企業電子會計檔案管理困境的解決方案

楊柳

摘 要：處在“大智移物云”時代下，企業外部信息供應格式和企業內部信息化程度發生改變，會計檔案電子化成為了新的方向。本文先介紹了電子會計檔案的定義、特點、作用;然后對企業電子檔案管理過程中遇到的問題進行分析，并對此提出了相應的解決方案，希望給未進行電子會計檔案管理的企業提供參考意見。

關鍵詞：電子會計檔案;會計檔案電子化;檔案管理

一、引言

隨著進入“大智移物云”時代，最初的會計電算化發展為會計信息化逐漸向會計智能化轉變，很多企業通過建立財務共享中心優化會計工作，但對電子會計檔案管理關注較少。2016年《會計檔案管理辦法》實施，推動會計檔案電子化的發展，會計檔案電子化由試運行階段逐漸發展為轉正階段，伴隨著傳統會計檔案的保存數量大、不環保等弊端日益顯現，越來越多企業開始實行會計檔案電子化。2019年11月27日國務院總理李克強主持的國務院常務會議中部署以實施的《優化營商管理條例》提到要在2020年底實現增值稅專用發票電子化。2019年10月9日，國務院通過了《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》，該草案增加了檔案信息化建設的規定，明確了電子檔案的法律效力，為電子會計檔案提供了法制基礎。2020年4月，財政部發布了關于《規范電子憑證報銷入賬歸檔》通知，要求取得電子發票等會計憑證的單位必須保存完整電子文件，并確保不得篡改。電子檔案電子化不僅是企業發展的需要，也是國家優化營商環境需要，電子會計檔案管理是發展趨勢。

二、文獻綜述

處在“大智移物云”時代下，外部信息供應格式有紙質逐漸轉化為電子形式，企業內部信息化發展，信息也逐漸轉變為數字形式，會計檔案電子化成為了新的方向。牟文華（2014）提出了“綠色檔案”概念，認為綠色化不僅包括節約大量紙質，還包括節約人力資源。在大數據時代會計檔案管理的發展，離不開綠色檔案的實施。王桂玲、張兆遠、魏鑫（2013）認為業務的不斷增多，紙質檔案保管不便、耗費人力物力、查詢不便、保密不高弊端日益顯露，推行科技化、實用化、系統化的電子化會計檔案是趨勢所向。

不少學者總結了電子會計檔案的特點。謝瑤華（2019）總結出財務共享模式下，電子會計檔案具有便捷性、實時性和高效性等特點。丁麗（2018）認為電子會計檔案具有形式多樣，存儲靈活、依賴設備，通用可讀、傳輸方便，共享性強、存儲高效，節能環保的特點。

越來越多學者認識到電子會計檔案管理具有的優勢。金宇（2019）認為電子會計檔案管理可以簡化工作流程，提高可操作性，監督檢查也比較方便。吳燕萍（2018）認為電子會計檔案可以降低空間和時間成本、保障安全。丁麗（2018）認為高校財務管理工作需要耗費大量的人力物力，效率低下，急需電子化，會計檔案電子化管理可以促進會計信息化程度的提高，有利于會計信息的使用，財務監督和內部控制流程。

會計檔案電子化，推動了學者對電子會計檔案管理系統研究。李偉（2016）把云存儲與電子會計檔案系統結合，利用了云存儲按需取用，規模大的優勢，減輕中小企業的資金壓力。也有學者開發了電子會計檔案系統，程玲（2018）設計了一個電子檔案管理系統，在中國電力財務有限公司業務需求基礎上，結合ERP系統，建立了檔案信息管理功能模塊，實現數據統一管理，并設立了財務數據查詢平臺。

不少學者對實現會計檔案電子化管理存在問題，提出相應的解決措施。謝瑤華（2019）認為在財務共享模式下，電子會計檔案管理存在檔案信息不安全，信息系統對接困難，檔案信息傳輸不便，制度不完善，人員素質低下等問題，為此提出加強軟硬件設備建設、實現檔案信息系統接口對接、完善制度、提高素質等解決方法。蔡盈芳（2018）根據當下背景特點、國家政策、企業需求等現狀分析出實施會計檔案電子化管理的難點，并提出加大試點力度、加強理論研究、人員加強學習、提高認識的建議。梅佳莉（2017）通過對事業單位中電子會計檔案中存在的認識不足、投入過少、人才缺乏、制度缺失等問題，提出實現事業單位會計檔案電子化管理的實施路徑：提高認識、加大投入、完善制度、培訓人員。

以上文獻不少學者對電子會計檔案管理優勢、特點、系統的研究較多，認為電子會計檔案管理是未來的趨勢所向。也有部分學者們對于電子會計檔案管理存在的問題、實現措施和路徑進行研究，但對于存在的問題多集中于宏觀問題，沒有對電子會計檔案管理在實際操作中發現微觀、具體的問題和挑戰提出相應的解決方案。

三、電子會計檔案概述

1.電子會計檔案的定義

電子會計檔案是指以電子文檔形式儲存的會計檔案。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。其實質是會計檔案的電子化存儲。

2.電子會計檔案特點

（1）多樣性

電子會計檔案改變了原有的儲存介質，由原本的紙質形式變為數字形式，由倉庫保存變為磁盤光盤作為主要儲存。形式變化多樣，包括文字、數字、音頻、圖片、錄像等，更加全面反映企業經濟情況。

（2）依賴性

電子會計檔案的數字形式的介質需要依賴計算機以及相應的軟件設備，通過利用設備和軟件進行傳輸、讀取會計信息。

（3）共享性

電子會計檔案通過利用設備和軟件進行傳輸、讀取會計信息，能夠實現實時傳輸、利用會計電子檔案信息，電子檔案管理利用中克服了傳統的紙質檔案一人利用則其他人無法利用的問題，增強了檔案的共享性。

（4）環保性

電子會計檔案電子形式的儲存方式節省了紙質形式檔案的利用，有利于環保，同時為企業節省了管理費用。

3.電子會計檔案作用

（1）縮短傳遞時間，實現信息共享

電子會計檔案由于是基于計算機、互聯網進行信息傳遞的，因此對信息需要者可以同時使用數據信息，實現信息共享，消除了中間的信息傳遞，大大縮短了信息傳輸的時間。

（2）提高經營效率，降低管理成本

會計檔案電子化，利用計算機的數字化，通過使用當今的大數據技術分析來挖掘業務活動中的信息，使業務活動的管理更有效，提高了運營效率。傳統會計電子文件工作量較大，公司規模越大，會計檔案管理人員越多。會計檔案電子化管理的實現和信息技術的運用將大大減少人員的工作，相應的人員減少會降低管理成本。同時，將紙質檔案轉換為電子檔案體現紙張成本和打印機設備的減少，這也反映出管理成本的減少。

（3）實現流程一體，增強可操作性

電子會計檔案管理流程應與業務流程相銜接，會計憑證、會計賬簿、會計報表之間的邏輯性會嵌套進系統實現整個電子化，依托于“大智移云”的技術，人工操作能夠進行最大程度簡便，復制、查詢、分析等操作僅需一臺計算機即可。

（4）實現標準化全流程管理

通過“大智移物云”的技術的應用，會計憑證數據從采集端開始，可實現自動生成會計賬簿，從而生成會計報表;在這一系列數據傳輸過程中信息也可自動歸類、收集、歸檔、保管、利用，根據內在邏輯性實現標準化的流程管理。

四、電子會計檔案管理的困難和挑戰

現在正處于傳統會計檔案管理到電子會計檔案管理過渡期間。過渡時代，財政部、稅務總局今年推行實現全面增值稅專用發票電子化，應當會有1年-2年的過渡期，由于很少有企業可以快速實現全面電子會計檔案管理，在這個過渡期內，存在有一部分紙質數據和一部分電子數據，解決過渡時期問題是電子會計檔案管理所迫切的。

1.源文件采集不規范

現在很多企業已經基本上實現了紙質與電子源文件并行，常常收到電子發票的時候是打印件或者是圖片，這是一個普遍存在現象，根據《會計檔案管理辦法》中規定，以電子憑證打印入賬，必須保留電子源文件，如果沒有電子發票源文件，是不符合法律法規要求，采集源文件是難點。

2.發票極易偽造

發票查驗是又一難題，發票電子化，但需要登錄稅務系統去查驗，查驗結果記錄需要人工重新錄入信息系統，記錄在傳統檔案系統中沒有保存，而且工作量很大，查驗完畢后，發票是否合格從打印件中看不出來，極易進行偽造。

3.防篡改、防重復報銷難

電子發票可以復制，重復使用，如果沒有完善的系統，僅靠一個財務系統工作流程優化，無法防范篡改，就算經過查驗，也不代表發票是不能經過篡改的，打印出來的圖片格式，可使用PS形式，防止篡改是一個難題。

4.會計檔案存檔不規范

國家檔案總局、財政部頒布了政策，需要保存保管電子發票的源文件。對于電子發票源文件的保存對保存的電子發票源文件防范篡改、防范丟失相關措施以及存儲方式能夠達到財政部要求，企業并未形成規范。企業也并未實行相應監督管理防范電子發票源文件被篡改、偽造。管理介質的變化，造成了會計檔案歸檔不規范。

5.審計不方便

審計時應當查閱發票原件，而不是看打印件，對需要查看儲存的電子源文件，對其進行大量批量的審計以及實現高效的審計，并未有合理工具手段來實行。在審計過程中也需要把發票與會計憑證關聯關系顯現出來，從而把所有業務真實還原出來的工具手段也是缺失的。

五、電子會計檔案管理的解決方案

1.對電子會計憑證源文件的采集提供多種方式

提供3種形式的電子會計憑證的上傳采集：手機客戶端、PC端和相關應用自帶發票來源。第一種手機客戶端導入，例如微信卡包、支付寶錢包的導入，或者利用一個專門的APP將源文件收集導入進來，也可實現源文件掃描，提升采集效率。第二種可以用PC端，可以通過文件、pdf上傳、郵箱轉發、掃描儀收集原文件。第三種是與第三方合作，導出票根、電子發票，方便源文件采集，例如滴滴京東通行費的發票。

2.移動端報銷實現數字化流程

在日常經營活動中，員工差旅費報銷成為最常見的費用報銷的形式。報銷要能夠實現一鍵報銷，實現自動報銷。員工從外部取得源文件，一般情況希望一鍵均可上傳，完成費用報銷流程。數字化的報銷流程能夠快速完成報銷，采集信息也比較迅速。

3.實現從數字化到智能化轉變

電子發票、電子會計檔案推行不僅僅是數字化的過程，不僅僅改變管理介質，發票數字化后，可以實現自動完成原來人工完成的工作，比如實現重復報銷判定、發票抬頭稅號交易、紅沖、發票行程、差旅報銷補助計算和敏感交易行為判定，比如公用消費禁止的項目，通過系統進行過濾，從簡單會計信息化直接過渡到智能化，直接智能審核的財務管理流程，大大提升了效率。

4.利用技術智能實現從圖像智能到流程智能

把發票源文件采集過來，利用人工AI技術實現圖形精確識別，輔助財務審核人員做到流程智能化提升，比如將員工提交的報銷單與企業財務部門收到的報銷單，進行二次匹配，優化流程效率。有些小額報銷單進行流程識別后，通過流程OCR復核，一鍵審核流程，圖像智能幫助企業提升整個核算管理的智能化

5.管理系統符合完整業務基本流程邏輯

將檔案管理系統與電子會計檔案系統實現對接，能夠滿足完整的業務邏輯關系，一個財務系統中或者ERP系統中，從總賬到明細賬到對應會計憑證的邏輯關系，需要復現關系，需要可以看到每一張憑證對應的業務單據，原始憑證，發票單據，在哪個明細賬中展現，且需要符合財務人員傳統交易習慣。

6.加入會計檔案憑證鏈管理防篡改技術

防篡改涉及兩個技術節點，不僅僅是歸檔環節，完整鏈條從采集、報銷、記賬流程中，數據的變更和調整，需要有新的技術來保證。區塊鏈技術，數據是零篡改的，這種技術是全球公認的。能夠對檔案的完整流程進行加密，確保整個過程中數據都是零篡改的，一旦出現篡改，各方均能發現。在儲存方面，對電子源文件進行碎片化處理，分布式儲存。

7.引進技術解決安全隱患

電子會計檔案保存介質的改變，同樣具有安全隱患。要對文件進行技術上的處理，PC機存儲，不是完全可靠，可能會發生丟失，需要利用技術保證永遠不可丟失，比如放在云端，云服務。

六、總結

利用電子會計檔案有利于縮短信息傳遞時間、提高經營效率、降低管理成本、增強工作的可操作性、實現會計檔案的標準化全流程管理。但在實施電子會計檔案管理過程中，企業遇到了源文件采集不規范、防偽造無具體公開有效的措施、防篡改、防重復報銷難、審計不方便、會計檔案存檔不規范等困難和挑戰，可以采用增加電子會計憑證源文件的采集方式、實現移動端報銷數字化流程、實現智能化的財務管理流程、管理系統符合完整業務基本流程邏輯、加入會計檔案憑證鏈管理防篡改技術、引進技術解決安全隱患等進行解決，但解決方案不夠系統全面，還需擴充更好的方案。

參考文獻：

[1]國務院.優化營商管理條例[Z].2019.

[2]國家檔案局.中華人民共和國檔案法（修訂草案）[Z].2019.

[3]財政部，國家檔案局.規范電子憑證報銷入賬歸檔[Z].2020.

[4]牟文華.會計“綠色檔案”的可行性分析[J].會計之友，2014（35）：58-60.

[5]王桂玲，張兆遠，魏鑫.推進會計檔案電子化迫在眉睫[N].中華合作時報，2013-10-25.

[6]謝瑤華.財務共享模式下企業會計電子檔案管理研究[J].浙江檔案，2019，000（003）：62-63.

[7]丁麗.論會計電子檔案對高校財務管理的促進作用[J].會計之友，2018（14）：136-138.

[8]金宇.大數據背景下會計檔案電子化管理的路徑優化研究[J].經濟問題，2019，477（05）：106-110.

[9]吳燕萍.會計檔案電子化管理的實踐探索[J].中國檔案，2018.

[10]李偉.中小企業會計檔案云存儲平臺研究[D].2016.

[11]程玲.ERP系統中會計電子檔案的設計與實施[D].2016.

[12]蔡盈芳.會計檔案電子化管理背景、現狀、難點及有關建議——在中國檔案學會電子會計檔案管理研討會上的發言[J].檔案學研究，2018（4）.

[13]梅佳莉.淺析事業單位電算化會計檔案管理[J].檔案與建設，2017（10）：91-92.

[14]周衛華.電子會計檔案與紙質會計檔案的比較分析[J].財務與會計， 2016（12）：54-55.

[15]陳少斌.財務無紙化時代真的來了[EB/OL].https：//live.polyv.cn/watch/1231518，2020.

[16]崔蕾蕾.三十年來企業電算化會計檔案管理研究的現狀、問題和對策[D].2017.

[17]姜玉成，朱同明.電子數據會計檔案保管應注意的問題[J].財務與會計，2012，000（002）：50-50.