略研究

胡永賀

摘要：本文首先論述了企業歷史遺留問題檔案當前的現狀，通過現狀透視問題產生的原因，據此總結開展企業歷史遺留問題檔案清理工作需要堅持區分價值原則、尊重歷史原則以及適度清理原則，并提出在檔案清理過程中的工作要點。

關鍵詞：企業 歷史遺留問題 檔案 清理

企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。企業檔案產生于企業創立、發展、改革、兼并、破產等各個階段，是企業全生命周期的最真實、最完整的見證。由于各種原因，許多企業存在早期檔案不完整、不系統、不規范等歷史遺留問題，導致無法有效滿足企業當前發展需要，不利于檔案整體工作水平的提升。

一、企業歷史遺留問題檔案當前現狀

（一）企業歷史遺留問題檔案普遍存在

在創立初期，企業的重心一般在發展核心業務上，很少能夠把“精力”和“財力”投入到檔案工作中，往往對檔案工作不夠重視，很長一段時期沒有建立健全的檔案工作制度，導致檔案疏于管理。而檔案的產生是伴隨企業創立的那一刻開始的，例如企業營業執照、章程、財務資料、技術及業務資料、合同協議等，因此企業發展早期階段產生的一系列資料很有可能存在歸檔不完整的問題。

據不完全統計，我國超過150年歷史的企業有同仁堂、張小泉、王老吉等諸多“老字號”，中華人民共和國成立以來開設的國有企業更是不勝枚舉，很多“老字號”企業的早期歷史檔案普遍存在數量偏少、內容零散等問題，少數保存完好、整理規范且收集完整的檔案被視為“國寶”，艱難地拼湊起企業歷史記憶。改革開放以來，民營企業如雨后春筍般出現，海爾、聯想、華為等企業創立歷史均已超過30年。通常來說，民營企業相較國有企業而言，經營和生存壓力更大，初期對檔案工作的投入程度更為不足。因此，絕大多數民營企業的早期檔案存在著或多或少的歷史遺留問題，成為后繼檔案工作者難以回避的現實問題。

（二）一些歷史檔案仍然存在著重要的保存價值

一般常見的歷史遺留問題檔案涉及會計檔案、文書檔案、業務檔案、工程檔案等，其中文書檔案、會計檔案的保管期限屬于長期或永久保管，具有較為重要的保存價值。筆者調研發現，某擁有70年歷史的國有企業在清理歷史遺留問題檔案時，從庫房中堆放的大量檔案中，清理出許多有價值的文書檔案、會計檔案、海外機構檔案等，為全面還原企業歷史面貌提供了客觀依據，在企業70周年慶典中發揮了重要的歷史文化見證、傳播的作用。其中，海外機構檔案是在海外機構關閉時被運輸回國并長期堆放未加以整理的檔案，通過及時清理為后續清算核資提供了重要依據。

此外，國家檔案局聯合財政部于2015年12月共同修訂出臺了《會計檔案管理辦法》，將會計檔案的保管期限由過去的中短期保管改為中長期保管。事實證明，企業經營過程中出現的一些法律訴訟所需要的會計檔案，可能要追溯到20年以前甚至更久，歷史檔案的長期完整保管就顯得十分重要。

（三）歷史檔案清理任務較為繁重

歷史檔案的清理面臨著諸多現實問題，難度較大。一是一些企業建司時間較長，歷史遺留問題檔案的數量巨大，動輒數萬卷，需要進行鑒選、分類、整理、著錄、掃描、上傳檔案系統等。筆者調研發現，某國有企業在2019年開展歷史遺留問題檔案清理時，涉及檔案超過7千卷、8萬余件、100余萬頁，組建由8人組成的項目組耗時7個月方才順利結項，平均每人每天能夠全流程清理5卷歷史遺留問題檔案。二是檔案整理狀況普遍不佳，絕大多數檔案缺少準確、完整的檔案清單，需重新整理、錄入，還存在一些繁體字、毛筆字，難以辨認；另外，一些歷史檔案紙張強度較差，出現泛黃、碎末化等情況，對檔案整理、辨認造成極大困難。三是因時間久遠，在分辨檔案內容時，當時的經辦人往往早已離職、退休甚至過世，歷史問題無法求證。

二、企業歷史遺留問題檔案清理原則

（一）區分價值原則

檔案的不同價值屬性，具體反映在檔案的不同保管期限上。通常來說，檔案價值屬性較高的，保管期限較長，反之則較短。歷史遺留檔案一般分為文書檔案、會計檔案、業務檔案等大類，每大類下具體又會劃分為各項小類，如公文類檔案、審計類檔案等，分別具有不同的保管期限。在對歷史遺留問題檔案進行清理前，首先要根據其保管期限判斷當前有關檔案是否已經超過保管期限，對于已超過保管期限的檔案應梳理形成清單實施銷毀，無須開展額外的整理工作。

（二）尊重歷史原則

不同的歷史階段，與檔案工作有關的國家政策、行業標準和企業要求會打上時代的烙印，特定歷史時期具有相應的工作要求和標準，在不影響當前檔案基本管理要求的前提下，應本著保持原有歷史面貌的原則，盡量避免對歷史管理狀況進行過度調整。

（三）適度清理原則

筆者調研發現，一些歷史悠久的企業歷史遺留問題檔案數以萬計，檔案清理工作量巨大，需要投入大量人力、物力、財力開展工作，才能達到檔案規范管理的標準與要求。考慮到檔案投入產出比，對于重要的、利用頻繁的檔案，可以采取充分清理的方式；對于價值一般、利用率低的檔案，可以采取基本清理的方式，即通過清理滿足檔案的基本調閱與保管，無須進行諸如更換檔案盒、補充檔號章、數字化加工掃描等，通過適度清理達到成本與收益的平衡。

三、企業歷史遺留問題檔案清理工作要點

（一）工作方案要周全

歷史遺留問題檔案清理工作是一項量大、繁雜、細致的系統性工程，因此在正式開展清理工作之前，制訂周全、翔實的工作方案顯得十分重要。筆者調研發現，因為前期工作方案不完善、不細致，導致清理工作開展一段時期或者在進行項目最終驗收時，發現大量問題而需要推倒重來的情況并不少見，如此將極大地影響項目進度，并對項目參與者造成重大的時間損耗、經濟損失。對此，項目參與者要充分結合實際，因地制宜，編制一套翔實、適用的工作方案用于指導日常工作。同時，要面向全體參與者進行項目培訓，包括負責人及普通員工，以確保清理行動整齊劃一。在項目進展過程中遇到新的問題時，不回避、不隱瞞、不想當然進行處理，要及時研究并制定新的解決辦法，并在工作方案中予以完善和體現，使工作方案始終是唯一權威的工作指南。

（二）人員安排要合理

通常來看，囿于企業檔案部門人手有限，對于歷史遺留問題檔案數量較多的企業，較多采取外包服務的方式組織推進項目。在甲乙雙方的合作中，甲方主要負責編制工作規范、驗收標準以及給予項目資源支持，乙方主要負責做好工作任務的執行和項目標準的落地。同時，乙方內部應按照清理工作流程和內容進行合理化分工，包括檔案的清點、整理、錄入、質檢等，優化工作流程，確保工作質量。注重確立項目考核獎懲機制，在項目合同中明確甲乙雙方責任，重點是乙方的違約責任和處罰措施。同樣，在乙方內部，要重視制定與工作量、工作質量相掛鉤的考核機制。筆者調研發現，乙方項目人員大多數年齡較小、工作經驗較少，如缺少嚴格的獎懲措施進行約束，工作的細致程度和積極性將大打折扣，工作質量難以保障。

（三）解決問題要及時

甲方要實時監督項目的進展，不能當“甩手掌柜”，甲方不宜在項目的最后階段才開展驗收，應進行階段性檢查和驗收。筆者調研發現，多數在最后驗收過程中發現大量問題的企業，一方面是因為方案不夠翔實或乙方執行不力，另一方面是甲方未能及時發現問題，提出整改意見，導致項目的方向性錯誤未能及時得到糾正。因此，甲方要加強實時監督，及時解決過程中出現的問題，針對錯誤的情況要靈活做出調整。將驗收工作分解在平時，一方面有利于問題得到及時解決，另一方面有利于對問題進行深入檢查，避免集中在最后階段進行驗收，工作量巨大而導致工作不細致。同時，要將問題情況與項目結算掛鉤，以合同協議為約束，將處罰措施作為項目保駕護航的重要手段。

企業歷史遺留問題檔案清理工作關乎企業檔案工作總體質量和水平，關乎企業權益的長久保護，因此妥善把握清理工作的原則，采取有效的清理措施，對于及時、全面、集約地完成歷史檔案清理工作至關重要。

參考文獻：

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作者單位：中化商業保理有限公司