淺談采購管理系統在博物館的應用

張晨

摘 要：采購管理系統作為博物館信息化平臺的重要子系統之一，以規范采購流程為核心，通過整合資產管理、合同管理、監督管理系統功能，為全館工作人員提供了在線采購資產的便捷服務。文章從采購管理系統的核心功能需求、外部接口需求入手，對博物館采購管理進行了梳理與剖析，闡述了采購管理系統的設計與實現。

關鍵詞：博物館;采購管理系統;合同管理;資產管理;監督管理

1 采購管理系統概述

采購管理系統是博物館信息化平臺的一個子系統，主要用于規范博物館的政府采購和自主采購中的各個采購流程環節，并對各流程環節進行監督管理。

首先，采購管理系統要整理和規范目前在采購申請工作中的每一個流程環節，主要包括部門員工申請、部門審核、財務處審核、招標流程、紀檢部督查、采購辦公室制定采購工作方案以及記錄采購工作中各個流程的信息;其次，與自動化辦公系統中自動公文審批流轉功能相結合;最后，把采購申請、審核、采辦、資產管理、監督各個環節的管理思想、規章制度納入自動化流程管理中。

2 采購管理系統需求

2.1 核心功能需求

2.1.1 采購申請流程

采購申請流程由館內相關部門員工起草申請，經過相關負責部門領導層層審批，即部門資產管理員、部門領導、辦公室、財務處、部門分管館領導、財務處分管館領導、館長等負責人與負責部門。完成審批全過程后，則進入采購執行流程。圖1為采購申請審批流程圖。

采購申請流程主要包括以下步驟：①有關部門員工填寫采購申請信息，向部門資產管理員提交申請。②部門資產管理員如果同意，則提交至部門領導;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。③部門領導如果同意，則提交至辦公室;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。④辦公室如果同意，則提交至財務處;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。⑤財務處如果同意，則提交至部門分管館領導;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。⑥部門分管館領導如果同意后，則提交至財務處分管館領導;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。⑦財務處分管館領導同意后，則提交至館長;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。⑧館長同意后，則申請審批流程結束;否則駁回至申請人，申請人可重新修改申請信息后再提交。

2.1.2 采購執行流程

采購申請流程結束，獲得審批同意后，申請人提交采購信息，相關部門負責人審批流程。圖2為資產采購審批流程圖。館長同意后，財務部門進行招標，辦公室發文，同時生成支付憑單給采購執行人，由采購執行人填寫報銷信息，提交財務處審核，審核通過后，去財務處報銷，完成采購執行流程。

采購執行審批流程主要包括以下步驟：①申請人提交采購信息于部門資產管理員，部門資產管理員同意后，呈報于部門領導，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。②部門領導同意后，如果購買物品為類別一（專用設備、文物和陳列品等用品），則呈報至財務處，如果購買物品為類別二（電子產品通信設備、大批同類辦公桌椅柜等用品），則呈報至辦公室，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。③財務處同意后，呈報至部門分管館領導，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。④分管館領導同意后，呈報至財務分管館領導，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。⑤財務分管館領導同意后，呈報至館長，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。⑥館長同意后，則采購審批流程結束，否則退回至申請人，申請人可修改采購信息后再提交。

2.2 外部接口需求

采購管理系統是基于博物館信息化平臺基礎上的、獨立的信息系統，與其他子系統有以下幾種關系：①采購管理系統與信息化平臺集成統一用戶管理，實現用戶統一認證和單點登錄，并且使用統一用戶管理系統的用戶機構數據作為該系統的基礎數據。②采購管理系統與固定資產管理系統對接，凡是從采購管理系統申請通過的信息，自動同步進入固定資產管理系統中。③采購管理系統與博物館官網接口打通，自動發布招標公告以及中標公告信息。

3 系統設計與實現

3.1 功能模塊

采購管理系統功能主要以博物館的政府采購和自主采購申請、審核、執行為主，主要包含采購申請工作流程控制以及采購執行模塊。同時，整合了采購相關的流程單據的關聯文檔。具體內容包括了五個部分：①政府采購申請、自主采購申請;②財務處采購審核;③館辦公室審核;④采購流程執行;⑤綜合采購單據的統計與查詢。

3.2 其他功能

3.2.1 合同管理

采購申請審核完成后，進入招投標環節，政府采購項目與自主采購項目，由采購部門對接政府采購中心或者采購代理機構進行采購與簽訂合同。若合同建立，將根據合同編碼規則給出統一的合同編號，并掛接采購申請單編號。合同簽訂過程中的相關過程文檔以及資料，將都與合同編碼進行掛接，以便查詢和監督該項目執行過程。合同管理功能包括以下五個部分：①合同范本管理;②合同創建;③合同審核;④合同簽約管理;⑤合同變更或解除。

3.2.2 監督管理

監督管理分為兩類：監督和督辦。

督辦：申請人申請采購項目時，設置項目的藍、黃、紅三種顏色的預警情況，擬表明距離流程時間節點的天數，提醒下一流程的負責人審批工作。

監督：對于正在申請或者執行中的項目，采購流程環節上的任何一個負責部門、經辦人員、負責人，都可以查看當前項目進展情況，以達到信息公開的目的。若當前項目流程還未流轉到經辦人處，只要之后會經辦，也可查看項目流程進展情況。

3.2.3 資產管理

資產管理主要包括以下四個功能：①新增資產，在新增資產中可以發起我的采購申請;②資產變更，包括資產入庫、資產領用、資產轉移、資產報廢等子功能;③資產總賬，主要查詢個人資產或部門公共資產情況;④資產盤點，針對該年的個人固定資產進行盤點確認。

4 采購管理系統的應用和展望

采購管理系統不僅包含采購申請、審批功能，還融合了合同管理、監督管理與資產管理功能，更加方便工作人員快捷地完成在線采購工作。在采購管理系統中，由于積累了大量的流程數據，可以利用大數據分析，預測財務預算，極大地減少了項目安排過程中的人為因素，為領導提供了決策支持和數據支撐，實現了采購管理的程序化、規范化、科學化。

針對采購系統的改進工作是無止境的。從長遠來看，采購管理系統可以改進的內容包括以下幾點：①添加動態的采購模塊，隨著財政政策的改變，采購、審批、流程，可以動態更改采購流程審批節點;②添加數據可視化分析模塊，針對大量的流程數據，利用數據挖掘，以更美觀、多樣的方式直觀地展現數據;③可以通過歷史數據，對未來的采購項目，提供相應的建議，形成一個“預算—申請—執行—監督—完成—分析—反饋—預算”的完整體系。

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