利用微信OA辦公系統(tǒng)促進學(xué)校精細(xì)化管理

馬飛

【摘要】學(xué)校管理中利用微信OA辦公系統(tǒng)，能夠?qū)⒁恍┓爆嵉墓芾砉ぷ髋c流程簡化，大大節(jié)省教師的操作時間，提高管理效率。OA辦公系統(tǒng)是一種半自動化系統(tǒng)，教職工可通過手機終端來完成文件收發(fā)、請假、簽到等工作，打破了傳統(tǒng)管理中的時間與空間限制，許多工作也不需要在校內(nèi)完成，這給教學(xué)任務(wù)繁忙的教師騰出了較多的時間。本文以我校為例，對利用微信OA辦公系統(tǒng)促進學(xué)校精細(xì)化管理進行了相關(guān)探索。

【關(guān)鍵詞】微信;OA辦公系統(tǒng);學(xué)校;精細(xì)化管理

信息技術(shù)在當(dāng)今生活中的應(yīng)用非常廣泛，對我們的生活、工作、學(xué)習(xí)等帶來了極大的影響。傳統(tǒng)的學(xué)校管理中，通常是通過紙質(zhì)申請、人工審批、電話、廣播通知、會議傳達(dá)等方式來進行，這種管理方式不僅效率低，管理效果也比較差，不利于對管理效果進行分析。微信OA辦公系統(tǒng)是一種基于微信的自動化辦公系統(tǒng)，通過對此系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠大大提高學(xué)校的管理效率，簡化學(xué)校的工作流程，提高管理效果，同時準(zhǔn)確收集工作中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)分析手段，逐步實現(xiàn)學(xué)校的精細(xì)化管理。

一、建立微信 OA 辦公系統(tǒng)的主要原則

（一）易用性原則。目前，各種移動終端已經(jīng)廣泛普及，且已經(jīng)成為人們必不可少的信息交換工具與溝通工具。微信 OA辦公系統(tǒng)的主要使用者是學(xué)校的教職人員，針對教師們的操作習(xí)慣和要求，系統(tǒng)中各功能模塊的設(shè)置清楚，界面友好，符合教師職業(yè)使用習(xí)慣，操作簡單，易于上手。對于年齡較大，對移動終端操作存在一定困難的教師，學(xué)校組織集中學(xué)習(xí)或進行一對一幫扶，使每一位教師都熟練掌握系統(tǒng)的操作方法。

（二）安全性原則。在OA辦公系統(tǒng)的安全性保障方面，一是通過增加指紋識別、面部識別、手勢密碼、提高傳統(tǒng)密碼設(shè)置強度、定期提醒更換密碼、綁定移動終端等方式避免賬號被盜用。二是通過設(shè)置不同用戶的權(quán)限，根據(jù)學(xué)校行政管理工作安排，嚴(yán)格限制訪問人員可操作和訪問的模塊。三是定期檢查和升級系統(tǒng)，保證系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行，使得用戶能夠安全使用。此外，在系統(tǒng)中設(shè)有專門的系統(tǒng)問題反饋板塊，用戶在實際使用中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在不足或漏洞的，可及時在該板塊中向系統(tǒng)管理人員進行反饋，系統(tǒng)維護與研發(fā)部門可根據(jù)這些反饋及時做出處理，保證系統(tǒng)持續(xù)安全、穩(wěn)定地運行。

（三）擴展性原則。OA辦公系統(tǒng)的研發(fā)應(yīng)用了新時代大數(shù)據(jù)理念，在前期充分的需求分析、調(diào)研后，結(jié)合學(xué)校的實際使用需求進行研發(fā)，對數(shù)據(jù)存儲、結(jié)合和功能提供了較大的擴展空間，滿足學(xué)校現(xiàn)有各種業(yè)務(wù)平臺數(shù)據(jù)的有效對接，如資產(chǎn)管理系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)、排課系統(tǒng)等，同時預(yù)留了合適的數(shù)據(jù)接口，為學(xué)校日后各種新業(yè)務(wù)平臺的拓展提供保障，擁有較好的二次開發(fā)能力，以滿足學(xué)校集團化辦學(xué)高速發(fā)展的需要。

二、利用微信OA辦公系統(tǒng)促進學(xué)校精細(xì)化管理

目前，利用QQ、微信、釘釘?shù)纫苿悠脚_進行辦公已經(jīng)成為一種普遍現(xiàn)象，這種信息化辦公模式在許多高校與企業(yè)中已經(jīng)得到了實踐。不過，許多學(xué)校對這些移動平臺的應(yīng)用仍然停留在消息的傳遞與文件的傳輸方面，在學(xué)校實際管理中的應(yīng)用還比較少。我校在微信OA辦公系統(tǒng)方面做出了專門的研究，并根據(jù)學(xué)校的實際管理需求，對該項信息化管理系統(tǒng)進行了開發(fā)和實際應(yīng)用，給學(xué)校的教師與學(xué)生均帶來了極大的便利。本次研究中就針對學(xué)校在微信OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用進行分析。

（一）利用微信OA辦公系統(tǒng)對教師出勤進行精細(xì)化管理。在集團化辦學(xué)的背景下，學(xué)校中學(xué)部、小學(xué)部不同校區(qū)作息時間均有區(qū)別，部分教師可能被安排在不同的校區(qū)中授課，所以，日常的考勤較難進行集中管理。針對該問題，學(xué)校在微信OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用中進行了專門的設(shè)置，在各校區(qū)通過GPS定位簽到的方法進行教師考勤。教師可在GPS定位到學(xué)校一定范圍內(nèi)，或者連接校內(nèi)無線AP發(fā)射器后通過指紋、面部識別的方式進行簽到，系統(tǒng)后臺直接通過教師的簽到時間來統(tǒng)計其出勤情況。另外，除上下班外，學(xué)?？梢愿鶕?jù)需要，將簽到功能擴展到各種會議、活動、甚至上課、下課等。在傳統(tǒng)的管理方式中，教師的請假管理是一項非常繁瑣的事情，但是在使用微信OA辦公系統(tǒng)后，該項工作會變得十分簡單，只需要教師在手機上操作便可完成。首先，教師在自己的手機上提交請假申請，OA系統(tǒng)會直接將申請發(fā)布到相應(yīng)的審批系統(tǒng)中，待領(lǐng)導(dǎo)審批后，請假信息會推送給教務(wù)部門，教務(wù)部門在課表系統(tǒng)中查詢指定時間段內(nèi)可代課的教師，并制定代課安排，推送給相應(yīng)代課教師，同時計算相關(guān)教師的工作量。這樣一來，有效節(jié)約了請假事件的處理時間，處理的效率也大大提高。這種出勤管理的方式，減輕了考勤工作的統(tǒng)計壓力，教師的具體出勤數(shù)據(jù)也能被后臺系統(tǒng)精確記錄和保存，從而對教師工作效能進行分析研判，成為學(xué)校教職工精細(xì)化管理的依據(jù)。

（二）利用微信OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)學(xué)校工作流程的高效運行。在微信OA辦公系統(tǒng)中，學(xué)校可以根據(jù)各部門常用的工作流程設(shè)置相應(yīng)的工作流程模塊，相關(guān)工作流程在發(fā)起后會自動推送到相關(guān)審批或者待辦人員的賬號，并對相關(guān)人員進行微信信息、手機短信或語音信箱提醒，促進業(yè)務(wù)流程的在線快速辦理。在“公文收發(fā)與通知”模塊中，各部門可隨時隨地將公文、工作布置、通知安排發(fā)布到系統(tǒng)中，可以廣播的形式讓全體教職工查看，也可以按教研組、年級組、課題組等組別權(quán)限推送給指定人員查看，同時還可以直觀地了解文件通知被查看的情況。以往耗時耗力的采購申請工作，也可以隨時隨地在移動端便捷、規(guī)范地填寫、保存相關(guān)申請表格并進行提交，也不再需要申請人層層找部門負(fù)責(zé)人、總務(wù)負(fù)責(zé)人、學(xué)校負(fù)責(zé)人等進行書面簽字審批，大大提高申請、審批效率。采購申請、財務(wù)審批進度也可以清晰呈現(xiàn)，在系統(tǒng)中還可以實時查看審批及采購執(zhí)行過程，通過查看詢價材料、商品圖片等材料，全程監(jiān)督總務(wù)采購人員詢價比價及采購的各個環(huán)節(jié)。在設(shè)備故障維修申報環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)可以根據(jù)申請人提供的維修類型，將維修工作直接推送至相關(guān)的維修工作人員，維修完成后，維修人員可以附上圖片等信息反饋維修情況，申請人還可以對維修工作滿意度進行評價，學(xué)校后勤部門可以通過系統(tǒng)實時監(jiān)控后勤服務(wù)情況，提高后勤服務(wù)的效率和質(zhì)量。相關(guān)工作流程的申請、審批工作由不同部門負(fù)責(zé)人、副校長、校長等根據(jù)自己的權(quán)限在移動終端進行審批、反饋，學(xué)校的公文流轉(zhuǎn)、行政審批工作打破了時間與空間的限制，同時極大杜絕了工作推諉、拖沓等情況，大大提高了學(xué)校各種申請審批事項的執(zhí)行效率。

（三）利用微信OA辦公系統(tǒng)對學(xué)校教學(xué)進行精細(xì)化管理。實施微信OA辦公系統(tǒng)后，教務(wù)部門可以在系統(tǒng)中完成課表的編排工作并及時推送給相應(yīng)的教師，教師則可以在手機端使用模塊完成自己的教學(xué)計劃及具體課程的教學(xué)設(shè)計，隨時隨地查看學(xué)校教學(xué)工作的安排，對自己的教學(xué)進度進行管理。教師也可以利用微信OA系統(tǒng)完成學(xué)生作業(yè)的布置，并且對學(xué)生作業(yè)進行線上批改，同時本系統(tǒng)也有利于教師對學(xué)生實施成績管理，教師可以將學(xué)生的成績輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)會根據(jù)每位學(xué)生的表現(xiàn)，生成學(xué)習(xí)曲線，讓教師、家長隨時掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)變化情況，并根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)短板及時給出改進的建議，形成個性化的學(xué)習(xí)方案，促進學(xué)生成長。對于班主任來說，微信OA辦公系統(tǒng)也能成為自己班級管理的利器，通過建立學(xué)生信息庫，可以讓班主任更容易對班級學(xué)生有全面而深入的了解。微信OA平臺還有利于搭建良好的家、校溝通平臺，老師可以在系統(tǒng)中實時反饋每名學(xué)生的在校表現(xiàn)，家長可以通過客戶端查看學(xué)校、班級的管理情況，了解自己孩子在學(xué)校的學(xué)習(xí)情況，并可以通過系統(tǒng)與學(xué)校進行溝通交流，增強學(xué)校與家長之間的互動。隨著科研興校戰(zhàn)略的持續(xù)開展，學(xué)校各類教育教學(xué)課題的立項數(shù)量顯著增加，微信OA系統(tǒng)對學(xué)校課題的管理工作也起到顯著的推進作用，課題研究者可以隨時將階段性研究成果上傳至OA平臺，以便課題組成員及時查看，學(xué)?？蒲刑幰部梢约皶r跟進各個課題的開展情況，并及時給予相應(yīng)的點評指導(dǎo)。這種在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下共同管理、交流、分享課題研究成果的方式，增強了教師參與課題研究的積極性，有助于形成更加良好的科研氛圍。

三、以微信OA辦公系統(tǒng)促學(xué)校精細(xì)化管理的效果

（一）提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、促進教師創(chuàng)新意識。通過運用微信OA系統(tǒng)，可以簡化大量傳統(tǒng)的工作手續(xù)，讓教師們有更多的時間投入教學(xué)研究中，同時系統(tǒng)的使用，能有效增強教師的信息技術(shù)運用水平，增強教師的創(chuàng)新意識，并逐漸意識到創(chuàng)新教育與創(chuàng)新管理的重要性，不斷深化思維創(chuàng)新與行動創(chuàng)新的方式，促進學(xué)校教學(xué)水平不斷提高。

（二）促進學(xué)校的綠色辦公與綠色管理。微信OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用于學(xué)校管理中，能夠有效提高辦公效率，減少傳統(tǒng)辦公中信息傳遞時間，提高信息傳遞質(zhì)量及準(zhǔn)確性，減少各部門之間的工作扯皮推諉現(xiàn)象，協(xié)作能力顯著增強。同時極大降低了各種行政審批工作中的辦公耗材消耗及人力成本消耗，節(jié)約學(xué)校辦學(xué)成本，逐步實現(xiàn)學(xué)校的綠色管理，提高學(xué)校行政管理效能。

（三）促進學(xué)校品牌形象不斷提高。學(xué)校管理中應(yīng)用微信OA辦公系統(tǒng)，使得學(xué)校的管理更加精準(zhǔn)、全面，學(xué)校教師、學(xué)生與家長都能體會到信息化手段對學(xué)校發(fā)展的促進作用并從中獲益。微信OA系統(tǒng)在學(xué)校管理中的應(yīng)用還使得學(xué)校的工作管理水平得到增強，學(xué)校的辦學(xué)品質(zhì)得到提升，家長和社會的滿意度不斷攀升，同時使得學(xué)校品牌形象不斷提高。

四、結(jié)語

綜上所述，移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，使得微信OA辦公系統(tǒng)能與學(xué)校的各項管理工作進行深度融合，讓許多復(fù)雜、繁瑣的管理工作變得順暢、細(xì)致，也使得學(xué)校對科學(xué)管理的重要性更加重視，成為學(xué)校改進工作作風(fēng)的重要手段。通過對系統(tǒng)使用過程中采集到的翔實數(shù)據(jù)進行分析，可以讓學(xué)校更容易發(fā)現(xiàn)管理中存在的短板并加以彌補，進而采取更有針對性的、高效的管理手段進行管理。學(xué)校管理水平的不斷提高，使得學(xué)校的辦學(xué)品質(zhì)不斷提升，從而塑造更優(yōu)質(zhì)的學(xué)校品牌形象。

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