淺談如何在新形勢(shì)下做好重大活動(dòng)檔案的收集工作

劉堃

【摘要】針對(duì)重大活動(dòng)中檔案形成的各項(xiàng)特點(diǎn)和收集保持齊全完整的難點(diǎn)，應(yīng)該從檔案行政管理部門提前介入和加強(qiáng)監(jiān)督、指導(dǎo)，以及提高地方政府或者重大活動(dòng)承辦單位的檔案意識(shí)，從重視檔案員素質(zhì)以及參與方式等方面著手，才能盡量保證重大活動(dòng)檔案收集的齊全和完整。

【關(guān)鍵詞】重大活動(dòng)檔案;不同階段;檔案具備的特點(diǎn);收集方法

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展和全面深化改革的不斷推進(jìn)，政府職能不斷轉(zhuǎn)變，全國(guó)各行政區(qū)域、各地方政府間的競(jìng)爭(zhēng)也在不斷加劇。為了提高本地區(qū)的知名度，帶動(dòng)地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各地政府往往通過召開高級(jí)別的“XX博覽會(huì)”“XX推介會(huì)”“XX投資洽談會(huì)”或者開展豐富多彩的各類“藝術(shù)節(jié)”等重大活動(dòng)，來吸引世界各地的開發(fā)商、投資者、旅游者的眼球。

這些重大活動(dòng)所形成的檔案，往往都能夠很好地記錄和反映一個(gè)地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，特別能夠體現(xiàn)地方特色，特別具有歷史研究?jī)r(jià)值。所以如何在新形勢(shì)下做好重大活動(dòng)檔案的收集和整理工作顯得尤為重要。

一、重大活動(dòng)檔案具備的特點(diǎn)

（一）重大活動(dòng)檔案按進(jìn)展的不同階段產(chǎn)生不同的檔案。一個(gè)完整的重大活動(dòng)基本可劃分為策劃、籌備、開展、總結(jié)這四個(gè)階段。在這四個(gè)不同的階段，所形成的檔案內(nèi)容以及載體又有所不同。1.重大活動(dòng)的策劃階段。此階段是初步策劃方案或開展可行性研究的階段。一般形成的檔案可能有：初步總體方案、策劃案、可行性研究報(bào)告、策略等。2.重大活動(dòng)的籌備階段。此階段通常是四個(gè)階段中歷時(shí)最長(zhǎng)且文件材料形成最多的階段。一般可能形成的檔案有：（1）有關(guān)舉辦重大活動(dòng)的各類請(qǐng)示、批復(fù)、邀請(qǐng)函、承辦單位的發(fā)文等。（2）各相關(guān)責(zé)任單位之間往來的文書以及各類合同、協(xié)議等。（3）籌備組的會(huì)議記錄、紀(jì)要、信息、簡(jiǎn)報(bào)等。（4）重大活動(dòng)的總體方案、各組階段性的分工以及時(shí)間安排表、各類分工的具體實(shí)施方案等。（5）重大活動(dòng)開展之前的宣傳過程中所產(chǎn)生的各類載體的資料（報(bào)刊、電視節(jié)目、廣告、宣傳畫報(bào)、廣告語等）。（6）參與重大活動(dòng)的重要人物的講話稿、主持詞、致辭等。

3.重大活動(dòng)的開展階段。此階段為重大活動(dòng)的實(shí)施階段，形成的檔案內(nèi)容豐富多彩，載體多樣化。能夠生動(dòng)反映重大活動(dòng)的成果，成效。一般可能形成的檔案有：（1）重大活動(dòng)舉辦過程中的照片、新聞報(bào)道、媒體宣傳資料、活動(dòng)的全程錄像資料、電視轉(zhuǎn)播資料等。（2）重大活動(dòng)中形成的經(jīng)驗(yàn)交流材料等。（3）重要參與嘉賓的簽名、題名等。（4）社會(huì)各界對(duì)于重大活動(dòng)舉辦效果的各類評(píng)價(jià)等。4.重大活動(dòng)的總結(jié)階段。此階段為重大活動(dòng)的總結(jié)和成果統(tǒng)計(jì)階段。可能形成的材料主要有：（1）上一級(jí)部門對(duì)重大活動(dòng)舉辦完成后給予的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、總結(jié)大會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)的講話、代表的發(fā)言、承辦單位的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)性材料等。（2）重大活動(dòng)所帶來的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

（二）重大活動(dòng)檔案歷史價(jià)值高。首先，重大活動(dòng)往往是一個(gè)地區(qū)或政府的急難險(xiǎn)重工作，其中很多重大活動(dòng)涉及政府高層、各行各業(yè)的高管、各學(xué)術(shù)界的領(lǐng)軍人物，所以形成的資料往往保存價(jià)值較高。其次，重大活動(dòng)舉辦的成果往往能夠給地方經(jīng)濟(jì)帶來一定的改變，能夠真實(shí)反映地方的發(fā)展過程。再次，重大活動(dòng)檔案能夠?yàn)橐院笈e辦此類活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)參考和歷史依據(jù)。

（三）重大活動(dòng)檔案形成相對(duì)較分散，收集的資料容易欠真實(shí)，檔案部門未介入重大活動(dòng)。《四川省重大活動(dòng)檔案管理辦法（試行）》第四條明確規(guī)定，重大活動(dòng)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，建立健全檔案行政管理部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制并將重大活動(dòng)檔案收集、整理和移交所需經(jīng)費(fèi)列入部門預(yù)算。活動(dòng)結(jié)束后資料的收集整理有難度。一般情況下重大活動(dòng)都要下設(shè)組委會(huì)，組委會(huì)又分為職能不同的各個(gè)小組，各小組中所涉及的單位不同，辦公地點(diǎn)可能也不集中，人員流動(dòng)較大，在日常管理和工作的督辦上就有一定難度，所以想將活動(dòng)過程中產(chǎn)生的檔案收集齊全，更是難上加難。部分單位活動(dòng)開展得轟轟烈烈，但活動(dòng)結(jié)束后資料無人問津、亂堆放、分散保管，活動(dòng)主辦單位卻少收集整理重大活動(dòng)檔案的主動(dòng)性，怕麻煩、檔案資料漏收、少收現(xiàn)象比較普遍。檔案收集不完整、缺乏整理。重大活動(dòng)又是一項(xiàng)涉及面廣，程序極為繁瑣的工作，其中很多方案、策劃、標(biāo)語、LOGO、講話稿、接待方案等都有可能反復(fù)易變，其過程并非由檔案員或其他人能夠完全掌握和控制，在變了很多次之后可能只有少數(shù)人能夠知道最后的方案等，檔案員與這些人員的聯(lián)系如果不緊密，那么交到檔案員手上的資料很可能就不是活動(dòng)中實(shí)際所采用的，這就有可能造成重大活動(dòng)檔案欠真實(shí)。另外。檔案移交給地方綜合檔案館是《檔案法》的規(guī)定，但一些新聞?dòng)浾吆蛦挝粚?duì)重大活動(dòng)過程中形成的各種檔案并不重視，拍攝的活動(dòng)照片等大量存于單位及個(gè)人手中，活動(dòng)中形成的大量檔案缺乏分類整理、去粗存精，顯得雜亂無章。

二、重大活動(dòng)檔案收集方法

（一）當(dāng)?shù)貦n案行政部門提前介入。各承辦單位和檔案行政管理部門應(yīng)徹底轉(zhuǎn)變過去“先開展、再收集”的整理方式，在重大活動(dòng)的策劃階段就讓檔案部門參與進(jìn)來，只有具有專業(yè)素質(zhì)的檔案員全程參與和及時(shí)接收檔案行政部門的指導(dǎo)，才能夠在重大活動(dòng)的開展過程中最大限度保持檔案的齊全完整。

1.《四川省重大活動(dòng)檔案管理辦法》中規(guī)定，各級(jí)檔案行政部門要努力爭(zhēng)取當(dāng)?shù)卣皖I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持和重視，加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案收集意義的宣傳，使更多的領(lǐng)導(dǎo)具有更強(qiáng)的檔案意識(shí)，才能夠?yàn)樘崆敖槿胝麄€(gè)活動(dòng)打好思想基礎(chǔ)。2.各級(jí)檔案行政管理部門在介入過程中要注意，既要用專業(yè)的檔案管理方式來指導(dǎo)收集和歸檔，又要根據(jù)重大活動(dòng)中的文件材料往往較急、變化反復(fù)次數(shù)較多、文件流動(dòng)較快不宜追蹤等特點(diǎn)隨機(jī)應(yīng)變，靈活調(diào)整方式方法，科學(xué)開展收集和歸檔工作。3.各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)在重大活動(dòng)策劃初始就要求在活動(dòng)中從事檔案工作的人員具有一定的專業(yè)素質(zhì)，有條件的地區(qū)，可將檔案行政管理部門作為重大活動(dòng)中的責(zé)任單位要求其派專人全程參與。

（二）檔案行政管理部門要全程加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)工作。各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)該派專人對(duì)重大活動(dòng)檔案的收集和歸檔工作進(jìn)行全程的監(jiān)督和指導(dǎo)。由于很多檔案員日常從事的機(jī)關(guān)或企業(yè)的檔案工作較為單純，而重大活動(dòng)中檔案資料繁雜，種類繁多，對(duì)檔案員判別應(yīng)歸檔文件、劃分保管期限表、催收、追蹤文件等能力都是新的考驗(yàn)，所以檔案行政管理部門應(yīng)該和檔案員保持較為密切的聯(lián)系，及時(shí)的進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，盡量為檔案員提供幫助。

（三）按照各小組的分工，建立收集工作網(wǎng)絡(luò)。可參考檔案規(guī)范化管理的要求，建立收集工作網(wǎng)絡(luò)。在一名領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)檔案工作以外，還要在各個(gè)小組設(shè)立資料員，定期或不定期向檔案員移交工作中形成的檔案資料，由檔案員統(tǒng)一整理歸檔。

（四）檔案人員全程參與整個(gè)重大活動(dòng)。檔案人員全程參與重大活動(dòng)是保證重大活動(dòng)檔案收集齊全完整的最有效辦法。只有檔案員全程參與了活動(dòng)，才能夠在活動(dòng)的不同階段準(zhǔn)確了解活動(dòng)的進(jìn)展情況和結(jié)果，從而全面督促積累檔案資料，更好地收集和歸檔。

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