VLOOKUP函數在財務辦公中的應用探究

付遠軍

摘要：[目的]快速高效地完成人員代碼與手機號碼對照表、校領導與部門分工代碼對照表、人員與部門代碼對照表等基礎數據的整理，將財務工作人員從機械重復的工作中解放出來。[方法]通過對WPS Office Excel中的VLOOKUP函數、VLOOKUP函數與IFERROR函數的聯合使用，完成數據的批量查找及匹配。[結果]運用VLOOKUP函數批量查找及匹配數據比逐個查找、復制、粘貼完成數據的匹配顯得更高效、便捷、不易出錯。[結論]本文通過對VLOOKUP函數的合理運用，較為高效快速地完成了財務軟件升級所需要的基礎數據，為財務工作人員節省了大量時間，為財務系統升級提供了有力保障。

關鍵詞：VLOOKUP函數;財務辦公;查找;合并

中圖分類號：TP317 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）22-0241-03

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

1 問題引入

在黨的十八屆三中全會中，提出了“建立權責發生制政府綜合財務報告制度”的重大改革舉措，《預算法》（2014）對各級政府提出按年度編制以“權責發生制”為基礎的政府綜合財務報告的新要求。由于舊政府會計標準體系一般采用收付實現制，主要以提供反饋預算收支執行情況的決算報告為目的，無法準確、完整反映政府資產負債真實狀況，以及政府的運行成本等情況，難以滿足編制“權責發生制”政府綜合財務報告的信息需求[1]。新《政府會計制度》自2019年1月1日起施行，新的政府會計制度在會計科目、核算、報表體系和結構等方面都做了相應調整，各級單位財務系統紛紛升級[2]。由于舊系統數據的不完整性，以及各子系統數據間編碼的不統一性，導致系統升級時在基礎數據的整理中需要大量查找特定數據。怎樣快速高效地完成人員代碼與手機號碼對照表、校領導與部門分工代碼對照表、人員與部門代碼對照表等基礎數據的整理，成為本文需要解決的一系列問題。

2 WPS Office簡介

本文基于WPS Office 2019實施，WPS Office由北京金山辦公軟件股份有限公司自主研發，正宗國貨，可以實現辦公軟件最常用的Word、Excel、PowerPoint、PDF閱讀等多種功能。具有運行速度快、內存占用低、強大插件平臺支持、云功能多、免費提供海量在線存儲文檔模板及空間的優點。支持閱讀和輸出PDF （.pdf）文件、具有全面兼容Microsoft Office 97-2010（ doc/docx/xls/xlsx/ppt/pptx等）格式的獨特優勢。覆蓋Linux、Win-dows、iOS、Android等多個平臺。WPS Office支持桌面和移動辦公。且WPS移動版通過Google Play平臺，已覆蓋超50多個國家和地區[3]。因此，對于大多數非計算機人員，并不會使用Ac-cess、SQL Server、Oracle來查詢數據，對WPS Office Excel相應函數的合理使用已足夠完成日常辦公數據的整理。在愛國熱潮盛行的當下，我們為什么不支持國產辦公軟件呢？WPS被寄予重托，任重而道遠，期望WPS未來的應用、用戶體驗迎來更好更快的發展。

3 VLOOKUP函數介紹

VLOOKUP函數主要功能為按列查找，并返回特定條件下的查詢結果，與LOOKUP函數和HLOOKUP函數屬于同一類函數[4]。其中LOOKUP函數使用時要求被查詢區數值為升序，而HLOOKUP函數主要功能是查詢給定行中的數據。VLOOKUP函數基礎語法格式如下：

VLOOKUP（lookup_value，

table_arrav，

col_index_num，[range_lookup]）

lookup_value表示在數據表第一列中進行查找的數值，查找數值一定要處于數據表的第一列。lookup_value可以為數值、引用或文本字符串。當vlookup函數第一參數省略查找值時，表示用0查找[4-6]。

table_array為需要在其中查找數據的數據表，表示其對區域或區域名稱的引用[4-6]。

col_index_num為table_arrav中查找數據的數據列序號。col_index_num為1時，返回table_array第一列的數值，col_ in-dex_num為2時，返回table_array第二列的數值，以此類推。如果col index num小于1，函數VLOOKUP返回錯誤值#VALUE！;如果coLindex_num大于table_array的列數，函數VLOOKUP返回錯誤值#REF！ [4-6]。

range_lookup為某個邏輯值，指明函數VLOOKUP查找時是精確匹配，還是近似或模糊匹配。如果為FALSE或0，則返回精確匹配，如果找不到，則返回錯誤值#N/A。如果range_lookup為TRUE或1，函數VLOOKUP將查找近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數值。如果range_lookup省略，則默認為TRUE或1[4-6]。

4 VLOOKUP函數的應用實例

4.1用VLOOKUP函數生成人員代碼與手機號碼對照表

為了保護個人信息的隱私性，本文均對職工個人信息進行替換處理，運用Excel的高級函數SUBSTITUTE，在B2單元格錄入公式=SUBSTITUTE（A2，MID（A2，2，2），”**”），數據列手機號碼、入員代碼（工號）、工資系統姓名、工資系統職工編碼分別利用SUBSTITUTE函數處理后如圖1所示。

天財財務系統5.0及之前各版本，在使用的過程中，人員代碼錄入時未錄人工號，甚至很多人員信息里人員代碼是操作員隨機錄入的系統非重復數值，這導致賬務系統數據非常混亂。因此在升級期間數據的整理過程中，采用工資系統里的姓名、職工編碼信息，和學校辦公室之前搜集的姓名、手機號碼信息，利用VLOOKUP函數查找完成數據的對應和匹配。由于本文中同名同姓的職工數量不多，所以采用先用VLOOKUP函數批量處理，后個別核對的方式處理數據。