社會保險檔案管理模式創新難題及對策

張發輝

摘 要：社會經濟的穩定增長，對社會保險檔案管理工作提出更嚴格的要求。隨著我國科技的不斷發展，對社會保險檔案管理與利用也有了更加具體化的要求，所以要推進社會保險檔案管理工作，更好地為社會保險事業發展服務。本文將通過闡述社會保險檔案管理工作的意義，分析其管理模式創新過程中存在的主要問題，并針對問題提出解決手段。

關鍵詞：社會保險;檔案管理;模式創新;工作改革

一、引言

社會保險檔案管理工作是社會保險事業的重要組成部分，在現代化和諧社會發展及保險行業建設進步的形勢下，檔案管理模式創新過程中逐漸出現一些矛盾、困難和問題，直接影響著工作的有效推進，不能發揮社會保險檔案及其管理部門的服務作用，不利于保障廣大人民群眾的基本權益。

二、社會保險檔案管理工作的意義

一方面，社會保險檔案管理是維護社會參保人員合法權益的重要手段，關系著參保人的切身利益，是影響國計民生的大事。作為一項專業性較強的工作，社會保險檔案管理的工作環節較多，相關業務比較繁雜。社會保險檔案記錄了參保人的重要個人信息、繳費記錄、保險關系專業以及待遇享受等環節的許多重要參考資料，資料數據量巨大，給社會保險檔案管理工作也帶來了很大考驗。

另一方面，社會保險檔案管理工作質量，直接影響著社會的和諧穩定。若處理不當造成參保人檔案數據信息丟失，將會損害參保人的切身利益。隨著人民群眾保險意識的不斷加強，參保人數量越來越多，做好社會保險檔案管理工作，為參保企業和參保個人提供更加優質的服務，對確保社會保險檔案管理工作職能的有效發揮和促進社會的和諧穩定發展都有著重要意義。

三、社會保險檔案管理模式創新的主要問題

（一）缺乏檔案管理意識

部分工作人員忽視了社會保險檔案管理的重要性。在日常工作中，為減少工作任務，常將檔案資料隨意擺放在辦公室內，導致部分文件丟失或損毀。我國社會保險工作覆蓋范圍正在逐步擴大，涉及的檔案信息也越來越多，社會保險檔案管理工作卻遲遲得不到重視。管理工作一直處于無序狀態，檔案信息大多沒能做到準確分類，導致調檔的效率低下。

（二）工作業務水平不高

當下，社會保險檔案管理工作人員主要存在專業能力不強、現代化技術應用能力水平較低等問題，業務不精通，嚴重影響社會保險檔案管理模式創新效率。此外，缺少檔案管理人員學習交流機會，許多優秀管理技術無法得到推廣，導致部分檔案管理人員的管理水平仍停留在理論知識上，不具備計算機運用操作技術，無法滿足現代化的時代發展需求。

（三）管理制度手段落后

我國社會保險管理起步較晚，相關建設還不夠完善，正處在不斷探索和深化發展過程中，依舊沿用傳統管理制度。目前，政府部門雖然已經基本普及計算機檔案管理，但大多數只是基于目錄級的管理，即對社保檔案按一定規律編制目錄，只把目錄存儲在計算機中，查詢時通過目錄進行信息檢索。一旦計算機運行出現問題，就無法正確調取社保檔案，嚴重影響群眾辦事效率[1]。

（四）檔案信息利用率低

檔案管理工作往往停留在“收集”階段，只能應付數據查詢等基本要求，不能有效對檔案信息進行綜合開發，資源利用率低，沒有起到推動社會保險改革所應起的重要作用。在實際工作中，檔案管理人員經常無法收齊相關資料，也無法明確檔案范圍，嚴重影響了工作效率，進而使得檔案信息無法得到有效利用。

四、社會保險檔案管理模式創新的解決辦法

（一）樹立正確工作意識

在進行社會保險檔案管理工作時，要立足當下，放眼未來，加強對保險檔案管理工作的宣傳力度。提高工作人員對社會保險檔案管理模式的理性認知，使其理解社會保險檔案管理對社會現代化發展的實際意義。及時發現日常工作過程中存在的問題，采取相應措施解決。在宣傳過程中，要不斷豐富、更新宣傳內容，營造良好宣傳氛圍，注重社會保險檔案管理模式的科學創新。明確社會保險檔案管理工作的操作程序、制度規定，堅持正確的現代化社會保險檔案管理理念，保證相關工作的有效性。

有關部門要注重對工作人員的培訓工作，通過定期培訓，讓工作人員意識到如何科學有效地做好社會保險檔案管理工作，并使工作人員意識到認真工作的重要性。在此基礎上，可適當采取獎勵制度，對檔案管理工作方面成績優異的工作人員進行獎勵，以調動工作人員的工作積極性，促進檔案管理工作的長足發展。

（二）加強員工水平培養

依托于數字化與網絡化的基礎配套設施，提高工作人員的專業能力及文化素養，從而保障社會保險檔案管理的工作效率。隨著現代科技的高速發展，信息管理的知識含量越來越高，涉及的信息面越來越廣，這對社會保險檔案管理工作人員的專業技術水平是一個不小考驗。工作人員要積極學習計算機方面的知識，將信息化手段應用于社會保險檔案管理方面，提高檔案管理工作效率[2]。

要加大對工作人員的技能培養及扶持力度，構建完整培訓體系，定期進行社會保險檔案管理人員的專業素質培訓，加強檔案管理人員隊伍建設，提高業務水平。同時，要注重“以人為本”的工作理念，強化社會保險檔案管理人員對手工任務和電子信息的協調作用，做好檔案的紙質與信息化管理的雙重任務，對每份社會保險檔案進行資料備份，最大限度發揮社會保險管理的數字化與網絡化應用意義。

（三）實現數字管理模式

每一項工作必須在對應的制度約束條件下才能夠有效實施和執行，一個健全的社會檔案管理體制，是保證檔案管理工作有條不紊進行的關鍵。在社會保險檔案管理模式創新工作中，應合理利用數字化、自動化技術手段，完善檔案管理模式。依托各種管理軟件，對檔案信息進行自動化管理，實現檔案的快速編目及科學分類歸檔，自動編出各種目錄和索引。

對于全新形勢下的社會保險檔案管理創新工作而言，實現管理模式的創新，重點應側重于集中化管理，即將社會保險檔案集中到一個職能單位中完成，構建出“五險合一”的現代化檔案管理機構，科學規劃社會群眾的養老、失業、醫療、工傷以及生育等問題。工作人員在管理模式創新過程中，要注意采取社會保險檔案集中管理的方式，讓群眾“只跑一次”，提高辦事效率。

（四）開發檔案信息資源

社會保險檔案管理工作的核心是收集、分析和整理相關資料，并通過對相關數據的分析進行實際應用。為此，要制定更為詳細的檔案管理條例，明確檔案的分類以及使用方向，積極完成各項數據的整理與開發。檔案管理的工作目的是實現數據共享，并對其進行高效化使用。應建立社會保險電子檔案交流平臺，各部門要依托交流平臺，實現檔案信息傳遞交流工作，做到社會保險檔案規模化使用。可通過社會保險檔案信息數據庫，獲取社會動態化的數據信息資源，幫助各級部門了解群眾的真實生活狀況，并通過民意調查完善社會保險政策。例如可根據歷年的社會保險基金收支情況，推算未來的收支結余，并借此進行存定期、購買國債等保值增值行為[3]。

社會保險檔案管理部門應根據當地實際情況，建立較為科學的社會保險檔案管理條例，明確相關工作程序。實現收集、整理、分類、儲存等不同載體檔案資料的統一管理，集中保管，減少因各部門交叉使用造成的浪費，降低檔案儲存安全隱患。此外，要加強對電子數據檔案的安全監管，完善相關體制，避免數據泄露。應由專業人員負責設立電子檔案防火墻，并對相關管理人員進行安全技能培訓。落實責任制度，一旦檔案數據保管工作出現問題，要在第一時間聯系相關負責人，進行相應補救措施，杜絕由于工作人員反應過慢而造成的數據泄露等情況發生。

五、結語

社會保險檔案管理工作關系著每個人的生活，這項工作具有重要意義。當前，社會保險檔案管理工作難免存在一些問題，如檔案管理方法落后、檔案分類不明確等。要解決這些問題，就需要自上而下，精準施策，積極引入信息化和大數據技術的先進思維，提高社會保險檔案管理工作的質量。在此基礎上，不斷創新我國社會保險檔案管理模式，以適應新時代的需要，進一步推動社會保障事業的發展。

參考文獻：

[1]汪艷梅.地質檔案精細化管理服務信息化建設與實踐——以內蒙古地質檔案館為例[J].西部資源，2020（2）：186-188.

[2]章朝云.養老保險檔案電子信息化建設的具體方式與實踐意義研究[J].中國管理信息化，2019（14）：178-179.

[3]許雪鋒，夏海超.與時俱進 探索創新 推動社會保險和公積金檔案工作實現新跨越[J].檔案與建設，2019（4）：65-66.