財務共享模式下內部控制的思路探討

陳曄

摘要 在經濟一體化背景下，我國各行業迎來迅速發展的機遇，但企業財務成本支出高等問題也愈發嚴重。共享服務理念的傳播使越來越多的企業認識到財務共享對企業發展的重要作用，而日漸成熟的信息技術也為建立財務共享中心提供技術支持。企業紛紛建立財務共享中心，使內部控制建設問題得到進一步凸顯。本文以Z公司為例，探析財務共享模式下企業的內部控制現狀，并提出相應的內部控制體系建設思路。

關鍵詞 財務共享模式;內部控制;企業

一、財務共享模式概述

財務共享模式是指在集團企業中，將分散于各業務單位，重復性高，易于標準化的財務業務進行流程再造與標準化，集中整合到企業總部（財務共享中心）統一進行處理。財務共享模式的實行，有利于集團企業加強對成員單位的統一管理，全面整合企業各項財務資源，實現提升社會效益和經濟效益的目的，促進企業最大化價值的實現[1]。

二、財務共享模式下企業內部控制現狀

（一）缺乏內部環境

內部環境是企業內部控制的基礎，在整個內部控制框架中具有重要作用。企業建立財務共享中心后，相對應的機構設置和權責分配未能及時得到調整，因此可能會出現崗位遺漏或重疊、交叉任職、業務流程的審批權限不明確等問題，從而使權力與責任不能落實到相對應的各責任單位，不利于提升管理效能，不能保證信息渠道的通暢。

（二）風險評估不到位

在財務共享模式建設的初始階段和過渡階段，由于企業財務管理結構的深入改革，內部大部分財務核算人員歸集至財務共享中心，財務觸角收縮。財務人員與企業的業務管理呈分離狀態，與業務部門的交流不足，對業務管理的實際情況不了解，導致企業業務管理活動中的成本支出等缺乏嚴格管控，面臨業財分離的風險。財務共享模式將同類的業務匯總，統一處理某一項財務工作，大量重復性工作會導致基層財務人員形成固定思維，工作積極性降低，從而提升人員操作風險。財務共享中心系統高度依賴信息技術，對信息技術的高度依賴，在帶來好處的同時，也因互聯網的信息公開使企業面臨信息泄露的威脅。例如，企業的財務共享中心信息系統安全防護薄弱，可能會受到人為攻擊，導致內部關鍵信息被篡改或竊取，使企業遭受較大的經濟損失。

（三）控制活動落后

隨著財務共享模式的建立，原有的業務流程及操作規程已不再適用于財務共享中心，其不合理性導致財務共享中心無法提供高質量的財務服務，企業的經營效益也會受到影響。因此，財務共享后的流程再造、流程風險管理的重要性隨之凸顯。授權管理是內部控制活動的關鍵，在財務共享模式的影響下，企業組織結構的設置及員工在組織中所處的位置發生變化，而新的授權管理制度未得到及時的修訂，可能導致部分權力失去制約而給企業帶來損失。

（四）信息溝通得不到保障

財務共享模式建立初期，傳遞的信息存在失真、不全的情況。業務部門上傳各類憑證時，僅僅傳遞涉及財務信息的部分，而不對財務資料的完整性負責，上傳的資料也可能存在虛假、不真實的問題。本文研究的Z公司業務模式相對較多，企業內部各個經營業務執行對應的合同標準具有明顯差異，業務復雜，傳遞的部分財務信息往往出現遺漏，還存在偶爾因不能及時得到原始憑證而上傳虛假資料的情況，影響了企業財務系統的正常運行，導致管理層的決策出現問題。共享模式的建立，雖然有利于整合企業資源、提升業務處理效率，但是系統中缺少財務人員與相關業務人員的溝通渠道，導致責任單位和業務環節之間的溝通制度不夠完善。

三、財務共享模式下企業內部控制體系管理策略

（一）優化人才培訓績效考核體系

在財務共享模式下，企業要優化人才培訓績效考核體系，并加強內部控制理念教育，在企業內部創造良好的內部控制環境。在實際工作過程中，企業要積極聘請業務水平較高的專業人員組建財務共享團隊，加強對工作人員的理念教育與技能培訓，提升財務共享人員的綜合素質及內部控制理念。另外，輔以健全的獎懲機制，加大獎懲力度激發員工的工作熱情與潛能，促使其提升業務水平和知識應用創新能力。同時，企業需健全績效評估體系，將績效評價流程與共享流程相結合，并融合企業發展目標，真實反映財務人員的工作質量。在財務共享模式下，企業可通過平衡記分卡實施績效考核。在這一過程中，績效考核指標需滿足定量與定性衡量結合、過程性描述結合結果性描述的要求，在反映企業現狀的同時，具備一定的預測性。例如，Z公司的績效指標體系包括財務指標（如費用預算增長率、雇員成本占總成本比例等）、客戶指標（客戶有效投訴率、業務操作錯誤率等）、內部指標（報表按時到達率、付款業務處理效率等）、學習指標（職員流失率、考勤登記率、責任意識考核指標等）四類。

（二）流程再造與優化

由于原來分、子公司的財務組織已經取消，原有流程的不合理將導致共享中心的服務效率低，內部控制制度不能有效執行，尤其難以做到事前控制。在財務共享模式的支持下，企業的流程管理勢必發生較大的轉變，財務共享中心需重新構建和優化符合共享中心的工作流程。通過流程和技術標準化減少冗余過程，建立健全企業費用管理、AP自動化、財務共享影像系統、發票管理、供應商管理、電子報賬、開票自動化等管理流程。在財務流程標準化、模塊化的基礎上，實現財務數據業務化與數據全程共享，進而集成財務信息系統[1]。

另外，為了保證基于財務共享模式的流程管理能夠真正發揮作用，提升內部控制的執行效率，Z公司根據自身的實際情況編制了《財務共享服務中心財務工作規范指南》，并且重新規劃了財務共享模式下財務內部控制的標準要求，建立了較為全面的財務管理體系。統一的規范處理、統一的執行標準，全面提升了企業的財務管理能力，內部控制和風險規避從而得到有效實施。

（三）創新財務共享中心內部控制信息系統

第一，面對目前共享模式下業務部門上傳信息不全、不真的現狀，企業可以對部分重要數據的錄入，設定系統自動審核與人工復核，確保信息的安全與精準[2]。通過連接和數字化改造，實現財務與業務的實時連帶，構建滿足內部控制要求的流程。不僅把前端銷售、物流線上化，而且將后端的財務、采購、內部資源配置與前端的新模式進行匹配，以便獲取完整的財務資料。其次，將財務授權和費用標準內置于共享中心系統，由系統自動判斷和控制，減少人為操縱因素，實現內部控制。通過集團財務核算管理，實現對成員單位業務的全方位監控管理。通過信息化平臺對費用預算進行全面跟蹤管理，實現費用預算、申請和報銷的全流程跟蹤和管控，消除預算控制盲區。第二，針對運營中存在的信息安全風險，企業要加強財務共享中心信息系統的維護與升級，并依照業務及治理結構的變動實施風險評估，構建風險應對數據庫。在這一環節中，企業要建立系統定期維護制度及臨時維護標準，如在季度末披露財務信息或財務共享系統因業務需求處理大量數據時，技術團隊依據標準定期或臨時維護系統，并依據企業管理章程升級維護系統的自動審核功能。同時，技術團隊還需進一步擴大共享中心的規模，為企業的業務拓展提供技術支持。

（四）建立財務共享內部監督機制

企業應當建立內部控制監督制度，明確內部審計機構的審計和監督范圍，明確監督流程、應用方式以及需遵循的原則標準。同時，完善內部審計機構的各項職責權限在財務共享中心中的設置和規定，明確內審部門向領導層負責，確保內部審計的權威性與獨立性。另外，無論是企業還是共享中心出現重大問題，都可能導致內部控制產生缺陷。因此，應建立共享、聯動的應急預案機制，進一步優化完善財務管理各個環節中的部門職責和崗位職責，確保在相關系統癱瘓或發生重大風險事項后，內部控制仍然能夠有效實施。

四、結語

在財務共享模式下，企業的內部控制管理面臨著嚴峻的挑戰。企業應高度重視財務共享模式的優化，深入分析問題產生的原因，不斷明確企業財務共享模式下內部控制體系的建設思路，以推動企業的健康發展。

（作者單位為紫光數碼<蘇州>集團有限公司）

參考文獻

[1] 劉莉.財務共享模式下企業內部控制研究[J].財會學習，2018（30）：242-243.

[2] 朱斌.財務共享模式下內部控制新問題及其對策[J].冶金財會，2018（2）：48-53.