大數(shù)據(jù)信息時(shí)代電子檔案的管理

苗菁

[摘 要] 信息時(shí)代的到來，讓我國傳統(tǒng)檔案管理工作中的一些缺陷得到了進(jìn)一步的完善和優(yōu)化，給檔案管理工作帶來的影響是不容忽視的，企業(yè)的檔案管理工作也正逐漸朝著更加數(shù)字化和信息化的方向邁進(jìn)。目前來看，電子檔案管理的工作模式已經(jīng)被大范圍的應(yīng)用，并且也取得了比較好的管理效果，對企業(yè)管理水平的提升和企業(yè)的長期發(fā)展都具有積極的推進(jìn)作用。文章主要分析了大數(shù)據(jù)信息時(shí)代下電子檔案管理的優(yōu)勢以及其中存在的問題，并對強(qiáng)化電子檔案管理效果的策略進(jìn)行了探究。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)信息時(shí)代；電子檔案管理；策略

中圖分類號：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在大數(shù)據(jù)信息時(shí)代的背景下，我國檔案管理工作發(fā)生了天翻地覆的變化。電子檔案管理的模式已經(jīng)成為當(dāng)下企業(yè)管理的新風(fēng)潮，不僅促進(jìn)了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，也體現(xiàn)了管理人員思維模式的轉(zhuǎn)變，為企業(yè)發(fā)展無疑帶來了新一輪的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。利用信息技術(shù)對電子檔案進(jìn)行管理具有更強(qiáng)的便捷性和規(guī)范性，使管理人員的工作效率大大提升，但同時(shí)網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)問題也隨之出現(xiàn)，很多電子文件被一些不法分子竊取和破壞，使數(shù)據(jù)信息的安全性和保密性大幅度降低，這也是相關(guān)工作人員亟待解決的一件事情[1]。以下對電子檔案管理的優(yōu)勢和問題進(jìn)行了簡要分析，并提出了提升電子檔案管理有效性的幾點(diǎn)建議。

一、大數(shù)據(jù)信息時(shí)代電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）促進(jìn)管理效率的提升

大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案管理工作更加數(shù)字化和信息化，檔案管理工作的效率得到了大幅度的提升。首先，電子檔案的歸檔方式和傳統(tǒng)檔案管理的方式有所不同，電子檔案的歸檔的方式更加智能化，利用身份驗(yàn)證、信息驗(yàn)證的方式使電子文件的傳輸效率和處理效果進(jìn)一步提升，并且能夠確保電子檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。另外，電子檔案的保管方式主要是利用信息技術(shù)來完成對文件的儲存和調(diào)用，這樣一來，在需要運(yùn)用電子檔案的時(shí)候管理人員能夠及時(shí)通過電子計(jì)算機(jī)查找和調(diào)用的相關(guān)文件，這樣也從一定程度上節(jié)省了一部分的工作時(shí)間[2]。并且運(yùn)用電子檔案管理的方式能夠儲存大量的信息，信息記錄的速度也有了極大地提升。

（二）有利于查缺補(bǔ)漏

在對檔案的進(jìn)行查閱和核實(shí)的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間進(jìn)行拆卷、裝卷等的操作。電子信息管理則不然，只需要管理人員在信息管理系統(tǒng)當(dāng)中點(diǎn)擊內(nèi)容進(jìn)行修改就能夠完成查漏補(bǔ)缺的過程。這樣一來，不僅大大提升了工作效率，也為相關(guān)工作人員減輕了一部分工作壓力，促進(jìn)檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，企業(yè)的管理水平也會因此而有所提升[3]。

二、大數(shù)據(jù)信息時(shí)代電子檔案管理中存在的問題

（一）管理設(shè)備和管理技術(shù)相對落后

管理設(shè)備和管理技術(shù)的落后對企業(yè)的電子檔案管理造成的影響可謂是致命的，不但無法達(dá)到良好的管理效果，反而使信息保管的準(zhǔn)確性和安全性受到了嚴(yán)重威脅。首先，很多企業(yè)在電子檔案管理設(shè)備方面的投入不足，無法為管理工作提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，導(dǎo)致工作效率和管理效果沒有得到進(jìn)一步提升[4]。另外，一些企業(yè)的工作人員專業(yè)水平不足，無法熟練靈活地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣一來，如果電子檔案管理工作中出現(xiàn)問題則無法第一時(shí)間進(jìn)行有效地處理，因此就會導(dǎo)致信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)性大大提升，對企業(yè)的健康發(fā)展造成一定程度的影響。

（二）管理制度有待完善

就目前來看，大部分企業(yè)電子檔案的相關(guān)管理制度并不完善，其中很多內(nèi)容需要進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，不僅無法為檔案管理工作提供依據(jù)，反而不能和當(dāng)下電子檔案管理的工作模式相符合。如針對檔案收集和檔案后期管理的工作當(dāng)中，沒有健全的管理制度就不能保證管理工作規(guī)范有序地進(jìn)行，這樣就很可能會造成檔案或信息缺失的現(xiàn)象。除此之外，企業(yè)在調(diào)用檔案和評估的相關(guān)工作中也缺乏一定的科學(xué)性和合理性，電子檔案的應(yīng)用價(jià)值難以得到充分的體現(xiàn)。

（三）管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺

很多企業(yè)的電子檔案都缺少專業(yè)的工作人員進(jìn)行管理，如聘請非專業(yè)的人員和學(xué)歷較低的人員投入到檔案管理的工作當(dāng)中，這些工作人員不僅缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，工作能力也并不理想。另外，一些年齡大的管理人員的管理意識沒有進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，無法接受一些新鮮的管理觀念和管理手段。除此之外，企業(yè)的專業(yè)培訓(xùn)工作也不到位，沒有定期對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，以上都是導(dǎo)致企業(yè)的電子檔案管理工作效率低下的主要原因，同時(shí)也造成了企業(yè)的信息化管理水平普遍較低[5]。

三、大數(shù)據(jù)信息時(shí)代電子檔案管理的完善策略

（一）加大管理設(shè)備和管理技術(shù)投入

在大數(shù)據(jù)信息時(shí)代的背景下，企業(yè)需要為開展電子檔案管理工作提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，積極迎合時(shí)代的發(fā)展趨勢，不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)手段。比如可合理的利用加密技術(shù)保證電子文檔的安全性和保密性。該技術(shù)手段能夠充分利用信息技術(shù)將一些機(jī)密文件以數(shù)字的方式進(jìn)行儲存和加密，能夠有效地避免一些不法分子通過網(wǎng)絡(luò)渠道盜取信息。通常情況下可利用“雙秘鑰法”進(jìn)行加密處理。另外，電子文件備份也是保存和管理電子文檔的有效途徑[6]。管理人員可以根據(jù)實(shí)際需要將文件進(jìn)行拷貝處理，同時(shí)需要確保文件儲存的安全性，這樣就能夠避免文件的原件丟失或損壞造成的巨大損失。一般來講可以將文件備份成三套，一套作為平時(shí)查閱的使用文件，一套進(jìn)行保管，另一套放在異地保管，從而能夠有效地保證文件長期安全的儲存。

（二）完善電子檔案管理制度

為了保證檔案管理的規(guī)范性和安全性對電子檔案的相關(guān)管理制度進(jìn)行完善是必不可少的。企業(yè)需要根據(jù)電子檔案的管理現(xiàn)狀制定相應(yīng)的管理制度，如針對電子檔案的查閱、保管、調(diào)用等方面的規(guī)定和管理內(nèi)容都需要細(xì)化，同時(shí)需要落實(shí)責(zé)任制度，堅(jiān)決杜絕企業(yè)內(nèi)部員工竊取和散布企業(yè)的機(jī)密文件內(nèi)容，避免為企業(yè)造成巨大的利益損失。除此之外，需要構(gòu)建健全的考核機(jī)制，便于對管理人員在工作上的表現(xiàn)進(jìn)行獎勵或懲罰，以此來督促管理人員對待工作的積極性和嚴(yán)謹(jǐn)性，避免在工作中出現(xiàn)失誤。管理人員之間也需要互相監(jiān)督，確保對電子檔案的精準(zhǔn)管理。

（三）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)的影響下，電子檔案管理模式的創(chuàng)新和改善是亟待解決的一件事情，對此管理人員需要予以充分的重視，與此同時(shí)需要對管理觀念和管理辦法做出相應(yīng)的調(diào)整，確保能夠在檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮更大的作用。首先，管理人員需要能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展趨勢，勇于接受和學(xué)習(xí)新鮮的管理知識和管理技術(shù)，從而熟練掌握和運(yùn)用信息技術(shù)，為開展電子檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，管理人員需要提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，以維護(hù)企業(yè)的利益為工作目標(biāo)遵守檔案管理內(nèi)容進(jìn)行工作，對數(shù)據(jù)信息等進(jìn)行嚴(yán)格的保密。最后，企業(yè)需要加大管理人員的培訓(xùn)力度，定期開展電子檔案管理知識和技術(shù)方面的培訓(xùn)，讓工作人員的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐能力都能夠得到強(qiáng)化，從而提升檔案信息的利用效率，使其在企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的過程中發(fā)揮更大的應(yīng)用價(jià)值。

（四）提升管理數(shù)據(jù)的安全性

大數(shù)據(jù)信息時(shí)代的影響下，為電子檔案管理工作提供了更大的便利，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中依然存在網(wǎng)絡(luò)安全等風(fēng)險(xiǎn)因素，所以相關(guān)工作人員需要利用網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢彌補(bǔ)檔案管理工作中的不足之處，保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。首先，需要搭建大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)平臺，提升檔案管理工作的信息化水平。其次，需要對信息管理的流程進(jìn)行重點(diǎn)把控，如針對一些具有法律效應(yīng)的重點(diǎn)文檔需要以紙質(zhì)版的方式進(jìn)行保存和管理，對含有關(guān)鍵信息和數(shù)據(jù)的文件進(jìn)行拷貝處理，從而保證信息管理的安全性。同時(shí)需要注意的一點(diǎn)是管理人員需要對這些文件進(jìn)行明確地標(biāo)注，避免出現(xiàn)信息混淆為后續(xù)的文件查閱和使用造成影響。另外，管理人員需要將大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢最大限度地發(fā)揮出來，對電子檔案管理的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，將相關(guān)的業(yè)務(wù)整合起來進(jìn)行統(tǒng)一的管理，有利于促進(jìn)檔案管理效果的提升。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)信息時(shí)代對檔案管理工作造成的影響有利也有弊，管理人員需要對工作中存在的問題進(jìn)行及時(shí)地發(fā)掘和改正，同時(shí)不斷提升自身的專業(yè)水平和專業(yè)素養(yǎng)，從而對電子檔案進(jìn)行規(guī)范性和安全性的保存和管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃膺竹.淺談大數(shù)據(jù)信息時(shí)代電子檔案的管理[J].知識經(jīng)濟(jì)，2020（13）：13，15.

[2]楊桂明，許鳳姣.大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析[J].檔案管理，2020（02）：84-85.

[3]林青.大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子信息化檔案管理初探[J].理論觀察，2018（07）：162-164.

[4]馬艷秋.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理研究[J].數(shù)字通信世界，2017（10）：160.

[5]周成龍.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下電子檔案管理發(fā)展的思考[J].蘭臺世界，2017（S2）：28-29.

[6]張丹菊.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理研究[J].城建檔案，2016（07）：68-69.