高校設(shè)備檔案收集工作淺議

周紅光

【摘要】設(shè)備檔案是高校檔案的一個(gè)重要組成部分。優(yōu)化對(duì)設(shè)備儀器檔案管理，有助于提升設(shè)備儀器管理工作水平，提高設(shè)備儀器的使用效率，更好地保護(hù)高校的固定資產(chǎn)。同時(shí)，為學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)費(fèi)分配等提供數(shù)據(jù)支撐，促進(jìn)教學(xué)科研水平的提高。本文通過對(duì)高校設(shè)備檔案構(gòu)成和收集現(xiàn)狀的分析，提出設(shè)備檔案收集工作要把握的一些重點(diǎn)環(huán)節(jié)及相關(guān)策略。

【關(guān)鍵詞】高校;設(shè)備檔案;收集

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。設(shè)備檔案是高校檔案的一個(gè)重要組成部分。一方面，隨著國(guó)家雙一流高校建設(shè)等教育經(jīng)費(fèi)和其他各類科研經(jīng)費(fèi)投入的增加，教學(xué)和科研工作得到了更大的支持。另一方面，研究生和本科生招生規(guī)模增加，國(guó)家對(duì)學(xué)生的實(shí)踐教學(xué)提出了更高的要求，各類實(shí)訓(xùn)中心和實(shí)踐基地紛紛建成，這些都使得高等學(xué)校的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)獲得快速發(fā)展，設(shè)備購(gòu)置量大幅增長(zhǎng)。我校設(shè)備購(gòu)置每年呈快速遞增趨勢(shì)，從具體設(shè)備的歸檔數(shù)量來看，由之前的每年數(shù)十卷，至2019年歸檔達(dá)到380多卷。在此形勢(shì)下，優(yōu)化對(duì)設(shè)備儀器檔案管理，有助于提升設(shè)備儀器管理工作水平，提高儀器設(shè)備的使用效率，更好地維護(hù)高校的固定資產(chǎn)，促進(jìn)教學(xué)和科研水平的提升;同時(shí)，完備的儀器設(shè)備檔案相關(guān)數(shù)據(jù)可為學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)費(fèi)分配提供參考，促進(jìn)高校整體向高水平大學(xué)邁進(jìn)。

一、設(shè)備檔案的構(gòu)成及保管形式

高等學(xué)校設(shè)備檔案的構(gòu)成，依照2008年8月20日教育部、國(guó)家檔案局第27號(hào)令發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》可知：“儀器設(shè)備檔案主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。”

在我校實(shí)際工作中，設(shè)備檔案主要由兩部分內(nèi)容組成：一是職能部門（實(shí)驗(yàn)設(shè)備處）的行政管理文件類，包括實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及運(yùn)行情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、部分進(jìn)口設(shè)備的免稅申請(qǐng)及與設(shè)備相關(guān)的政策、制度、業(yè)務(wù)管理文件等。二是針對(duì)各具體儀器設(shè)備項(xiàng)目從申購(gòu)到入庫的相關(guān)材料，包括固定資產(chǎn)申購(gòu)審批單、可行性論證報(bào)告、招設(shè)標(biāo)或政府采購(gòu)文件、購(gòu)買合同、開箱記錄、驗(yàn)收調(diào)試報(bào)告、隨機(jī)資料表等。

高校設(shè)備檔案中，屬于行政管理文件類的檔案保管期限多為永久，這類文件材料的產(chǎn)生，相對(duì)集中在高校的設(shè)備主管部門，并由該部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)歸檔，收集工作相對(duì)容易。而具體設(shè)備應(yīng)歸檔的材料，在設(shè)備申請(qǐng)審批、外購(gòu)過程、開箱驗(yàn)收、調(diào)試過程、入庫等工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生，這些環(huán)節(jié)涉及設(shè)備主管部門、申購(gòu)部門和未來設(shè)備的使用保管部門等，還包括委托代理采購(gòu)的校外其他單位，故材料分散在多位老師和校外單位員工手中，在設(shè)備入庫后由主管部門的兼職檔案員集中收集整理材料，并由檔案館收集指導(dǎo)室指導(dǎo)組卷后向檔案館移交，這類檔案的保管期限為長(zhǎng)期。

二、設(shè)備檔案收集工作現(xiàn)狀

目前，設(shè)備儀器檔案無專門的管理辦法或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但從廣義上講，設(shè)備檔案是科技檔案的一個(gè)分支，所以《科技檔案工作條例》中的相關(guān)條款可作為規(guī)范參考，并可將《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）中設(shè)備儀器檔案管理的相關(guān)內(nèi)容用于具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)。設(shè)備檔案以卷為單位保管，并按臺(tái)套組卷，卷內(nèi)文件按申購(gòu)過程產(chǎn)生的順序排列。教育部、國(guó)家檔案局27號(hào)令指出，設(shè)備檔案應(yīng)包括設(shè)備全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料，以此可知，歸檔材料應(yīng)該涵蓋從申請(qǐng)購(gòu)置到報(bào)廢全生命周期。

結(jié)合本校工作實(shí)際及部分兄弟院校調(diào)研情況來看，相對(duì)于教學(xué)、科研等門類的檔案來說，大部分高校的設(shè)備檔案收集工作重視程度是不夠的。有些高校由設(shè)備處歸檔一些管理類材料，具體設(shè)備全生命周期的相關(guān)材料不歸檔。有些即使歸檔，文件材料也多集中為申購(gòu)和驗(yàn)收等材料。比較來看，我校收集內(nèi)容相對(duì)豐富，但也存在檔案不齊全的情況。一是管理類歸檔材料中，年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表和每年的設(shè)備購(gòu)置和報(bào)廢清單不詳。二是具體臺(tái)套的設(shè)備歸檔材料，大多數(shù)止于調(diào)試入庫和隨機(jī)資料表，后續(xù)維修和報(bào)廢情況沒有歸檔。

設(shè)備檔案作為高校檔案的一個(gè)組成部分，不僅可供存史查考，還具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，可在設(shè)備購(gòu)置、管理、維修維護(hù)方面提供重要的依據(jù)。完整翔實(shí)的設(shè)備檔案，提供全校相關(guān)設(shè)備的保有狀態(tài)，供各單位在提出申請(qǐng)和撰寫可行性報(bào)告時(shí)，快速查閱全校類似設(shè)備的數(shù)量、分布及性能，避免重復(fù)購(gòu)置，提高設(shè)備利用率，還可以供新設(shè)備申購(gòu)時(shí)參考學(xué)校已有同類設(shè)備的運(yùn)行使用和維護(hù)情況，避免新購(gòu)設(shè)備產(chǎn)生運(yùn)轉(zhuǎn)不理想等情況，提高學(xué)校固定資產(chǎn)的質(zhì)量。也可讓校領(lǐng)導(dǎo)快速了解學(xué)校設(shè)備狀況全貌，為其決策和審批提供有利的數(shù)據(jù)支撐。

設(shè)備檔案存在的另一個(gè)狀況是歸檔文件質(zhì)量不夠高。由于設(shè)備購(gòu)置周期長(zhǎng)，使得相關(guān)文件材料收集歸檔的時(shí)間跨度大，且文件材料散落在多人手中，部分環(huán)節(jié)的文件存在缺失現(xiàn)象。購(gòu)置設(shè)備在支付環(huán)節(jié)需要附合同和發(fā)票，導(dǎo)致在合同簽訂份數(shù)不足的情況下，大量使用復(fù)印件歸檔，有些在網(wǎng)上簽署的合同，也只能使用打印件歸檔，導(dǎo)致檔案作為原始憑證的性質(zhì)大打折扣。紙張和用筆不規(guī)范的情況也屢見不鮮。

三、基于現(xiàn)狀的設(shè)備檔案收集工作重點(diǎn)

（一）加大宣傳力度，增強(qiáng)各級(jí)各類人員的檔案意識(shí)。目前大部分高校已將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，檔案員網(wǎng)絡(luò)也已覆蓋全校。但是，由于設(shè)備檔案歸檔材料分布比較散，部分參與的教師不是兼職檔案員，對(duì)歸檔工作缺乏明確的認(rèn)識(shí)，重視程度不夠，對(duì)歸檔文件材料的質(zhì)量要求也不清楚。所以，檔案館應(yīng)通過多種渠道宣傳歸檔工作的重要性，最好能在工作過程中發(fā)掘典型案例，通過利用的角度直觀體現(xiàn)檔案的價(jià)值，使接觸文件的各類人員都能對(duì)檔案工作加深認(rèn)識(shí)，提高工作的配合度。

（二）細(xì)化明確歸檔范圍，提升檔案質(zhì)量。針對(duì)設(shè)備檔案的現(xiàn)狀特點(diǎn)，檔案館可聯(lián)系設(shè)備管理職能部門（設(shè)備處等），共同討論細(xì)化設(shè)備檔案的歸檔范圍。在原有工作的基礎(chǔ)上，由職能部門補(bǔ)充年度設(shè)備購(gòu)置統(tǒng)計(jì)清單及設(shè)備報(bào)廢清單，設(shè)備的保管使用部門可增加設(shè)備運(yùn)行維保記錄等內(nèi)容。設(shè)備檔案的保管期限多與其對(duì)應(yīng)的設(shè)備儀器的生命周期相匹配，在設(shè)備實(shí)體報(bào)廢后，相關(guān)的檔案就失去了保存價(jià)值，但總體臺(tái)賬記錄著設(shè)備購(gòu)置從申購(gòu)至報(bào)廢的整個(gè)過程，是高校固定資產(chǎn)管理的重要憑據(jù)，既能為全校提供參考和佐證，也能對(duì)到保管期限的設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定與銷毀時(shí)，提供工作依據(jù)。在明確歸檔范圍的前提下，應(yīng)同時(shí)注重多種載體的檔案收集，提升歸檔質(zhì)量。作為歸檔材料，原件是最基本的要求之一，對(duì)于部分合同和政府采購(gòu)資料來說，產(chǎn)生出來即是電子文檔，在這種情況下，應(yīng)按照檔案保管的要求，盡量以電子文件方式接收，并采取與紙質(zhì)檔案不同的保管措施。一些設(shè)備的安裝說明、操作說明等設(shè)備隨機(jī)技術(shù)文件，多以光盤甚至網(wǎng)絡(luò)鏈接形式存在，現(xiàn)實(shí)中為方便設(shè)備的使用操作，常常不歸檔而由設(shè)備保管使用部門保存，即使這樣，也應(yīng)在隨機(jī)資料表中注明所有的隨機(jī)資料項(xiàng)目，而將隨機(jī)資料表歸檔。

（三）落實(shí)制度，強(qiáng)化機(jī)制，部門聯(lián)動(dòng)，保障設(shè)備檔案收集齊全完整。我校各類歸檔制度建設(shè)已相對(duì)完善。針對(duì)收集工作，制定了檔案資源體系建設(shè)“應(yīng)收盡收”工作機(jī)制。落實(shí)預(yù)立卷機(jī)制，收集過程中專兼職檔案人員的積極主動(dòng)參與，是設(shè)備檔案齊全完整的重要保障。設(shè)備檔案工作應(yīng)納入相關(guān)部門的規(guī)章制度和工作流程。檔案館與設(shè)備主管部門共同商討，擬定設(shè)備歸檔通用預(yù)立卷，明確需歸檔的文件材料清單。在相關(guān)設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)審批通過后，由檔案館和設(shè)備處向申購(gòu)單位講解需要?dú)w檔的文件范圍和歸檔質(zhì)量要求。參與設(shè)備購(gòu)置過程的相關(guān)人員有章可循，會(huì)更容易在后續(xù)程序的執(zhí)行過程中，時(shí)時(shí)留意產(chǎn)生的材料是否需要?dú)w檔。由于需歸檔的文件材料往往分散在校內(nèi)外多位工作人員手中，設(shè)備檔案的歸檔工作需要檔案館、設(shè)備主管部門和各學(xué)院實(shí)驗(yàn)室等設(shè)備使用部門聯(lián)動(dòng)，形成合力，保證設(shè)備檔案的齊全、完整。概括說來，就是“三納入、四同步、四參加”。在招投標(biāo)、開箱驗(yàn)收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案館收集指導(dǎo)人員、職能部門兼職檔案員和設(shè)備使用部門相關(guān)人員應(yīng)溝通信息，共同參與，密切配合，及時(shí)檢查文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，并由兼職檔案員第一時(shí)間收集保存好相關(guān)資料。這樣將檔案館收集指導(dǎo)老師參加設(shè)備儀器驗(yàn)收等活動(dòng)以制度形式固化，積極參與，過程中及時(shí)檢查，設(shè)備驗(yàn)收入庫后及時(shí)完成全套材料的收集整理歸檔工作。

（四）完善檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。目前各地各級(jí)政府相繼推行一網(wǎng)通辦，大大提高了市民網(wǎng)上辦事的效率。實(shí)現(xiàn)一網(wǎng)通辦的重點(diǎn)是打通政務(wù)部門的信息系統(tǒng)，把政務(wù)數(shù)據(jù)歸集到一個(gè)功能性平臺(tái)，“打通”是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在此形勢(shì)下，高校在信息化建設(shè)方面也不能落后，組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作，應(yīng)該與學(xué)校其他工作的信息化同步發(fā)展。高校二級(jí)部門紛紛開發(fā)了自己的信息系統(tǒng)，設(shè)備的申購(gòu)、可行性論證、審批等環(huán)節(jié)多在設(shè)備處的專門網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)，招投標(biāo)及合同簽訂等也越來越多地在校外采購(gòu)方的網(wǎng)站進(jìn)行公布，如此一來，大量的需歸檔文件以電子文件的形式產(chǎn)生，但目前電子文件的歸檔仍然實(shí)行雙套制，案卷中歸檔的紙質(zhì)材料是電子文件的紙質(zhì)副本，這與檔案材料的原始性要求是不匹配的。因此盡早打通校內(nèi)各二級(jí)部門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使檔案管理系統(tǒng)與設(shè)備管理系統(tǒng)等從源頭對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔，才能匹配社會(huì)與高校發(fā)展速度。電子文件歸檔不但保證了歸檔文件是原件，更能減少紙質(zhì)材料，緩解大部分高校檔案館庫房空間緊張的情況。部分高校已經(jīng)啟動(dòng)了智慧校園建設(shè)工作，因此，推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，保障檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行，是一項(xiàng)迫在眉睫的工作。

（五）加強(qiáng)檔案培訓(xùn)工作并注重培訓(xùn)效果。檔案館負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的相關(guān)指導(dǎo)老師應(yīng)加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟悉與設(shè)備相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，熟悉設(shè)備購(gòu)置流程。要與負(fù)責(zé)設(shè)備檔案歸檔的兼職檔案員共同商討歸檔范圍和流程，并進(jìn)行紙質(zhì)案卷組卷、著錄等業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使之提升歸檔水平。隨著電子文件歸檔材料的增多，在電子文件的接收和利用環(huán)節(jié)所需要的技術(shù)規(guī)范和管理制度等，應(yīng)在歸檔培訓(xùn)上專門講解，最好能在現(xiàn)場(chǎng)演示檔案系統(tǒng)操作方法、信息系統(tǒng)的對(duì)接方式等。注重培訓(xùn)效果，保障設(shè)備檔案收集的齊全和完整。

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