檔案管理工作中數字化技術的運用

史欣玉

關鍵詞：檔案管理;數字化技術;管理模式

電子檔案與紙質檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會發展邁向信息化時代初期的普遍做法，是主流信息載體從紙質向電子更替的過渡性時期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。電子檔案管理數字化技術主要是指企業借助計算機或者數字攝影等先進的技術對檔案資料進行保存和利用，進而將這些資料形成數字化的信息保存在檔案管理信息庫中，形成系統化的檔案管理信息庫。工作人員在進入到檔案管理信息庫中能夠更快的查找到相關的信息，進一步提升工作效率。由此可見，將數字化技術應用到檔案管理中不僅對傳統管理模式進行了革新，還成為了當前企業開展檔案管理最為主要的工具。

當前檔案管理中應用數字化技術的主要作用

數字化技術的應用，使得檔案管理占用的空間越來越小。紙質的檔案管理時需要占用很大的空間放置一些紙質的資料。因此，在保存這種紙質的檔案資料時，企業需要對自身的庫存條件予以重視，如果長時間沒有清理或者保存在潮濕的地方很容易發生蟲害或者損壞等現象。同時，這些紙質的資料在長期的搬運后，還會耗費大量的人力物力。而將數字化技術應用到檔案管理中形成數字化的存儲方式，更易于工作人員查詢，并且還不需要占用很大部分的儲存空間。

數字化資源的有效共享。數字化的檔案管理模式更便于檢索和查詢，工作人員在電子化的檔案管中還能夠進行資料的共享和查詢、下載，這不僅提升了資源的共享和配置，還為工作人員的工作提供更多便捷。

當前數字化技術應用到檔案管理中現狀剖析

專業技術檔案管理人員缺乏。現階段，很多企業過于重視對企業技術人員或者管理人員的培訓，對于檔案管理人員的工作并不重視，這就導致檔案管理在發生重大的改革時，企業的檔案管理工作難以實現數字化管理。尤其是數字化技術人員的缺乏，專業素養較低等，使得檔案管理中無法滿足數字化技術應用的需求，想要開展數字化檔案管理工作難上加難。

檔案管理制度不完善。雖然企業已經建立了關于檔案管理的相關規章制度，但是該制度具體落實的情況或者應用的情況并不樂觀。特別是在考核期間，很多企業并沒有對檔案管理工作予以重視，導致檔案管理工作只是遵循一些資料收集和歸納的方法進行管理，甚至還有些單位僅僅根據自己的情況將檔案放置在一個儲物間中，并沒有根據日期、不同性質的資料等進行分類和收集，導致在查找時浪費較大的時間，造成檔案管理工作出現很多的紕漏。

數字化技術在檔案管理中的應用路徑

構建健全的標準化體系。檔案數字化管理過程中沒有制定完善、標準的檔案管理體系，不僅會造成資料的不完整，還會導致資料在保存過程中出現混亂、不規范的現象，無法為企業正常的生產和工作等帶來更多便捷，社會需求也無法得到滿足，數字化檔案管理也就失去了意義和價值。但是根據當前檔案管理中應用數字化技術的情況來看，這一現象并沒有得到有效解決，檔案數字化管理中需要建立健全的標準化體系，才能使數字化信息得到統一的管理，保障檔案管理信息的規范性，這樣才能使檔案管理信息得到更好利用。例如：企業單位要求檔案管理人員按照每一個文件的日期或者文件的類型等進行分類，如果沒有按照相關規定隨意的整理資料或者篡改資料信息將會給予嚴重的懲罰。

加大資金投入，構建完善的電子檔案數據系統。企業在使用數字化技術時應該加大資金的投入，轉變之前紙質檔案管理的方式。即建立數字版的檔案資料，彌補了之前需要翻閱大量紙質資料的時間，提升了工作的效率。由于紙質的檔案管理經常會受到環境、人員的影響導致出現破損、丟失的現象，同時還可能會出現記錯的現象，導致檔案管理的效能不斷降低。而應用數字化技術，能夠將紙質版的資料轉化為電子版的資料。檔案管理人員通過將紙質版中的資料進行錄入-修改-補充后，還能夠根據現場的情況對出現的數據或者資料等進行及時的更新。同時，在開展數字化的檔案管理的同時，還需要由專門的人員對原始的資料數據進行保存，這樣能夠得到全面的保障。尤其是當出現數據傳輸失敗、資料受損或者丟失的情況后還能夠保障數據的真實性。

全面提升檔案管理人員的專業素養。數字化技術應用到檔案管理中能夠實現醫院檔案的信息化管理，這對傳統檔案管理來講，面臨著較大的沖擊。特別是檔案管理人員需要在提升自身數字化信息管理理念的同時還需要在工作模式上予以創新，在全面使用信息化技術后，能夠靈活的應用自身技能應對當前的問題。例如：檔案管理人員通過培訓能夠提升自身的專業化能力和道德素養;同時借助互聯網資源（微課和慕課）等以讓檔案管理人員掌握一些數字化技術應用的技能，從而為數字化技術在檔案管理中的應用提供人力支撐。

現代化信息技術的普及和應用，使得檔案管理工作不得不轉型和發展。尤其是數字化技術的應用給檔案查詢和收集等提出了更高的要求。數字化技術的應用將成為企業檔案管理工作的重要環節，以上對此提出了新的想法和見解，以期能夠為數字化技術應用在檔案管理中提供參考的價值，全面提升檔案管理的質量。

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