做好科技檔案管理 提升科技發(fā)展水平

喬玲

【摘要】伴隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，科技檔案在現(xiàn)代社會發(fā)展中的作用越來越明顯，做好科技檔案管理，不但可以推動(dòng)現(xiàn)代科技發(fā)展，而且還能為廣大科技工作者提供研究思路、科研經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新思維等等。因此相關(guān)機(jī)構(gòu)和工作人員必須高度重視科技檔案管理工作，將其作用充分發(fā)揮出來。本文就如何做好科技檔案管理進(jìn)行簡單探討。

【關(guān)鍵詞】科技檔案;科學(xué)技術(shù);策略

科技檔案主要指的是在生產(chǎn)技術(shù)、自然科學(xué)研究以及基本建設(shè)等活動(dòng)過程中逐漸形成的擁有參考價(jià)值的文字、圖像等等，并且將其進(jìn)行歸檔保存的科學(xué)文件材料。科技檔案作為科學(xué)技術(shù)的載體，做好其管理，在推動(dòng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

一、科技檔案管理與科學(xué)技術(shù)水平的相關(guān)性分析

由于科技檔案有效保存了科技活動(dòng)信息，從而在科學(xué)技術(shù)開展過程中發(fā)揮重要的指導(dǎo)作用，做好科技檔案的管理，能夠確保各項(xiàng)科技活動(dòng)得以有效開展，因此二者是緊密聯(lián)系在一起的，歸納起來，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

（一）科技檔案能夠保證科學(xué)技術(shù)成果得以良好保存。科學(xué)技術(shù)作為一類知識形態(tài)，要想保管必然少不了一定的載體，在對其進(jìn)行反復(fù)使用過程中，推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)社會的改革，而科技檔案便發(fā)揮著這一載體的作用。人們在從事科學(xué)活動(dòng)時(shí)，首先形成的便是相關(guān)的理論與思想，然后再將這些思想運(yùn)用在實(shí)踐中，最終才能轉(zhuǎn)化成科技成果。站在抽象的角度上分析，大部分科技成果通過文字的形式得以保存，這些資料便構(gòu)成了科技檔案。由此可見，做好科技檔案的管理有助于完整地將科技成果保存下來，方便相關(guān)工作者分析科技發(fā)展趨勢。

（二）科技檔案管理有助于妥善保管科技開發(fā)成果。因?yàn)橹鸩叫允强茖W(xué)技術(shù)發(fā)展的一大特征，換而言之，即不斷根據(jù)時(shí)代發(fā)展對科學(xué)技術(shù)進(jìn)行理解，可見科技檔案無突變特征。所以，在發(fā)展過程中便需要保證在不同時(shí)期對科學(xué)技術(shù)的認(rèn)知得到良好的保存，這便是科技檔案的成果。而做好科技檔案管理，能夠確保科學(xué)技術(shù)在研發(fā)過程中逐步得到積累和分析，以便預(yù)測科技的發(fā)展前景，將科技檔案推動(dòng)科技進(jìn)步中的作用發(fā)揮出來。但是從科學(xué)研究自身的模式分析，形成的文獻(xiàn)、科技成果等在科技發(fā)展中發(fā)揮重要指導(dǎo)作用，唯有不斷對現(xiàn)有的文獻(xiàn)進(jìn)行分析與解讀，方可保證科學(xué)技術(shù)不斷更新與進(jìn)步。

（三）科學(xué)技術(shù)發(fā)展能夠?yàn)榭萍紮n案管理提供現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)。科技檔案管理本身是一項(xiàng)技術(shù)性強(qiáng)且復(fù)雜的工作，再加上科技檔案跟普通的檔案不同，從而對管理設(shè)備和管理技術(shù)均提出了更高的要求。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，越來越多的科技成果被廣泛應(yīng)用在科技檔案管理中，其中以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)計(jì)算等為代表，在檔案管理中應(yīng)用這些技術(shù)可以提升檔案管理質(zhì)量和效率。另外，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)又能夠?yàn)闄n案的收集與交流帶來便利，當(dāng)前云存儲、大數(shù)據(jù)技術(shù)、二維碼掃描等技術(shù)逐漸應(yīng)用在科技檔案管理中。

二、科技檔案管理存在的問題分析

（一）科技檔案管理理念落后。當(dāng)前一些科技檔案管理工作者依然片面地認(rèn)為檔案管理不外乎將資料分門別類裝訂成冊、上架、入庫入柜即可，在管理過程中未能真正樹立起為科學(xué)技術(shù)發(fā)展而服務(wù)的管理理念，更未能清楚地意識科技檔案不但是技術(shù)資源和技術(shù)實(shí)力儲備，同時(shí)還是生產(chǎn)力的新型管理理念。特別是一些科研成果在很早之前便在實(shí)踐中得以熟練應(yīng)用，但是因?yàn)槿狈Ρ粰z索、被調(diào)用，不能將其應(yīng)用到實(shí)踐中，也不能將其轉(zhuǎn)變成生產(chǎn)力，以至于出現(xiàn)相似或者相近的問題時(shí)不能較好地應(yīng)用檔案解決，而是重復(fù)開展試驗(yàn)，不能將科技檔案的作用充分發(fā)揮出來，讓其變成了死檔案。

（二）從事科技檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平有待提高。科技檔案的管理手段從最初的傳統(tǒng)模式逐漸轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化模式必然需要經(jīng)歷較長的時(shí)間，并且該過程非常復(fù)雜，此過程除了離不開大量的資金作保障外，更重要的還需要專業(yè)的技術(shù)人才做支撐。由于科技檔案管理屬于后勤工作，不具備較強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，在促進(jìn)員工晉升方面優(yōu)勢不大，所以當(dāng)前科技檔案管理隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，難以吸引優(yōu)秀的青年人才。由于隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，對新知識和新技術(shù)的接受能力偏低，從而影響了檔案管理的效率。

（三）科技檔案的利用率有待提高。當(dāng)前，絕大部分部門在管理科技檔案時(shí)以保管為主，從而出現(xiàn)了“重保管、輕利用”的情況，具體體現(xiàn)在：第一，科技工作者利用意識不強(qiáng)，科技工作者作為科技當(dāng)前的主要使用者，但是他們中很少有人去檔案管理室查詢并利用科技檔案信息。第二，科技檔案的收集與編撰工作開展不到位。迄今為止，很多機(jī)構(gòu)中從事科技檔案管理的部門依然存在未能及時(shí)收集檔案文件的情況，繼而出現(xiàn)需要科技檔案時(shí)無法提供出來，然而保存的部分內(nèi)容因?yàn)橘|(zhì)量不高，保密性偏差等，沒能將有價(jià)值的信息開發(fā)出來，影響了科技信息資源的共享，降低了科技檔案的利用率。

（四）科技檔案的信息安全遭受威脅。科技檔案作為科研機(jī)構(gòu)重要的信息資源，其價(jià)值無法估計(jì)，如果信息一旦被損壞或者泄露將造成難以估計(jì)的損失。就當(dāng)前我國科技檔案管理現(xiàn)狀分析，信息安全防護(hù)普遍偏低，具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，科技檔案缺乏完善的防護(hù)體系，以至于不能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)病毒、木馬并采取有效的措施，部分管理部門未能定期篩查電子設(shè)備。其二，科技檔案事后補(bǔ)救能力有待加強(qiáng)，因?yàn)槿狈ν晟频挠布O(shè)備以及檔案備份等等，一旦發(fā)生信息安全事件，不能及時(shí)采取有效的補(bǔ)救措施，帶來較大的損失。

三、做好科技檔案管理，提升科技發(fā)展水平的策略

（一）樹立現(xiàn)代化科技檔案管理理念。檔案管理部門在其所在的機(jī)構(gòu)或者科研機(jī)構(gòu)中占據(jù)著至關(guān)重要的位置，因此該部門的管理理念將在一定程度上對企業(yè)未來市場的判斷與決策產(chǎn)生影響。所以，從事科技檔案管理的部門自身要擁有創(chuàng)新理念，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，積極轉(zhuǎn)變觀念。作為科研機(jī)構(gòu)，則應(yīng)該將科技檔案管理所需經(jīng)費(fèi)納入年度財(cái)務(wù)預(yù)算范圍中，每年適當(dāng)增加檔案管理資金，并購置檔案管理所需的儀器和設(shè)備，提升檔案管理的水平。

（二）提升科技檔案管理人員專業(yè)水平。由于科技檔案管理工作需要專門的人員進(jìn)行管理，管理人員的專業(yè)水平高低直接決定著科技檔案的管理質(zhì)量與管理效率，因此必須高度重視科技管理人員專業(yè)水平的提升。首先，可以積極引進(jìn)具有扎實(shí)專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才，不斷優(yōu)化科技檔案管理人員的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，促進(jìn)人才隊(duì)伍專業(yè)技能的提升。其次，要為專、兼職科技檔案人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會，提升其管理意識以及信息化操作水平，使其在實(shí)踐活動(dòng)中具備更加專業(yè)、完善的管理知識體系，促進(jìn)科技檔案管理水平得以提升，可以借助經(jīng)驗(yàn)交流、觀摩、競賽、檔案知識培訓(xùn)、專家講座等方式展開。最后，強(qiáng)化科技檔案管理人員考核，建立健全的檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，立足于當(dāng)前科技檔案管理的需求，對管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化重組，若是無法適應(yīng)和勝任檔案管理工作，可以進(jìn)行轉(zhuǎn)崗、下崗培訓(xùn)，通過末尾淘汰制淘汰工作缺乏積極性、責(zé)任心以及專業(yè)素質(zhì)差的檔案管理人員，鼓勵(lì)檔案管理人員多向復(fù)合型人才發(fā)展，對于在科技檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)異的人員可以給予一定的激勵(lì)，納入績效考核范圍內(nèi)。

（三）加強(qiáng)對科技檔案的開發(fā)與利用。由于科技檔案具備較強(qiáng)的技術(shù)性特征，其主要涉及了大量的科技知識與科技信息，乃各個(gè)科研機(jī)構(gòu)珍貴的無形資產(chǎn)。科研機(jī)構(gòu)管理科技檔案的最終目的是開發(fā)利用這些檔案，唯有通過開發(fā)與利用，方可將科技檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來。而科技檔案管理是為科技工作、科技生產(chǎn)以及科技管理者服務(wù)的，所以要想讓科技檔案得以充分開發(fā)與利用，本人認(rèn)為應(yīng)從以下三個(gè)方面入手：第一，應(yīng)該提升科技檔案系統(tǒng)內(nèi)全引目錄的易查性、準(zhǔn)確性，以便利用者在查找科技檔案時(shí)，只需通過輸入關(guān)鍵詞便可以輕松獲得自己要查找的內(nèi)容，并尋找到相應(yīng)的實(shí)體檔案，從而將檔案的利用價(jià)值充分體現(xiàn)出來。第二，要結(jié)合科技檔案生產(chǎn)、科研等需求，對科技檔案信息資源做深層次的開發(fā)與利用，并注重文獻(xiàn)的編研，例如：可以編寫科技檔案目錄匯編、科技成果匯編、科技檔案文摘等等，從而為科研機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)日常管理以及重大決策提供依據(jù)。第三，要積極借助先進(jìn)的技術(shù)手段來提升科技檔案的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率，建立并健全科技檔案系統(tǒng)平臺，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段管理科技檔案，從而為檔案利用者提供便利。

（四）提升科技檔案的信息安全防護(hù)水平。當(dāng)前，我們已經(jīng)全面步入了信息化時(shí)代，新形勢下要想確保科技檔案的信息安全，應(yīng)該從以下三方面著手：首先，針對實(shí)體科技檔案，可以采用驅(qū)蟲保護(hù)法、裝幀保護(hù)法、建筑保護(hù)法等等，確保實(shí)體科技檔案完好，延長其保存時(shí)間。其次，做好數(shù)字科技檔案的重點(diǎn)防護(hù)，要應(yīng)用數(shù)據(jù)安全技術(shù)、系統(tǒng)安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來構(gòu)建檔案管理平臺。最后，定期加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)，注意查缺補(bǔ)漏，定期對系統(tǒng)的穩(wěn)定性與bug進(jìn)行測試，以便提前制定應(yīng)對措施，另外關(guān)于數(shù)據(jù)安全方面還運(yùn)用應(yīng)急處理、數(shù)據(jù)加密、備份技術(shù)等等，保護(hù)具有較高價(jià)值的科技檔案。

四、結(jié)語

加強(qiáng)科技檔案的管理便于對科技文獻(xiàn)和資料進(jìn)行迅速鑒別和篩選，提高了效率，確保了科技文件的系統(tǒng)化與規(guī)范化，有利于將科技檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來。雖然，當(dāng)前我國很多機(jī)構(gòu)在科技檔案管理方面還存在著科技管理理念落后、檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平有待提高、科技檔案的利用率有待提高、科技檔案的信息安全遭受威脅等問題，但是只要找準(zhǔn)問題，與時(shí)俱進(jìn)，通過樹立現(xiàn)代化科技檔案管理理念、提升科技檔案管理人員專業(yè)水平、加強(qiáng)對科技檔案的開發(fā)與利用、提升科技檔案的信息安全防護(hù)水平，從而提升科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平。

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